Exercices

EXERCICES

Lignes directrices pour l’élaboration d’un programme d’exercices

Remerciements :

Le présent guide a été rendu possible par les efforts collectifs et communs du Groupe de travail ontarien sur la conception d’exercices, ainsi que par ceux de nos partenaires fédéraux qui ont aidé à établir le fondement initial des présentes lignes directrices.

Le Groupe de travail avait pour but de produire un guide du débutant sur l’élaboration d’un programme d’exercices et la conception d’exercices. Le guide vous présente les principes, les concepts et la terminologie qui sont nécessaires pour élaborer un programme d’exercices pour la gestion des situations d’urgence et pour participer à un tel programme.

Gestion des situations d’urgence Ontario (GSUO) aimerait remercier les collaborateurs suivants pour leur soutien à l’élaboration du présent document :

  • le Groupe de travail ontarien sur la conception d’exercices
  • les experts en la matière de GSUO
  • Sécurité publique Canada
  • le Comité national sur la formation en gestion des urgences
  • La Division des exercices nationaux
  • nos partenaires provinciaux et territoriaux

Bien que le présent guide ait été préparé pour un auditoire canadien, il s’appuie sur le programme de conception d’exercices et sur les meilleures pratiques de la communauté internationale. La Federal Emergency Management Agency (FEMA) des États-Unis mérite une mention spéciale.

Introduction

La tenue d’un exercice annuel est un élément important d’un programme global de gestion des situations d’urgence visant à créer une tolérance en cas de sinistre. Un des éléments du programme est la tenue d’un exercice annuel. Les présentes lignes directrices aideront les ministères, les collectivités1 et d’autres organisations à élaborer un programme d’exercices complet, plutôt qu’un exercice particulier. Il s’agit d’une approche qui peut renforcer sensiblement le programme de gestion des situations d’urgence d’une organisation.

Les Lignes directrices pour l’élaboration d’un programme d’exercices sont un outil qui fournit un cadre de travail axé sur les risques, ainsi que des conseils sur la planification, la tenue et l’évaluation des exercices. Elles font appel à un cycle, une combinaison et une gamme d’activités d’exercice de divers degrés de complexité et d’interaction. Les présentes lignes directrices ont été rédigées de manière à être compatibles avec les meilleures pratiques internationales, y compris les normes NFPA 1600 et CSA Z1600, et constituent un important moyen d’obtenir un programme plus complet de gestion des situations d’urgence.

Les présentes lignes directrices vous permettront de mettre à l’essai les éléments de votre plan d’urgence ou de vos plans d’urgence, y compris l’équipement et les fonctions du personnel. Plus particulièrement, vous pourrez planifier et tenir des exercices, évaluer chaque exercice, publier les résultats de l’évaluation et assurer le suivi des exercices qui ont été tenus.

Pour compléter les documents et manuels sur l’élaboration d’un programme d’exercices, Gestion des situations d'urgence Ontario (GSUO) a, en collaboration avec le Comité national sur la formation en gestion des urgences (CNFGU), élaboré un programme d’appui sur la conception d’exercices. Pour de plus amples renseignements, consultez le document intitulé « Emergency Management Ontario Course Catalogue, 2009 », ou rendez-vous sur le site Web de GSUO à www.ontario.ca/emo.

Portée

Le présent document vise à aider les ministères, les collectivités et d’autres organisations à élaborer un programme d’exercices, à partir des phases initiales de la fondation, de la conception et de l’élaboration jusqu’au processus de planification des améliorations. Plutôt que de présenter un processus prescriptif de conception d’exercices, les présentes lignes directrices visent à fournir un processus normalisé, une terminologie uniforme, ainsi qu’un cadre de travail pratique et souple pour tous les planificateurs d’exercices et les collectivités, ministères et autres organisations de toutes tailles.

Puisque la gamme d’expériences au niveau de la conception et de l’élaboration d’exercices peut varier grandement parmi les ministères, collectivités et organisations, les présentes lignes directrices prévoient un processus normalisé et simple qui peut s’adapter à un large éventail de types d’exercice, de scénarios et de ressources. Les présentes lignes directrices peuvent être mises en œuvre en tout ou en partie, selon les besoins de l’organisation.

Le présent document est organisé en trois sections principales : le processus d’élaboration du programme d’exercices, les exercices axés sur les discussions, et les exercices axés sur les opérations. Alors que la première section mettra l’accent sur la présentation des concepts de gestion des exercices et sur les diverses phases de cette gestion, les deux dernières sections offrent des détails sur les exigences particulières relatives à la tenue des exercices axés sur les discussions et des exercices axés sur les opérations. De plus, une liste d’acronymes, un glossaire de définitions et une annexe de concepts supplémentaires ont été fournis à des fins de consultation et pour faciliter la mise en œuvre du programme d’exercices. Des appendices contenant des modèles et des spécimens de divers outils de conception et d’élaboration d’exercices ont également été fournis.

Chapitre 1: Aperçu

Qu’est-ce qu’un exercice?

Un exercice est une situation d’urgence simulée dans laquelle des joueurs prennent des mesures et assument des fonctions et responsabilités auxquelles on s’attendrait d’eux dans une situation d’urgence réelle. Les exercices peuvent servir à valider les plans et procédures et à mettre en pratique les capacités de prévention, d’atténuation, de préparation, d’intervention et de rétablissement.

Pourquoi des exercices?

Des exercices bien conçus et bien exécutés constituent le moyen de plus efficace :

  • de mettre à l’essai et de valider les plans, les politiques, les procédures, la formation, l’équipement et les accords entre organismes;
  • de former le personnel et de préciser les rôles et responsabilités soutenus par les plans et procédures;
  • d’améliorer la coordination et les communications entre organismes;
  • d’identifier les lacunes sur le plan des ressources et de la formation, ainsi que les secteurs à améliorer;
  • d’améliorer par la pratique le rendement de chaque personne et de l’organisation;
  • de démontrer l’engagement de la province, de la collectivité et de l’organisation à se préparer en vue des situations d’urgence dans le cadre de leurs activités de diligence raisonnable.

Participation de multiples ressorts

Exercices interorganisations

Puisque votre capacité de prévention, d’atténuation, d’intervention et de rétablissement en cas d’urgence dépendra des ressources et de l’expertise de diverses organisations et de divers paliers de gouvernement, l’exercice devrait permettre d’évaluer la capacité de multiples organisations et l’efficacité de la coopération entre organismes et de la communication interopérable. Les organisations qui participent à l’exercice peuvent être publiques, privées ou bénévoles et provenir de tout palier de gouvernement et de tout domaine – de la santé publique à la prévention des incendies – tant et aussi longtemps qu’elles sont compatibles avec le type d’exercice et le scénario.

Exercices régionaux/internationaux

La participation aux exercices régionaux et internationaux est un aspect essentiel de la préparation aux situations d’urgence pour plusieurs organisations. Les collectivités doivent se préparer avec leurs voisins aux situations d’urgence qui dépassent les frontières municipales ou provinciales. Les sinistres ne s’arrêtent pas aux frontières politiques; les activités de préparation devraient donc dépasser ces frontières. Les ressources interprovinciales et internationales devraient être intégrées aux plans et utilisées comme il convient. Les collectivités devraient se familiariser avec les ressources disponibles auprès d’éventuels partenaires régionaux et internationaux et partager avec ces groupes leurs concepts d’intervention, leurs procédures normales d’exploitation et leurs procédures d’exploitation d’urgence.

Qu’est-ce qu’un programme d’exercices?

Un programme d’exercices est un élément de la préparation et peut soutenir les activités de prévention, d’atténuation, de préparation, d’intervention et de rétablissement, quel que soit le type de situation d’urgence. Il s’agit d’un cycle, d’une combinaison et d’une gamme d’activités d’exercice axés sur les risques, de divers degrés de complexité et d’interaction, qui sont examinés une fois l’an. Bien qu’un programme d’exercices constitue un objectif très important, il peut être conceptualisé et mis en œuvre comme plan d’exercices pluriannuel, un document qui décrit les activités d’exercice sur plusieurs années en fonction des besoins de l’organisation. Ce plan vise à évaluer tous les exercices pour déterminer si les buts identifiés ont été atteints et pour mesurer le rendement.

Plan d’exercices pluriannuel

Un plan d’exercices pluriannuel devrait être fondé sur les besoins d’un ministère, d’une collectivité ou d’une organisation en vue de la préparation aux situations d’urgence. Le plan devrait être fondé sur les « fonctions », pour qu’il puisse être remédié aux faiblesses identifiées. De plus, la composition et la conception du plan relèvent de votre coordonnateur de la gestion des situations d’urgence.

L’élaboration d’un plan d’exercices pluriannuel comporte sept étapes clés :

  1. un calendrier d’exercices qui est coordonné avec ceux des autres ressorts, conformément aux plans du ministère, de la collectivité ou de l’organisation;
  2. un exercice complet axé sur les opérations qui établit des liens avec d’autres ressorts;
  3. des activités d’exercice importantes coordonnées par l’intermédiaire du ministère, de la collectivité ou de l’organisation et du comité régional;
  4. la tenue d’un examen annuel du programme d’exercices pour s’assurer de la réalisation des objectifs et, au besoin, la révision du plan d’exercices pluriannuel existant;
  5. un cycle d’activité qui comprend des niveaux de complexité croissants, y compris des exercices axés sur les discussions et des exercices axés sur les opérations;
  6. un rapport postérieur aux mesures (RPM) qui est préparé après chaque exercice sur table, d’entraînement, fonctionnel ou complet;
  7. un plan de mesures correctives/plan d’amélioration (PMC/PA) qui est élaboré et mis en œuvre pour donner suite aux conclusions et recommandations identifiées dans le RPM.

Chapitre 2: Créer votre programme

Éléments du programme

Le programme d’exercices comprend trois éléments clés. En principe, le programme d’exercices devrait être axé sur les risques et, conjointement avec votre profil d’évaluation des risques, devrait être examiné une fois l’an. Afin que vous puissiez profiter des présentes lignes directrices, il est recommandé d’intégrer les éléments suivants dans votre programme d’exercices :

  • Les ministères, collectivités et organisations devraient produire un plan d’exercices pluriannuel et, une fois l’an, mettre à jour leur calendrier d’exercices pluriannuel. Le plan d’exercices pluriannuel devrait être fondé sur un calendrier de cinq (5) ans. Le plan devrait faire appel à un cycle d’activités qui comprend des exercices affichant des niveaux de complexité croissants, y compris des exercices axés sur les discussions et des exercices axés sur les opérations.
  • Un plan d’évaluation de l’exercice devrait être élaboré et mis en œuvre pour réaliser les buts identifiables et mesurer le rendement. Le plan d’évaluation devrait viser en partie à produire un rapport postérieur aux mesures (RPM) après chaque exercice sur table (ET), exercice d’entraînement, exercice fonctionnel (EF) ou exercice complet (EC).
  • Un plan de mesures correctives (PMC), y compris un plan d’amélioration (PA), devrait être élaboré et mis en œuvre pour donner suite aux conclusions et recommandations identifiées dans le RPM.

Types d’exercices

Exercices axés sur les discussions

Les exercices axés sur les discussions sont des exercices servant à faire connaître aux participants les plans, politiques, ententes et procédures existants et à en élaborer de nouveaux. Les exercices axés sur les discussions comprennent notamment des colloques, des ateliers, des exercices sur table et des jeux. Les exercices axés sur les discussions, ainsi que leur conception et leur élaboration, sont abordés à la page 30.

Exercices axés sur les opérations

Les exercices axés sur les opérations sont des exercices qui valident les plans, politiques, ententes et procédures, qui précisent les rôles et responsabilités et qui identifient les lacunes sur le plan des ressources dans un environnement opérationnel. Parmi les exercices axés sur les opérations, on compte notamment les exercices d’entraînement, les exercices fonctionnels et les exercices complets. Les exercices axés sur les opérations, ainsi que leur conception et leur élaboration, sont abordés à la page 43.

Processus d’élaboration du programme d’exercices

La présente section offre un bref aperçu de l’élaboration du programme d’exercices et du processus de conception, d’élaboration, de tenue et d’évaluation des exercices.

Cycle de gestion du programme d’exercices

La gestion du programme d’exercices est un cycle qui commence par une fondation et un plan et qui passe ensuite à l’étape de la conception et de l’élaboration, à celle de l’exécution de l’exercice et, en dernier lieu, à celle de l’évaluation. Viennent ensuite les étapes des mesures correctives et de la planification des améliorations.

Afin d’établir une fondation pour la conception, l’élaboration, la tenue et l’évaluation d’un exercice, la gestion du programme est essentielle. Elle comprend les tâches suivantes : l’élaboration d’un calendrier de gestion de projet et l’établissement de jalons, l’identification d’une équipe de planification, ainsi que l’établissement du calendrier des conférences et réunions de planification.

Cycle, combinaison et étendue des exercices

Le plan d’exercices pluriannuel devrait définir un cycle d’activités d’exercice qui affiche des degrés de complexité croissants et qui fait appel à un personnel et des organisations variés. Le profil d’évaluation des risques, l’expérience et les niveaux de préparation de votre organisation permettront aux planificateurs d’identifier les exercices appropriés et de fournir la fondation d’une participation future à des événements plus complexes. Un programme d’exercices efficace fait appel à une combinaison de types d’exercice pour réaliser effectivement les objectifs qui sont propres à l’exercice et les buts du programme. Il s’agit de l’approche modulaire. Elle commence par des exercices de base qui mettent à l’essai des éléments particuliers et fait progressivement appel à des exercices qui prennent plus de ressources et de temps et qui deviennent plus complexes. Bien que chaque type d’exercice puisse avoir lieu en tant qu’activité unique, il est plus profitable d’adopter une approche modulaire qui expose les participants au programme à des niveaux de complexité qui deviennent progressivement de plus en plus élevés. Par exemple, une série d’exercices peut commencer par un colloque au niveau de la direction, suivi d’un exercice sur table (ET) qui traite de la coordination stratégique de multiples organisations et ordres de gouvernement. L’ET peut ensuite être suivi d’une série d’exercices d’entraînement visant à valider les plans perfectionnés et, en dernier lieu, d’un exercice complet (EC) qui comprend tous les ordres de gouvernement et des organisations non gouvernementales. Il peut aussi faire appel à la participation du centre provincial des opérations d’urgence (CPOU).

Les trois chapitres qui suivent traiteront des exigences relatives à la création d’un programme d’exercices et de la façon de planifier et de tenir des exercices particuliers. Le chapitre intitulé « Créer un exercice » offrira un aperçu de la façon dont les exercices sont conçus, élaborés, tenus et évalués. Les chapitres intitulés « Exercices axés sur les discussions » et « Exercices axés sur les opérations » fourniront des lignes directrices sur la conception, l’élaboration, la tenue, l’évaluation et le suivi d’exercices particuliers axés sur les discussions et d’exercices particuliers axés sur les opérations.

Chapitre 3: Créer un exercice

Phases de l’exercice

L’élaboration des exercices se fait par phases. Les cinq phases importantes d’un exercice sont les suivantes :

  1. Fondation
  2. Conception et élaboration de l’exercice
  3. Tenue de l’exercice
  4. Évaluation de l’exercice et établissement d’un rapport
  5. Plan de mesures correctives/plan d’amélioration

Phase un : fondation

Il importe d’établir une fondation pour la conception, l’élaboration, la tenue et l’évaluation de l’exercice. Afin d’établir cette fondation, il est essentiel d’identifier une équipe de planification, d’établir le calendrier des conférences de planification, les jalons et un calendrier de projet, et de déterminer la disponibilité des ressources nécessaires à la conception et la mise en œuvre de l’exercice. Parmi les outils servant à gérer efficacement le projet, on compte notamment des chartes, des calendriers, des portails sécurisés sur le Web et des listes de vérification.

Coordonnateur des exercices

Un coordonnateur des exercices devrait être nommé pour surveiller la mise en œuvre et la gestion du programme d’exercices et le processus de planification et d’élaboration des exercices.

Il devrait aussi assumer les responsabilités suivantes :

  • examiner les évaluations des risques, de la vulnérabilité et des besoins de chaque ministère, collectivité ou organisation;
  • préparer la partie de la stratégie portant sur les besoins en matière d’exercice;
  • préparer un calendrier des activités importantes des exercices et s’assurer de faire régulièrement le point sur les changements apportés au plan/calendrier;
  • coordonner l’élaboration et la mise en œuvre d’un programme d’exercices pluriannuel en vue de son approbation par le comité de gestion des situations d’urgence approprié;
  • soutenir la planification, la tenue et l’évaluation des exercices ministériels, communautaires et organisationnels;
  • s’assurer que les rapports postérieurs aux mesures (RPM) et les plans de mesures correctives (PMC)/plans d’amélioration (PA) sont préparés;
  • établir un mécanisme permettant de suivre de près la mise en œuvre du plan de mesures correctives (PMC)/plan d’amélioration (PA);
  • intégrer les leçons apprises et les besoins en matière de prévention et d’intervention identifiés dans le cadre des exercices au processus de planification et d’évaluation des stratégies.

Équipe de planification de l’exercice

L’équipe de planification de l’exercice est responsable d’aider le coordonnateur des exercices à élaborer le contenu et les procédures de l’exercice, notamment en ce qui a trait à la planification, à la tenue et à l’évaluation de l’exercice. L’équipe de planification détermine les objectifs de l’exercice, adapte le scénario aux besoins du ressort et élabore les documents servant à la simulation, au contrôle et à l’évaluation de l’exercice.

L’équipe de planification de l’exercice est gérée par un planificateur principal de l’exercice et peut être structurée le plus efficacement suivant les principes du système de gestion des incidents (SGI). Les principes de gestion de projet de l’équipe devraient être compatibles avec le SGI et comprendre des rôles et responsabilités clairement définis. Par exemple, les pouvoirs et responsabilités des personnes et sections clés, comme le directeur des exercices/planificateur principal de l’exercice, l’agent de sécurité et les sections des opérations, de la planification, de la logistique et des finances/de l’administration, devraient être intégrés à la structure.

Conférences et réunions sur la planification de l’exercice

Les conférences et réunions aident à jeter les bases servant à déterminer le type d’exercice, la portée et les objectifs de l’exercice, ainsi que l’objet de l’exercice. Le nombre de réunions nécessaires à la tenue réussie de l’exercice devrait dépendre de la portée, du type (axé sur les opérations ou axé sur les discussions) et de la complexité de l’exercice. Les conférences de planification devraient avoir lieu dans l’ordre chronologique suivant : la réunion sur le concept et les objectifs (C et O), la conférence de planification initiale (CPI), la conférence de planification à mi-parcours (CPM) et la conférence de planification finale (CPF). Les détails concernant ces conférences et réunions figurent à l’annexe A.

Calendriers de planification de l’exercice

Les calendriers de planification de l’exercice établissent les délais cibles pour l’atteinte de jalons importants liés à l’exercice, tels que les conférences de planification, la formation, la tenue de l’exercice et l’établissement de rapports postérieurs aux mesures. Les calendriers varieront en fonction de la portée et de la complexité de l’exercice. Par exemple, pour les exercices sur table (ET), les planificateurs d’exercices ont habituellement recours à de plus longs calendriers que pour les ateliers et colloques, et ils ont recours à des calendriers encore plus longs pour les exercices complets (EC). Les calendriers peuvent aussi varier selon l’expérience de votre organisation sur le plan de la tenue d’exercices, les ressources disponibles, ainsi que la taille de l’équipe de planification.

Ressources

La détermination des ressources disponibles pour concevoir et mettre en œuvre un exercice constitue une partie importante de la planification de l’exercice. Par conséquent, il est important d’aborder les préoccupations budgétaires afin de déterminer le coût de l’exercice sur le plan du financement, des ressources humaines et de la responsabilité de l’organisation.

Phase deux : conception et élaboration de l’exercice

Le processus de conception et d’élaboration devrait mettre l’accent sur l’identification des objectifs, l’élaboration du scénario et de la documentation, la coordination des tâches et de la logistique, la planification de la tenue de l’exercice, ainsi que le choix de la méthodologie d’évaluation et d’amélioration, pour ainsi tirer parti de la fondation de l’exercice qui a déjà été établie.

Objectifs de l’exercice

Les objectifs de l’exercice définissent les buts particuliers, offrent un cadre de travail pour l’élaboration du scénario, orientent l’élaboration des objectifs organisationnels individuels et fournissent les critères d’évaluation de l’exercice. En règle générale, les planificateurs devraient restreindre le nombre d’objectifs de l’exercice pour faciliter la conception d’un scénario raisonnable, pour permettre l’exécution opportune de l’exercice et pour soutenir adéquatement la réalisation des buts de l’exercice. Les objectifs sont tout d’abord préparés lors de l’élaboration du concept de l’exercice.

Scénario

Le scénario fournit la toile de fond sur laquelle se fondent les discussions des participants à l’exercice. Il devrait être axé sur les dangers, réaliste, plausible et stimulant. Cependant, les concepteurs devraient s’assurer que le scénario n’est pas stimulant à un point tel qu’il devient une distraction pour les participants.

La première étape de la conception du scénario est la détermination du type de danger (par ex., naturel, d’origine humaine, technologique ou autre). La deuxième étape consiste à déterminer le lieu (établissement ou site) qui sera touché par le scénario. Le choix du lieu devrait être fondé sur le type de danger choisi.

De plus, les planificateurs devraient identifier les types d’activités de joueurs et les occasions de prendre des décisions qui sont nécessaires pour réaliser les objectifs de l’exercice, et s’assurer que ces activités et occasions peuvent survenir dans le cadre du scénario.

Élaboration de l’exercice

Les exercices sont élaborés suivant un processus à huit étapes :

  1. Évaluer les besoins

L’évaluation des besoins est le processus qui consiste à définir l’inventaire des problèmes ou besoins d’une organisation. Elle devrait commencer par un examen de votre programme et de vos plans d’urgence et aborder ce qui suit :

  • les dangers et le(s) secteur(s) le(s) plus vulnérable(s);
  • les fonctions qui ont le plus besoin de faire l’objet de l’exercice;
  • les participants éventuels;
  • les exigences et capacités relatives à l’exercice.

L’évaluation des besoins comprend trois étapes de base :

  1. définir les problèmes;
  2. déterminer la raison de la tenue de l’exercice;
  3. identifier les fonctions qui doivent faire l’objet de l’exercice.
  4. Définir la portée

La définition de la portée de l’exercice est l’imposition de limites réalistes par rapport aux questions qui ont été identifiées lors de l’évaluation des besoins. La portée est définie en fonction de cinq catégories : les dangers, le secteur géographique, les fonctions, les organisations et le personnel, ainsi que le type d’exercice.

  1. Rédiger un énoncé d’objet

L’énoncé d’objet est un énoncé général du but de l’exercice. Il met l’accent sur l’exercice tout entier et contrôle celui-ci. L’énoncé d’objet régit le choix des objectifs, précise à l’administrateur général et aux participants les motifs de la tenue de l’exercice et sert à communiquer des plans aux médias et aux dirigeants des organisations.

  1. Définir les objectifs

Un objectif est une description du rendement auquel vous vous attendez des participants pour qu’ils démontrent leurs compétences. Les objectifs sont soit « généraux », soit « fonctionnels ou particuliers ». Les objectifs généraux représentent l’objectif global de l’organisation dans le cadre de l’exercice, tandis que les objectifs fonctionnels ou particuliers décrivent les résultats prévus des fonctions de gestion des situations d’urgence qui sont mises à l’essai.

Matrice du niveau de jeu

Il se peut qu’une organisation veuille participer à un exercice après en avoir examiné la portée et les objectifs, mais qu’elle se rende compte par la suite qu’elle ne peut y participer pleinement. La matrice du niveau de jeu permet aux organisations de s’entendre, au début du processus de planification de l’exercice, sur un niveau de jeu déterminé. Le tableau suivant est un exemple d’une matrice du niveau de jeu :

Table : Matrice du niveau de jeu

Matrice du niveau de jeu

Niveau de jeu

Description

Disponibilité

1

Pleine participation de l’organisation

Tous les jours, 24 heures sur 24

2

Pleine participation de l’administration centrale ou du COU

Tous les jours, 24 heures sur 24

3

Participation de la cellule d’intervention

Tous les jours, 24 heures sur 24

4

Participation partielle de la cellule d’intervention

a) Heures normales de travail (xx h à xx h)

b) Journées normales de travail (lun-ven)

5

Participation pour assurer la liaison seulement

 

6

Observateur

 

7

Simulé

 

8

Expert en la matière (EM)

 

Table : Matrice du niveau de jeu

  1. Rédiger un exposé

Un exposé est une brève description des événements qui ont eu lieu avant le début de l’exercice. L’exposé établit la toile de fond de l’exercice et des mesures qui seront prises en fournissant des renseignements dont les participants auront besoin pendant l’exercice.

  1. Prendre en note les événements importants et détaillés

Les événements importants et détaillés sont des événements qui surviennent après la situation d’urgence décrite dans l’exposé et en raison de celle-ci. L’élaboration de ces événements vise à fournir une structure qui liera l’événement ou les événements simulés à la mesure ou aux mesures prévues, par souci d’unicité de l’exercice. Les événements importants sont de graves problèmes résultant de la situation d’urgence. Il devrait s’agir d’événements probables fondés sur des études de cas ou des plans opérationnels et exigeant la prise de mesures réalistes. Les événements mineurs/détaillés sont des problèmes particuliers exigeant l’intervention du personnel. Chaque événement détaillé devrait être conçu de manière à inciter une ou plusieurs organisations qui participent à l’exercice à prendre une ou plusieurs mesures prévues.

  1. Énumérez les mesures prévues

Les mesures prévues sont les mesures ou décisions que les participants devraient prendre afin de démontrer leurs compétences. Les mesures prévues devraient suivre le plan de gestion des situations d’urgence, y compris les procédures d’exploitation d’urgence (PEU) et les procédures normales d’exploitation (PNE). Les procédures d’exploitation d’urgence sont un document décrivant la façon dont les personnes et les biens seront protégés dans une situation d’urgence réelle ou potentielle. Elles décrivent de façon détaillée les rôles et responsabilités se rapportant à la prise de mesures particulières, identifient les ressources disponibles dans la situation d’urgence et décrivent brièvement la façon dont les mesures seront coordonnées. Les procédures normales d’exploitation sont une série d’instructions constituant une directive et visant les aspects des opérations qui se prêtent à un processus de réalisation étape par étape défini.

Il est nécessaire d’identifier les mesures prévues afin de rédiger des messages efficaces et de déterminer ce qui devrait être évalué. Cela pourrait nécessiter des consultations préalables avec certains ou l’ensemble des participants prévus à l’exercice, notamment si le concepteur ou les concepteurs de l’exercice ne connaissent pas bien les PNE des organismes intervenants.

Les mesures prévues comprennent notamment les vérifications, les examens, les reports et les prises de décisions.

  1. Préparer les messages


Les messages soutiennent et complètent l’exposé de l’exercice et sont formulés en tenant compte des objectifs de l’exercice. Ils visent à inciter les participants à prendre des décisions et des mesures qui sont conformes aux responsabilités décrites en détail dans les plans et procédures d’urgence existants.

Il y a deux types de messages : les messages préétablis (élaborés avant l’exercice) et les messages spontanés (élaborés lorsque les joueurs réagissent différemment du résultat prévu). Les messages spontanés, qui peuvent aussi être appelés « jeu libre », sont insérés dans l’exercice par le contrôleur ou le simulateur pour inciter, amener ou pousser les joueurs à réagir.

Les messages peuvent être transmis de diverses manières, notamment :

  • par téléphone/téléphone cellulaire;
  • par courriel;
  • par radio;
  • au moyen d’une note écrite;
  • en personne;
  • par télécopieur;
  • par courriel.

Au moment de transmettre des messages lors des exercices fonctionnels ou complets, tentez d’utiliser le mode de transmission qui serait le plus probablement utilisé dans une situation d’urgence réelle.

Conseil : Tous les messages devraient « commencer » et « se terminer » par les mots suivants : « exercice, exercice » ou « ceci est un message d’exercice ». Ainsi, le destinataire saura que le message se rapporte à l’exercice et n’est pas transmis dans le cadre d’une situation d’urgence réelle.

Documents

Parmi les documents qui peuvent servir à orienter les participants à un exercice, on compte notamment le manuel de la situation (MANSIT), le plan d’exercices (PLANEX), le manuel des joueurs, le manuel du contrôleur et de l’évaluateur (C/É), la liste maîtresse des événements du scénario (LMES), les guides d’évaluation des exercices (GEE), le plan d’évaluation de l’exercice (PLANEVAL) et le rapport d’exercice final. Pour plus de détails sur ces documents d’exercice, voir l’annexe B.

Politiques

Les politiques d’exercice sont élaborées pour fournir une orientation ou les paramètres des pratiques acceptables lorsqu’il s’agit de concevoir, d’élaborer, de tenir et d’évaluer les exercices. Elles visent à prévenir ou atténuer les conséquences indésirables, telles que les blessures causées aux participants et la destruction de biens. Des politiques qui conviennent au type d’exercice et qui portent sur des questions telles que la sécurité, les médias, les annulations et la météo devraient être élaborées.

Phase trois : tenue de l’exercice

La troisième phase comprend la tenue de l’exercice, laquelle comprend à son tour la préparation, les breffages, l’animation/le contrôle/l’évaluation, ainsi que les activités de récapitulation.

Préparation

La préparation comprend une visite du site de l’exercice par l’équipe de planification la veille de l’événement, pour effectuer les derniers préparatifs logistiques et administratifs et prendre des dispositions relatives à l’enregistrement.

Centre de contrôle/cellule de l’exercice

L’équipe de planification de l’exercice devrait se pencher sur la nécessité d’un centre de contrôle/d’une cellule de l’exercice. Souvent, un centre de contrôle/une cellule n’est nécessaire que pour les exercices opérationnels ou fonctionnels. Le centre ou la cellule devrait être situé dans un bâtiment convenable se trouvant à proximité du site de l’exercice, où il peut servir de point de rassemblement pour les breffages et de lieu de préparation des victimes ou blessés simulés.

Santé et sécurité dans le cadre de l’exercice

Comme la plupart des activités, un exercice peut entraîner plusieurs problèmes de sécurité. Les participants devraient être informés de tout danger dans le secteur et des problèmes de sécurité. De plus, un agent de sécurité devrait être affecté à l’analyse de l’exercice complet sur le plan de la sécurité.

Des services de premiers soins/d’ambulance devraient être fournis en cas de problèmes de santé et de blessures pendant l’exercice. Le soutien aux soins personnels, comme la fourniture de rafraîchissements, de vestiaires et d’installations sanitaires, est également un facteur important à prendre en considération.

Identification des participants

Il faudrait être en mesure de distinguer aisément les participants à l’exercice de ceux qui n’y participent pas activement. Il est important de pouvoir identifier l’organisation que chaque personne représente. Il est également important de pouvoir distinguer les vrais médias des médias qui font partie de la simulation.

Information publique

L’équipe de planification de l’exercice devrait songer à donner des renseignements préalables au public qui se trouve dans la périphérie de l’exercice. Il est important de s’assurer que le public ne prend pas des opérations ou un exercice fonctionnel pour un événement réel.

Annulation en cas d’urgence

Dans certains cas, il peut être nécessaire d’interrompre un exercice afin de répondre à une situation d’urgence réelle. Chaque exercice devrait prévoir une procédure d’annulation en vertu de laquelle le personnel et l’équipement retournent promptement à leur poste. La procédure devrait comprendre un mot de code ou de reconnaissance (par ex. : no duff) que le contrôleur ou l’agent de sécurité peut employer pour indiquer que :

  • l’exercice a été annulé;
  • les membres du personnel devraient reprendre leurs fonctions habituelles;
  • toutes les radiocommunications retourneront à la normale.

Les procédures d’annulation en cas d’urgence devraient être établies et communiquées à l’ensemble du personnel.

Breffages

Les breffages sont d’importants outils servant à transmettre des renseignements. En règle générale, un exercice axé sur les discussions comprend une présentation multimédia qui décrit le scénario et accompagne le manuel de la situation (MANSIT). Un exercice axé sur les opérations peut comprendre des breffages à l’intention des contrôleurs ou évaluateurs, des hôpitaux, des acteurs, des joueurs et des observateurs/médias. Un breffage constitue un moment opportun de distribuer la documentation de l’exercice, de fournir les instructions nécessaires et les renseignements d’ordre administratif et de répondre à toute question encore non réglée.

Médias

Il faut saisir toute occasion de mettre en pratique le plan des médias de l’exercice. Les conférences de presse de l’exercice peuvent mettre à l’épreuve les compétences médiatiques et la gestion de l’information.

Débreffage/rétroaction immédiate

La tenue d’un débreffage informel – aussi appelé rétroaction immédiate – immédiatement après un exercice constitue un bon moyen de saisir les réactions instantanées des participants. La rétroaction immédiate a lieu immédiatement après un exercice axé sur les opérations et donne aux joueurs l’occasion de fournir une rétroaction immédiate. Elle permet aux contrôleurs et évaluateurs de saisir les événements alors qu’ils sont encore frais dans l’esprit des joueurs, pour déterminer leur niveau de satisfaction relatif à l’exercice, discuter de toute question ou préoccupation et proposer des améliorations. Chaque secteur fonctionnel devrait tenir une rétroaction immédiate animée par son contrôleur principal.

Animation, contrôle et évaluation

Tant dans le cadre des exercices axés sur les discussions que lors des exercices axés sur les opérations, les animateurs et les contrôleurs orientent le déroulement de l’exercice. Lors d’un exercice axé sur les discussions, l’animateur est responsable d’aligner les discussions des participants sur les objectifs de conception de l’exercice et de s’assurer que toutes les questions et tous les objectifs sont examinés le plus rigoureusement possible, malgré les contraintes de temps.

Lors d’un exercice axé sur les opérations, les contrôleurs planifient et gèrent le déroulement de l’exercice, préparent et exploitent le site de l’incident de l’exercice et peuvent jouer les rôles du personnel et des organisations d’intervention qui ne participent pas réellement à l’exercice.

Phase quatre : évaluation de l’exercice et établissement d’un rapport

L’évaluation est la pierre angulaire de l’exercice, puisqu’elle documente les forces et les possibilités d’amélioration d’un programme de gestion des situations d’urgence. Elle constitue la première étape du processus d’amélioration. L’évaluation de l’exercice est le processus qui consiste à observer et enregistrer les activités de l’exercice, à comparer le rendement des participants par rapport aux objectifs de l’exercice et à identifier les forces et les faiblesses. Le processus d’évaluation de tout exercice comprend une évaluation officielle de l’exercice, une analyse intégrée, l’identification des améliorations et mesures correctives, une conférence postérieure aux mesures et un rapport postérieur aux mesures (RPM).

Le processus d’évaluation comporte sept étapes :

  1. Planifier et organiser l’évaluation
  2. Observer l’exercice et recueillir les données
  3. Analyser les données
  4. Identifier les améliorations et les mesures correctives qui doivent être mises en œuvre
  5. Élaborer l’ébauche de RPM en se fondant sur les commentaires du personnel clé
  6. Tenir une conférence postérieure aux mesures pour tenir un débreffage sur l’ébauche de RPM
  7. Finaliser et publier le RPM

Débreffage sur l’exercice

Un débreffage formel sur l’exercice à l’intention des animateurs, contrôleurs ou évaluateurs, ainsi qu’une rétroaction immédiate à l’intention des joueurs, devraient avoir lieu tant après les exercices axés sur les discussions qu’après les exercices axés sur les opérations. Le débreffage permet d’évaluer l’efficacité de l’exercice, de tirer des leçons de l’expérience vécue et de déterminer comment s’est déroulé le processus de gestion des situations d’urgence. Le planificateur principal de l’exercice ou le directeur des exercices devrait animer le débreffage et les résultats devraient être inclus dans le RPM.

Équipe d’évaluation

L’équipe d’évaluation est constituée d’évaluateurs formés à observer et à enregistrer les mesures que prennent les participants. Les évaluateurs devraient bien connaître les plans, politiques, procédures et ententes du ressort visé par l’exercice. Le nombre d’évaluateurs peut varier selon la portée et l’ampleur de l’exercice. L’équipe d’évaluation est responsable notamment de ce qui suit :

  • participer aux travaux de l’équipe de conception de l’exercice;
  • établir une stratégie d’évaluation appropriée;
  • élaborer et communiquer le plan d’évaluation de l’exercice;
  • établir un système de communications pour les évaluateurs;
  • concevoir et établir l’organisation de l’évaluation et la chaîne de commandement;
  • définir les rôles et responsabilités de l’équipe d’évaluation;
  • élaborer les politiques, lignes directrices et procédures visant la mise en œuvre du plan d’évaluation;
  • développer des systèmes administratifs et logistiques permettant d’établir des rapports sur les observations, la solution des problèmes, la sécurité et la préparation des sites.

Rapport postérieur aux mesures (RPM)

Le rapport postérieur aux mesures (RPM) sert à fournir aux organisations participantes une rétroaction sur leur rendement pendant l’exercice. Il résume ce qui est arrivé, analyse l’exécution des tâches identifiées et révèle la capacité démontrée d’atteindre le but général de l’exercice. Le RPM recommande les améliorations à apporter au programme de gestion des situations d’urgence en se fondant sur l’analyse, qui sera abordée dans le plan d’amélioration (PA).

Un RPM devrait être préparé pour chaque ET, exercice d’entraînement, exercice fonctionnel (EF) ou exercice complet (EC) tenu dans le cadre du programme d’exercices pluriannuel. Un rapport sommaire devrait être produit pour les ateliers et colloques.

Pour préparer le rapport, l’équipe d’évaluation de l’exercice devrait analyser les données provenant de la rétroaction immédiate ou du débreffage, des formulaires de rétroaction des participants et d’autres sources (par ex., les plans et procédures) et comparer les résultats réels aux résultats prévus. Le RPM devrait décrire le scénario de l’exercice, les activités des joueurs, les observations préliminaires, les questions importantes et les recommandations d’améliorations.

Conférence postérieure aux mesures

La conférence postérieure aux mesures devrait être tenue après l’élaboration de l’ébauche de RPM et l’incorporation des commentaires du personnel clé. La conférence postérieure aux mesures est habituellement un atelier d’une demi-journée au cours duquel les conclusions et recommandations du RPM sont présentées au personnel clé et à l’équipe de planification de l’exercice. Une fois que ces recommandations sont acceptées, l’ébauche de RPM est finalisée et publiée.

Phase cinq : planification des améliorations

La planification des améliorations exige des activités de suivi qui comprennent un plan de mesures correctives (PMC) et un plan d’amélioration (PA). Le PMC identifie les lacunes du programme et les mesures correctives requises pour les combler. Il s’agit du moyen par lequel les leçons tirées de l’exercice sont transformées en mesures concrètes et mesurables qui donnent lieu à des capacités d’intervention améliorées. Le PA prend appui sur le RPM en identifiant les mesures correctives à prendre, la partie ou l’organisme responsable, ainsi que la date d’achèvement prévue. Il est inséré à la fin du RPM.

Processus

Le plan de mesures correctives et le plan d’amélioration sont mis en œuvre après la discussion/critique « postérieure aux mesures » de l’incident ou de l’exercice. Au cours du processus d’évaluation, les lacunes qui doivent être comblées sont prises en note.

Groupes d’étude

Un groupe d’étude est affecté à chaque domaine où des lacunes ont été identifiées pour élaborer les mesures nécessaires à son amélioration, et un calendrier de travail est établi pour l’élaboration des mesures correctives nécessaires. Le groupe d’étude devrait faire ce qui suit :

  • élaborer des options en vue de la prise de mesures correctives appropriées;
  • recommander l’option de premier choix;
  • élaborer un plan de mise en œuvre, qui devrait comprendre une formation;
  • s’assurer qu’au cours de l’exercice suivant, le plan de mesures correctives/d’amélioration est évalué pour déterminer si les mesures correctives ont porté fruit.

Éléments

Le plan de mesures correctives/d’amélioration comprend les huit éléments suivants :

  1. élaborer un énoncé de problème qui fait état du problème et qui indique son impact;
  2. examiner les problèmes associés aux mesures correctives qui ont été relevés dans les évaluations antérieures et identifier des solutions possibles au problème;
  3. choisir une stratégie de mesures correctives et classer les mesures à prendre par ordre de priorité;
  4. fournir à la personne affectée à la mise en œuvre les pouvoirs et ressources nécessaires pour que le changement désigné puisse être effectué;
  5. identifier les ressources nécessaires à la mise en œuvre de la stratégie;
  6. vérifier l’état d’avancement de la mesure corrective;
  7. transmettre les problèmes qui doivent être réglés par des autorités supérieures aux autorités qui peuvent les régler;
  8. mettre la solution à l’essai au moyen d’exercices une fois le problème réglé.

Suivi et planification des améliorations

Après que les recommandations et les mesures à prendre ont été identifiées, que les responsabilités ont été attribuées et que les dates limites ont été établies dans le plan de mesures correctives, l’organisation doit s’assurer du suivi de chaque mesure à prendre jusqu’à ce qu’elle ait été prise. La rétroaction sur l’évaluation de l’exercice et les mesures correctives devraient être examinées pour évaluer les progrès au niveau de l’amélioration de la prévention, de l’atténuation, de la préparation, de l’intervention et du rétablissement, et pour intégrer l’information au processus de planification.

Chapitre 4: Exercices axés sur les discussions

Les exercices axés sur les discussions font connaître aux participants les plans, politiques, ententes et procédures existants et sont habituellement le point de départ de l’approche modulaire à un programme d’exercices. Ils comprennent notamment des colloques, des ateliers, des exercices sur table (ET) et des jeux. Ils sont des outils importants qui permettent aux organisations et au personnel de se familiariser avec les capacités actuelles ou prévues du ressort. Ils peuvent aussi offrir un forum pour l’élaboration de nouveaux plans et de nouvelles procédures. Les animateurs ou les présentateurs mènent les discussions et se concentrent sur l’atteinte des objectifs de l’exercice.

Types d’exercices axés sur des discussions particulières

Colloques

Les colloques offrent habituellement aux participants une orientation sur les pouvoirs, stratégies, plans, politiques, procédures, protocoles, ressources, concepts et idées. Ils constituent également un bon point de départ pour les ressorts qui élaborent des plans ou des procédures ou qui apportent d’importants changements aux plans ou procédures existants. Les colloques sont aussi utiles dans le cadre de l’évaluation des capacités des opérations interorganismes ou intergouvernementales, ou lorsque l’on tente d’obtenir une sensibilisation à ces capacités.

Les colloques peuvent porter sur une vaste gamme de sujets. Bien que leurs sujets puissent être diversifiés, tous les colloques possèdent les caractéristiques communes suivantes :

  • ils sont moins coûteux;
  • ils ont lieu dans un environnement peu stressant;
  • l’information est transmise au moyen de différentes techniques d’enseignement, comme les exposés magistraux, les présentations multimédia, les discussions en groupe et les études de cas;
  • ils sont informels et menés par un animateur de colloques;
  • il n’y a pas de contraintes imposées par une horloge temps réel;
  • ils peuvent être efficaces tant pour les petits groupes que pour les groupes plus nombreux.

Les colloques prennent habituellement la forme d’un exposé magistral ne permettant qu’une rétroaction ou interaction limitée de la part des participants. Ils n’exigent habituellement pas un RPM complet et formel; cependant, un rapport de colloque devrait être rédigé pour saisir les discussions, les questions soulevées et, s’il y a lieu, les mesures à prendre qui permettront d’aborder ces questions.

Ateliers

Bien qu’ils soient similaires aux colloques, les ateliers s’en distinguent à deux égards importants : l’interaction des participants est accrue et l’accent est mis sur la réalisation ou la création d’un produit (par ex., plans et politiques). Pour être efficaces, les ateliers devraient mettre l’accent sur une question précise et le résultat (produit) ou but souhaité doit être clairement défini.

Les ateliers présentent les mêmes caractéristiques que les colloques, ainsi que les caractéristiques suivantes :

  • un forum hors faute;
  • des séances de travail animées en petits groupes;
  • des discussions plénières menées par un chef d’atelier;
  • une discussion axée sur les buts qui porte sur un produit identifiable.

Pour les ateliers, il est préférable de réserver une grande salle où tous les participants peuvent visionner un écran et voir tous les autres participants. Pour les séances en petits groupes, des salles individuelles (comme des salles de classe) sont préférables.

Exercices sur table

Les exercices sur table (ET) comprennent habituellement des discussions entre le personnel clé, les décideurs et les représentants élus et nommés. En règle générale, ce type d’exercice se tient dans un milieu informel visant à générer une discussion de diverses questions concernant un événement hypothétique et simulé. Les exercices sur table peuvent servir à améliorer la sensibilisation générale, à valider les plans et procédures, ou à évaluer les types de systèmes nécessaires, afin d’orienter les activités de prévention, d’intervention et de rétablissement associées à un événement défini. Ces exercices visent à faciliter une compréhension des concepts, à identifier les forces et lacunes, ou à obtenir un changement d’attitude. Les participants sont encouragés à discuter des questions en profondeur et se voient donner des occasions de prendre des décisions dans le cadre d’un processus permettant de résoudre lentement les problèmes, plutôt que dans le cadre du processus décisionnel rapide et spontané qui est adopté dans une situation d’urgence réelle.

Les méthodologies des exercices sur table sont divisées en deux catégories : de base et de niveau avancé. Lors d’un ET de base, la scène établie par les documents du scénario demeure constante. Cette scène illustre un événement ou une situation d’urgence et offre aux participants une description de toutes les phases jusqu’au présent simulé.

Lors d’un ET de niveau avancé, le jeu avance par la transmission de messages préétablis. Le contrôleur de l’exercice, qui agit comme modérateur, présente les problèmes un à un sous forme de message écrit, d’appel téléphonique simulé ou de bande vidéo, ou par d’autres moyens. Les participants discutent ensuite des questions soulevées par chaque problème en se servant des plans et procédures appropriés. Les décisions des joueurs sont intégrées à l’exercice au fur et à mesure que le scénario se déroule.

Les exercices sur table exigent une salle où tous les participants peuvent visionner un écran et où les participants à chaque table peuvent discuter sans être dérangés. En raison de cette exigence, il est préférable de réserver une grande salle et plusieurs petites salles (semblables aux salles d’atelier pour petits groupes).

Jeux

Les jeux sont des simulations d’opérations auxquelles participent souvent au moins deux équipes, habituellement dans un environnement concurrentiel, en se servant de règles, de données et de procédures qui illustrent une situation réelle ou hypothétique. Ils comprennent des règles précises et ont recours à des contrôleurs chargés de faire respecter leurs paramètres. Ce type d’exercice permet d’examiner les résultats des interventions des joueurs et peut servir à aider les participants à comprendre les conséquences possibles des mesures qu’ils prennent. Ainsi, les jeux sont un outil important qui peut servir à examiner la façon dont les décisions sont prises et les conséquences de ces décisions. Ils aident aussi les intervenants à se rendre compte des conséquences des mesures qu’ils prennent et à songer au comportement approprié ou à des lignes directrices sur le comportement qu’il faudrait adopter à l’avenir. Selon la conception et les objectifs de l’exercice, la prise de décisions peut être soit lente et réfléchie, soit rapide et plus stimulante.

Les jeux sont excellents pour :

  • obtenir un consensus au niveau des politiques ou processus;
  • procéder à des analyses par simulation des plans existants;
  • élaborer de nouveaux plans.

Dans un jeu, le contrôleur a pour rôle de traiter l’information reçue.

Une autre variable importante des jeux est la question de savoir si les résultats des mesures prises par les joueurs sont préétablis ou aléatoires. À l’aide des règles, le contrôleur détermine les résultats produits par les mesures prises par les joueurs. Par conséquent, avant le jeu, il faut consacrer du temps pour mettre rigoureusement à l’épreuve les règles du jeu. Si les occasions critiques de prendre des décisions ou les règles présentent des lacunes, les objectifs ne pourront être convenablement éprouvés.

L’équipe de planification de l’exercice commence le jeu. Le nombre de joueurs qui participent au jeu dépend des objectifs, de la conception et des concepts du jeu. En raison du nombre limité de participants, les planificateurs sont encouragés à ouvrir l’exercice aux observateurs (dans la mesure du possible). On demande aux observateurs de ne pas participer aux discussions et aux séances de stratégie. Cependant, ils peuvent avoir pour tâche de prendre des notes et de fournir une rétroaction aux contrôleurs.

Les contrôleurs devraient être au courant des règles et procédures préétablies et devraient jouer un rôle d’évaluateur de façon continue. Le jeu peut comprendre un ou plusieurs contrôleurs, selon le nombre d’équipes.

Les contrôleurs et évaluateurs prennent et compilent des notes qui sont pertinentes aux mesures prises par leur équipe. Immédiatement après le jeu, une brève rétroaction immédiate devrait avoir lieu auprès des membres de l’équipe de planification de l’exercice pour déterminer leur niveau de satisfaction relatif à l’exercice, discuter de toute question ou préoccupation et proposer des améliorations. De plus, les participants peuvent fournir une rétroaction immédiate et saisir les événements au moment où ils surviennent. L’équipe de planification devrait recueillir les listes de présence au jeu et obtenir les notes provenant de la rétroaction immédiate pour les inclure dans le RPM.

Équipe de planification de l’exercice

Lors des exercices axés sur les discussions, l’équipe de planification de l’exercice est habituellement moins nombreuse que l’équipe nécessaire pour les exercices axés sur les opérations. Pour cette raison, les membres de l’équipe devraient être disposés à accepter des responsabilités supplémentaires qui ne sont pas nécessairement associées au groupe auquel ils ont été assignés.

Conférences de planification

Les exercices axés sur les discussions nécessitent habituellement au moins deux conférences de planification. Ces conférences servent à concevoir et à finaliser les documents de l’exercice. Selon leur portée, les colloques et ateliers peuvent ne nécessiter qu’une seule conférence. La réunion sur le concept et les objectifs (C et O), qui sert à identifier les questions générales et à fournir une orientation générale, fait habituellement partie de la conférence de planification initiale (CPI) dans le cas des exercices axés sur les discussions. La grande majorité des questions devraient être identifiées et assignées lors de la CPI. La conférence de planification finale (CPF) devrait servir à examiner les points déjà élaborés/achevés.

CONSEIL : Les concepteurs de l’exercice devraient être bien au courant de toute corde sensible abordée dans les scénarios, comme les noms réels associés à des groupes terroristes connus ou des endroits choisis (par ex., noms d’écoles ou de sociétés privées). Dans la mesure du possible, afin d’éviter toute poursuite civile, il faut s’abstenir d’utiliser les noms réels d’un groupe, d’une organisation ou d’un lieu d’intérêt.

Calendrier de gestion de projet

Le planificateur principal de l’exercice (PPE) choisit la date de la CPI, qui marque le début du calendrier de planification de l’exercice. Pendant et après la CPI, les plans, les documents et la logistique de l’exercice sont examinés et finalisés en fonction du type d’exercice choisi. Une fois le calendrier établi, l’équipe de planification devrait le respecter. Tous les membres de l’équipe de planification devraient prendre part à l’élaboration du calendrier et avoir accès au calendrier final une fois celui-ci achevé.

Conception et élaboration

Objectifs de l’exercice

Les objectifs des exercices axés sur les discussions mettent habituellement l’accent sur les questions stratégiques et orientées vers les politiques, notamment les plans, politiques, ententes d’aide mutuelle et procédures existants.

Scénario

Au moment de concevoir un scénario, il faut tout d’abord déterminer le type de danger sur lequel l’exercice sera fondé. Chaque type de danger présente des forces et des faiblesses lorsqu’il s’agit d’évaluer différents aspects de la prévention, de l’atténuation, de la préparation, de l’intervention et du rétablissement. L’équipe de planification de l’exercice devrait choisir un danger qui répond aux objectifs de l’exercice. Le choix du danger devrait être fondé sur votre profil d’évaluation des risques.

Endroit

L’endroit est l’établissement ou le site où le scénario aura lieu. Le choix de l’endroit devrait être fondé sur le danger identifié. S’il y a lieu, l’endroit décrit dans le scénario devrait être choisi en fonction de l’identification des dangers et de l’évaluation des risques du ressort.

Documents

Manuel de la situation

Pour les exercices axés sur les discussions, le manuel de la situation (MANSIT) peut comprendre les renseignements suivants :

  • une introduction;
  • le calendrier des événements;
  • l’objet et la portée;
  • les objectifs de conception;
  • la structure de l’exercice (par ex., modules);
  • les instructions relatives à la tenue de l’exercice;
  • les rôles et responsabilités des animateurs, des participants et des observateurs;
  • les hypothèses et les éléments artificiels;
  • les règles de l’exercice;
  • les renseignements locaux (par ex., noms des organismes locaux, photos des appareils d’intervention);
  • le scénario;
  • les questions à examiner (les questions clés qui doivent être abordées lors de l’exercice);
  • les appendices de référence.

CONSEIL : Pour dissuader les participants de lire à l’avance le scénario du MANSIT pendant l’exercice, un autocollant peut être placé au-dessus de chaque module de manière à ce que les pages ne puissent être tournées que lorsque l’animateur demande aux participants d’ouvrir le module.

Dans le cadre de l’élaboration du MANSIT, les points suivants devraient être examinés et abordés :

  • des délais d’intervention réalistes;
  • des noms d’organismes ou d’organisations appropriés;
  • des lignes de communication appropriées (par ex., procédures de notification);
  • les capacités organisationnelles existantes (par ex., équipement, appareils).

Présentation multimédia

Pour l’exercice axé sur les discussions, la présentation multimédia devrait résumer et soutenir (tant sur le plan visuel que sur le plan auditif) les renseignements contenus dans les documents écrits. Les participants devraient être en mesure de lire les documents écrits tout en regardant ou en écoutant la présentation.

La présentation contient habituellement les renseignements suivants :

  • une introduction;
  • des renseignements généraux sur le danger ou le scénario;
  • les objectifs;
  • les règles de l’exercice;
  • les modules qui décrivent le scénario.

CONSEIL : Pour rendre plus réalistes le scénario et la présentation qui l’accompagne, enregistrez de véritables inserts sonores de personnes qui s’exprimeraient habituellement lors d’un incident réel (par ex., maire ou gouverneur, répartiteurs au 911, premiers intervenants).

Les améliorations audiovisuelles (A/V) apportées à une présentation peuvent comprendre des systèmes vidéo ou sonores qui transmettent des renseignements aux participants à l’exercice.

Guides d’évaluation des exercices

Les guides d’évaluation des exercices (GEE) servent à faciliter l’évaluation de l’exercice et devraient comprendre les tâches critiques qui doivent être accomplies lors d’un exercice. Chaque GEE fournit aux évaluateurs des renseignements sur les discussions auxquelles ils devraient s’attendre, un espace pour inscrire leurs observations, ainsi que les questions à examiner après l’exercice (dans le cadre de la première étape du processus d’analyse). Pendant la phase d’analyse, les évaluateurs combinent leurs observations avec celles des autres évaluateurs.

Parmi les guides d’évaluation des exercices qui peuvent servir à un exercice axé sur les discussions, on compte notamment les débreffages/rétroactions immédiates, les rapports postérieurs aux mesures (RPM), les plans d’amélioration (PA) et les plans de mesures correctives (PMC).

Médias

Politique sur les médias

Au besoin, les médias locaux devraient être informés de l’exercice avant qu’il n’ait lieu. Il est aussi recommandé d’informer le public de la tenue de l’exercice pour qu’il ne prenne pas un exercice axé sur les opérations pour un événement réel.

Il revient au ressort d’inviter ou non les médias à l’exercice. S’ils y sont invités, les médias devraient, avant l’exercice, avoir l’occasion de tenir des entrevues auprès des planificateurs et participants clés. Lors des exercices axés sur les discussions, les médias ne devraient pas assister à la discussion des procédures normales d’exploitation, des procédures d’exploitation d’urgence, ou d’autres renseignements qui pourraient être de nature délicate. Si les médias veulent filmer le déroulement de l’exercice et les participants, ils peuvent le faire à l’arrière de la salle jusqu’au début des discussions sur le scénario. Ainsi, les participants peuvent s’exprimer librement et ouvertement lors de l’exercice sans distractions externes ni intimidation.

Communiqué écrit

Avant un exercice, l’équipe de planification devrait élaborer un communiqué de presse écrit en vue de sa distribution aux médias. Le communiqué sert à fournir aux médias et au public des renseignements généraux sur l’exercice (par ex., lieu, date). Ces renseignements peuvent aussi être distribués aux observateurs et aux hauts fonctionnaires. Le communiqué ne devrait pas contenir de renseignements détaillés sur le scénario, ni des renseignements susceptibles de fausser les résultats de l’exercice si un participant devait les voir.

Un communiqué sur l’exercice à l’intention des médias et du public peut habituellement contenir les renseignements suivants :

  • une introduction :

• l’organisme parrain;

• les renseignements sur le programme;

• les résultats prévus;

  • l’objet :
  • la portée et la durée;
  • les renseignements généraux sur le scénario (par ex., lieu, buts, objectifs);
  • les organisations participantes.

Logistique

Les questions de logistique devraient être abordées avant l’exercice. Vous trouverez ci-dessous quelques-unes des questions qu’il pourrait être nécessaire d’examiner.

Logistique et administration

L’équipe de planification devrait visiter le site de l’exercice la veille de l’événement pour aborder toute question logistique ou administrative qui subsiste au sujet de la préparation, et pour prendre des dispositions relatives à l’enregistrement.

Avant la tenue de l’exercice, l’équipe de planification devrait fournir les documents d’exercice nécessaires, tels que :

  • un nombre suffisant de MANSIT ou d’autres documents écrits à l’intention des participants à l’exercice;
  • la présentation multimédia;
  • l’équipement audiovisuel approprié, y compris des télévisions, des projecteurs, des écrans de projection, des microphones et des haut-parleurs;
  • des cartes-chevalets pour chaque table;
  • des chevalets porte-noms pour chaque participant;
  • des insignes indiquant le rôle de chaque participant à l’exercice (par ex., participant, observateur, dignitaire, animateur, évaluateur);
  • des fiches d’enregistrement;
  • des formulaires de rétroaction.

Établissement/pièce

Les réunions et breffages devraient se tenir dans des établissements qui conviennent à la portée et à l’envergure de l’exercice. L’établissement devrait être suffisamment vaste pour recevoir tous les participants, observateurs, animateurs et présentateurs. La disposition des tables varie selon le type d’exercice. Par exemple, lors d’un ET, le nombre de tables devrait être fondé sur le nombre de secteurs fonctionnels participants. La disposition des tables devrait permettre la plus grande interaction possible entre les participants et l’animateur.

CONSEIL : Les salles de conférences sont les meilleurs endroits pour tenir les exercices axés sur les discussions.

Nourriture/rafraîchissements

De la nourriture et des rafraîchissements devraient être fournis aux participants et aux observateurs, surtout pendant de longs exercices.

Appareils audiovisuels requis

Les appareils audiovisuels requis devraient être identifiés bien à l’avance et les responsabilités précises devraient être assignées pour assurer le bon fonctionnement de l’équipement.

Fournitures

Les planificateurs d’exercices devraient prendre en considération l’importance des fournitures (par ex., crayons et blocs-notes) jugées nécessaires pour l’exercice. Ces fournitures devraient être obtenues avant la tenue de l’exercice et remises à tous les participants.

Insignes/chevalets porte-noms/chevalets de table

Chaque participant à l’exercice devrait avoir une insigne qui l’identifie clairement par son nom et celui de son organisme. Les chevalets porte-noms devraient être placés sur les tables avant le début de l’exercice pour que les participants puissent s’assoir à la bonne place. De plus, chaque table devrait avoir un chevalet de table qui identifie le secteur fonctionnel représenté (par ex., santé publique, gestion des situations d’urgence).

CONSEIL : Pour réduire les coûts associés à l’exercice, l’équipe de planification pourrait songer à produire des insignes et des cartes-chevalets qui peuvent être réutilisées lors d’exercices ultérieurs.

Enregistrement et identification des tables/petits groupes

Pour des raisons d’identification et de sécurité, les participants et les observateurs devraient s’enregistrer dès leur arrivée et fournir leur nom, celui de leur organisation, leur numéro de téléphone/télécopieur et leur adresse électronique. De plus, les tables devraient être assignées d’avance. L’équipe de planification devrait conserver des copies des fiches d’enregistrement pour que les participants puissent recevoir la correspondance de suivi.

Présentation

Les animateurs peuvent faire des présentations pour transmettre aux participants des renseignements importants sur l’exercice. Pendant ce temps, les participants devraient faire la connaissance des animateurs et évaluateurs principaux, recevoir des renseignements de base sur le processus de l’exercice et être informés de leurs rôles et responsabilités individuels.

Discussion animée

Les discussions de groupe animées ont lieu aux tables individuelles et sont de préférence animées par une personne qui possède des connaissances spécialisées dans le domaine des exercices fonctionnels. L’animateur est responsable d’aligner la discussion sur les objectifs de l’exercice et de s’assurer que toutes les questions sont examinées (si le temps le permet). De plus, pour permettre à l’animateur de se concentrer sur les questions de discussion clés, un rapporteur peut être affecté à la prise de notes.

Les discussions animées ont lieu avant les discussions dirigées.

CONSEIL : Les membres de l’équipe de planification sont souvent d’excellents animateurs parce qu’ils connaissent très bien les objectifs et le scénario.

Discussion dirigée

Lors des discussions dirigées, un représentant de chaque table résume les résultats de la discussion animée du groupe et les présente à tous les participants.

Débreffage/rétroaction immédiate

Les animateurs devraient prendre et compiler des notes qui sont pertinentes aux discussions animées et dirigées de leur groupe. Ces renseignements serviront à produire le RPM ou les notes d’exercice. De plus, les participants et observateurs devraient recevoir, avant la fin de l’exercice, des formulaires de rétroaction qui leur demandent de décrire leurs impressions.

Immédiatement après l’exercice, un court débreffage ou une brève rétroaction immédiate devrait avoir lieu auprès des membres de l’équipe de planification de l’exercice pour déterminer leur niveau de satisfaction, discuter de toute question ou préoccupation et proposer des améliorations.

Dans le cadre d’un débreffage ou d’une rétroaction immédiate, il faut accorder une importance particulière aux questions de logistique, pour que les mêmes problèmes ne se reproduisent pas lors d’exercices ultérieurs.

Évaluation

Les exercices complexes peuvent nécessiter l’élaboration d’un plan d’évaluation (PLANEVAL). La notion d’évaluation devrait être abordée lors des conférences de planification de l’exercice. Les points suivants devraient être établis :

  • le moyen d’évaluation;
  • le nombre d’évaluateurs;
  • la tenue du débreffage sur l’exercice.

Le processus d’évaluation et d’amélioration officiel comprend les sept étapes abordées à la phase 4 : évaluation de l’exercice et établissement d’un rapport (voir la page 25).

Conférence postérieure aux mesures

Un animateur principal devrait examiner l’ébauche de RPM et demander aux participants d’identifier les mesures à prendre pour traiter des questions et recommandations. Une fois que les mesures à prendre ont été identifiées, l’ébauche de RPM devrait être finalisée et publiée et la responsabilité de ces mesures devrait être attribuée à une personne, un organisme ou une organisation. Les dates limites devraient aussi être fixées.

Rapport postérieur aux mesures

Il est recommandé qu’une ébauche du rapport postérieur aux mesures (RPM) soit achevée dans le mois suivant la fin de l’exercice. Pour que les fonctionnaires aient suffisamment de temps pour examiner l’ébauche, l’équipe de planification de l’exercice devrait terminer l’ébauche dans un délai de trois semaines. La lettre d’accompagnement du RPM devrait informer le planificateur principal de l’exercice ou un représentant officiel que la période d’examen ne devrait pas dépasser trois semaines. Dès que le planificateur principal de l’exercice donne son accord aux changements effectués par l’équipe de planification de l’exercice, la publication du RPM est approuvée. Selon les procédures de l’organisation, le processus peut être différent.

Les rapports des colloques et ateliers devraient contenir à tout le moins les renseignements suivants :

  • la raison d’être de l’exercice (par ex., objet, buts, objectifs);
  • la description de l’exercice (par ex., contenu, structure, endroit);
  • la discussion des résultats (par ex., questions clés soulevées, état d’avancement des objectifs, rétroaction des participants);
  • les étapes suivantes (par ex., mesures à prendre, activités de suivi).

Plan de mesures correctives

Le plan de mesures correctives (PMC) décrit en détail les mesures que prendra un ressort pour donner suite à chaque recommandation présentée dans l’ébauche du RPM, identifie la personne ou l’organisme qui sera chargé de prendre les mesures, et indique le délai d’achèvement. Les responsabilités relatives au PMC initial devraient être attribuées lors du débreffage de l’exercice. Le PMC final est inclus dans le RPM final.

Le PMC devrait établir les priorités de façon réaliste. Les recommandations concernant les questions critiques devraient avoir la priorité absolue. Dans le cas des exercices axés sur les discussions, il se peut que le PMC indique que des exercices supplémentaires sont nécessaires, peut-être même des exercices axés sur les opérations.

Système de partage de l’information sur les leçons apprises

Les recommandations présentées dans le RPM et PMC devraient être fondées sur les leçons apprises et les meilleures pratiques, lesquelles peuvent ensuite être saisies et partagées avec d’autres ministères, collectivités et organisations pour améliorer la préparation aux situations d’urgence dans l’ensemble de la province.

Planification des améliorations

Puisque les exercices axés sur les discussions sont les composantes de base des exercices ultérieurs, il faut porter une attention particulière aux activités postérieures à l’exercice et au contenu du PMC.

Débreffage sur l’exercice

Le débreffage sur l’exercice devrait avoir lieu après l’élaboration du RPM et l’incorporation des commentaires du personnel clé. Le débreffage est habituellement un atelier d’une demi-journée au cours duquel les conclusions et recommandations du RPM sont présentées au personnel clé et à l’équipe de planification de l’exercice. L’animateur principal devrait examiner le RPM et demander aux participants d’identifier les mesures à prendre pour traiter des questions et recommandations. Une fois que les mesures à prendre ont été identifiées, la responsabilité de ces mesures devrait être attribuée soit à une personne, soit à un organisme ou une organisation. Les dates limites devraient aussi être fixées.

Suivi de la mise en œuvre

Après que les recommandations et les mesures à prendre ont été identifiées dans le PMC, que les responsabilités ont été attribuées et que les dates limites ont été établies, le ressort doit s’assurer du suivi de chaque mesure à prendre jusqu’à ce qu’elle ait été prise, ainsi que de la mise en œuvre des améliorations.

Chapitre 5: Exercices axés sur les opérations

Les exercices axés sur les opérations représentent l’étape suivante de l’approche modulaire et comprennent des exercices d’entraînement, des exercices fonctionnels (EF) et des exercices complets (EC). Ces types d’exercices servent à valider les plans, politiques, ententes et procédures qui ont été consolidés lors des exercices axés sur les discussions. Les exercices axés sur les opérations peuvent préciser les rôles et responsabilités, identifier les lacunes sur le plan des ressources nécessaires à la mise en œuvre des plans et procédures, et améliorer le rendement de chaque personne et des équipes. Ils présentent des caractéristiques communes, notamment l’intervention réelle, la mobilisation des appareils et ressources, ainsi que l’engagement du personnel, habituellement sur une période prolongée. Ces exercices peuvent exiger la participation d’une seule organisation ou d’un seul ressort, ou la participation de multiples organisations ou ressorts.

Types d’exercices axés sur des opérations particulières

Exercices d’entraînement

Un exercice d’entraînement est une activité coordonnée et supervisée servant habituellement à mettre à l’essai une opération ou fonction précise au sein d’un seul organisme ou d’une seule organisation. Les exercices d’entraînement sont couramment utilisés pour offrir une formation sur le nouvel équipement, élaborer ou mettre à l’essai de nouvelles politiques ou procédures, ou mettre en pratique et maintenir les compétences courantes. Les exercices d’entraînement ont une portée étroite et mettent habituellement l’accent sur un aspect précis d’une opération. Les exercices d’entraînement peuvent servir à déterminer si les plans peuvent être exécutés comme prévu, à déterminer si une formation supplémentaire est requise, ou à renforcer les meilleures pratiques.

Les exercices d’entraînement présentent habituellement les caractéristiques suivantes :

  • un centre d’intérêt étroit mesuré par rapport aux normes établies;
  • une rétroaction instantanée;
  • un milieu réaliste pour les essais;
  • un rendement isolé des autres tâches;
  • une préparation en vue des exercices de plus grande portée (c.-à-d., les exercices complets).

Pour chaque exercice d’entraînement, des plans, des politiques et des procédures clairement définis doivent être en vigueur. Le personnel doit bien connaître ces plans et politiques et avoir reçu une formation sur les processus et procédures visés par l’exercice d’entraînement. Pendant l’événement, les participants doivent savoir qu’ils prennent part à un exercice d’entraînement et non à un événement réel.

Les contrôleurs devraient s’assurer que le comportement des participants respecte des limites prédéterminées et que les entités qui ne participent pas à l’exercice d’entraînement (mais qui participeraient à l’événement réel) n’interviennent pas. Les évaluateurs devraient observer les comportements et les comparer aux plans, politiques, procédures et pratiques courantes (s’il y a lieu). De plus, les contrôleurs de la sécurité devraient s’assurer que toute activité a lieu dans un milieu sécuritaire.

Exercices fonctionnels

Les exercices fonctionnels (EF) sont des activités auxquelles participent un seul ou plusieurs organismes et qui sont conçues pour mettre à l’essai et évaluer, dans un environnement temps réel simulé, les capacités de l’organisme, de multiples fonctions ou des activités dans le cadre d’une fonction, ou des groupes de fonctions interdépendants. Ils visent surtout à soumettre à un exercice les plans, les politiques, les procédures et le personnel qui sont associés aux fonctions de gestion, de direction, de commande et de contrôle, comme le personnel du centre des opérations d’urgence (COU), les contrôleurs, les simulateurs et les évaluateurs. Les événements sont prévus au moyen d’un scénario de l’exercice préétabli doté d’une souplesse fonctionnelle qui permet de faire des mises à jour pour orienter les activités au niveau de la gestion. De plus, le déplacement du personnel et de l’équipement est simulé.

L’EF a pour objectif de soumettre à un exercice des plans, politiques et procédures particuliers, ainsi que le personnel susceptible de participer au système de gestion des incidents (SGI) de l’organisation. Il aide les participants à simuler une réponse à un scénario, y compris leurs compétences décisionnelles, habituellement dans un environnement sensible au temps.

Les EF présentent habituellement les caractéristiques suivantes :

  • l’évaluation des fonctions;
  • l’évaluation du COU, des postes de commandement, de l’administration centrale et du personnel;
  • le renforcement des politiques et procédures établies;
  • la mesure du caractère adéquat, de l’utilisation et de l’acquisition des ressources;
  • l’examen des rapports entre les ressorts;
  • l’utilisation d’une liste maîtresse des événements du scénario (LMES) en tant qu’outil principal sur lequel se fonde le déroulement de l’exercice.

Pour créer un environnement efficace, l’équipe de planification de l’exercice devrait reproduire le monde réel dans les domaines de jeu potentiels. Les mesures prises par les organismes et les joueurs devraient être prévues, tandis que les ressources d’information devraient être identifiées et réunies. Comme pour d’autres types d’exercices axés sur les opérations, l’équipe de planification de l’exercice devrait s’assurer que les entités qui ne participent pas à l’exercice (mais qui participeraient à l’événement réel) n’interviennent pas.

Le breffage et la formation des contrôleurs et évaluateurs devraient avoir lieu avant la date de l’exercice. Le breffage et la formation devraient être suffisamment longs pour permettre de poser des questions et de visiter le site de l’exercice. Les contrôleurs et évaluateurs devraient être en mesure de se rencontrer et de déterminer où ils se trouveront pendant l’exercice. Les contrôleurs devraient recevoir un breffage sur leurs responsabilités et les règles d’engagement, tandis que les évaluateurs devraient se familiariser avec les objectifs de l’exercice, les formulaires de l’exercice et le processus d’établissement de rapports. Les contrôleurs et évaluateurs devraient se positionner de manière à pouvoir observer les mesures sans gêner le déroulement de l’exercice.

Sauf en cas de mauvais temps, une planification approfondie devrait permettre de commencer l’exercice à temps. Les mesures de sécurité devraient être en place au moins deux heures avant le début de l’exercice. Les contrôleurs, les évaluateurs, les observateurs et les médias devraient être sur place suffisamment tôt pour permettre de commencer l’exercice à temps. Les observateurs et les médias devraient demeurer dans leurs zones assignées pendant tout l’exercice (à moins d’être accompagnés par un préposé). Les agents d’information sur les situations d’urgence (AISU) devraient être disponibles pour interpréter les mesures ou pour fournir au besoin des breffages aux observateurs et aux médias. Pendant l’EF, les participants doivent savoir qu’ils prennent part à un exercice et non à un incident réel.

Dans le cadre de l’exercice fonctionnel, les contrôleurs devraient se servir de la liste maîtresse des événements du scénario (LMES) pour s’assurer que le comportement des participants respecte des limites prédéterminées. Les contrôleurs dans la cellule de simulation (CELLSIM) injectent des éléments du scénario pour simuler des événements réels, tandis que les évaluateurs observent les comportements et les comparent aux plans, politiques, procédures et pratiques courantes (s’il y a lieu), ainsi qu’au calendrier établi dans la LMES. De plus, les contrôleurs de la sécurité s’assurent que toute activité a lieu dans un milieu sécuritaire.

Bien qu’un délai puisse être prévu pour l’exercice, il est préférable que celui-ci se termine après que les objectifs de l’exercice ont été atteints et que toutes les fonctions requises ont été accomplies à la satisfaction du directeur des exercices ou de l’équipe de planification de l’exercice.

Exercices complets

Les exercices complets (EC) sont habituellement le type d’exercice le plus complexe et exigeant en termes de ressources. Ces exercices auxquels participent de nombreux organismes et ressorts servent à mettre à l’essai plusieurs facettes des interventions et des activités de rétablissement en cas d’urgence. Lors de ces exercices, de nombreux intervenants fonctionnent dans le cadre d’un ou de plusieurs systèmes de gestion des incidents pour intervenir de façon efficace et efficiente en cas d’incident et pour lancer les opérations de rétablissement. L’EC met l’accent sur la mise en œuvre et l’analyse des plans, politiques et procédures élaborés lors des exercices axés sur les discussions et mis à l’essai lors d’exercices axés sur les opérations antérieurs à plus petite échelle. Les événements sont prévus au moyen d’un scénario de l’exercice préétabli doté d’une souplesse fonctionnelle qui permet de faire des mises à jour pour orienter les activités. L’EC a lieu en temps réel et reproduit de près un événement réel. Les intervenants et les ressources sont mobilisés et déployés sur les lieux, où ils prennent les mesures qu’ils prendraient si un incident réel avait eu lieu (à quelques exceptions mineures près). Les EC présentent habituellement les caractéristiques suivantes :

  • la mobilisation des unités, du personnel et de l’équipement;
  • le recours aux politiques et procédures établies (qui se rapportent au scénario);
  • la mesure du caractère adéquat, de l’affectation et de l’acquisition des ressources;
  • l’examen des rapports entre les ressorts;
  • l’analyse du rendement.

Le niveau de soutien nécessaire pour tenir un EC est plus élevé que celui qui est nécessaire pour d’autres types d’exercices. Le site d’exercice d’un EC est habituellement vaste et la logistique du site exige une surveillance étroite. Les questions de sécurité, y compris celles concernant l’utilisation d’accessoires et d’effets spéciaux, doivent être examinées. Tout au long de l’exercice, de nombreuses activités ont lieu simultanément.

Les contrôleurs et évaluateurs devraient se rencontrer avant l’exercice (peut-être lors du breffage des C/É) pour déterminer où ils se trouveront pendant l’exercice. Les contrôleurs devraient recevoir un breffage sur leurs responsabilités, les règles du déroulement de l’exercice et l’utilisation de la LMES ou d’autres outils. Pour leur part, les évaluateurs devraient bien connaître les objectifs de l’exercice, les formulaires de l’exercice et le processus d’établissement de rapports. Les contrôleurs et évaluateurs devraient se positionner de manière à pouvoir observer les activités de l’exercice en gênant le moins possible le déroulement de l’exercice.

Sauf en cas de mauvais temps, une planification approfondie devrait permettre de commencer l’exercice à temps. Les mesures de sécurité devraient être en place au moins deux heures avant le début de l’exercice. Les contrôleurs, les évaluateurs, les observateurs et les médias devraient être sur place suffisamment tôt pour permettre de commencer l’exercice à temps. Les observateurs et les médias devraient demeurer dans leurs zones assignées pendant tout l’exercice (à moins d’être accompagnés par un préposé). Un agent d’information sur les situations d’urgence (AISU) devrait être disponible pour interpréter les mesures ou pour fournir au besoin des breffages aux observateurs et aux médias. Pendant l’EC, les participants doivent savoir qu’ils prennent part à un exercice et non à un incident réel.

Les contrôleurs devraient s’assurer que le comportement des participants respecte des limites prédéterminées et que les entités qui ne participent pas à l’exercice (mais qui participeraient à l’événement réel) n’interviennent pas. Les contrôleurs de la CELLSIM sont responsables d’injecter des éléments du scénario pour simuler des événements réels, tandis que les évaluateurs observeront les comportements et les compareront aux plans, politiques, procédures et pratiques courantes déjà établis (s’il y a lieu). Les contrôleurs de la sécurité devraient s’assurer que toute activité a lieu dans un milieu sécuritaire.

Bien qu’un délai puisse être prévu pour l’exercice, il est préférable que celui-ci se termine après que les objectifs de l’exercice ont été atteints et que toutes les fonctions requises ont été accomplies à la satisfaction du directeur des exercices ou de l’équipe de planification de l’exercice.

Équipe de planification de l’exercice

Lors d’un exercice axé sur les opérations, l’équipe de planification de l’exercice devrait comprendre des représentants de chaque organisme participant ou secteur fonctionnel, ainsi que des représentants de tous les secteurs de soutien logistique nécessaires. Puisque les commentaires provenant de toutes ces disciplines sont nécessaires, l’équipe de planification de l’exercice sera vraisemblablement plus nombreuse que celle qui est nécessaire pour un exercice axé sur les discussions. Les membres de l’équipe de planification doivent bien s’assurer que les tâches sont convenablement assignées à un groupe ou une personne.

CONSEIL : Pour les exercices complexes à grande échelle, les membres de l’équipe de planification devraient songer à utiliser un portail sécurisé sur le Web pour échanger les documents d’exercice ainsi que des renseignements et idées. Cela permettrait aux utilisateurs d’avoir accès aux documents, de fournir directement leurs commentaires et de partager des renseignements en toute sécurité.

Conférences de planification

La planification des exercices axés sur les opérations se fait habituellement au moyen d’au moins trois conférences (la conférence de planification initiale [CPI], la conférence de planification à mi-parcours [CPM] et la conférence de planification finale [CPF]). Puisqu’il faut de nombreux renseignements pour organiser un exercice axé sur les opérations, on encourage les ressorts à organiser au besoin jusqu’à cinq conférences, y compris une réunion sur le concept et les objectifs (C et O) ou une conférence sur la liste maîtresse des événements du scénario (LMES).

Calendrier de gestion de projet

Les exercices axés sur les opérations exigent un processus de planification beaucoup plus détaillé et organisé que les exercices axés sur les discussions. L’équipe de planification de l’exercice devrait établir un calendrier indiquant les dates des réunions clés, les jalons et les tâches essentielles au plus tard à l’issue de la CPI. Les planificateurs devraient suivre le calendrier à la lettre. Tout changement devrait être justifié auprès du planificateur principal de l’exercice, et l’équipe complète devrait en être avisée pour éviter toute confusion.

Conception et élaboration

Objectifs de l’exercice

Les objectifs de l’exercice axé sur les opérations mettent habituellement l’accent sur l’intégration de multiples entités et sur les questions au niveau des systèmes et au niveau tactique.

CONSEIL : Des chemins d’intervention préétablis à partir d’une zone de rassemblement aideront à réduire la possibilité d’accidents et le nombre de problèmes de responsabilité. Des directives et des cartes devraient être produites et distribuées aux joueurs et aux intervenants avant l’exercice.

Scénario

Le scénario d’un exercice axé sur les opérations devrait fournir des renseignements de base sur l’incident ou les incidents catalyseurs de l’exercice. Il faudrait songer à créer un scénario qui pourrait comprendre des incidents locaux et des installations locales. Les conclusions tirées de l’évaluation des risques et de la vulnérabilité d’un ressort pourraient contribuer à l’élaboration du scénario. S’il y a lieu, les membres de l’équipe de planification devraient aussi examiner les incidents réels passés et les plans existants qui ont été élaborés pour les attractions locales populaires ou les grands sites.

CONSEIL : Les concepteurs devraient être au courant de toute corde sensible concernant les scénarios et éviter d’utiliser des noms réels associés à des événements ou personnes connus, ou à des sites choisis.

Danger

Le danger proposé par le scénario de l’exercice devrait être fondé sur les objectifs de l’exercice. De plus, afin de tenir compte de la tolérance réelle de votre organisation, il serait utile de fonder le danger proposé par l’exercice sur une détermination des dangers et une évaluation des risques. Il est également important d’examiner la gravité et la probabilité des dangers au moment de déterminer le danger qui conviendrait à l’exercice.

Endroit

Tout comme le choix du danger, le choix de l’endroit devrait être fondé sur les objectifs de l’exercice. L’endroit servant à la tenue de l’exercice ne doit pas nécessairement être celui qui est décrit dans le scénario de l’exercice.

Au moment d’établir un exercice axé sur les opérations, les planificateurs devraient prendre en considération la zone de rassemblement, le chemin d’intervention, la zone des opérations d’intervention, le stationnement, l’enregistrement, l’hébergement des observateurs/médias, ainsi que toute installation possible pour une cellule de simulation (CELLSIM). Des toilettes et de l’eau devraient être mises à la disposition de tous les participants, observateurs et acteurs. Toutes les personnes autorisées sur le site de l’exercice devraient porter une forme d’identification quelconque. La sécurité du périmètre et la sécurité sur le site lors de la préparation et de la tenue de l’exercice sont essentielles.

Temps

Pour tous les exercices, notamment ceux qui sont tenus à l’extérieur, il faudrait décider d’utiliser soit les conditions météorologiques réelles qui existent au moment de l’exercice, soit des conditions météorologiques simulées, pour déclencher une certaine chaîne d’événements. La direction et la vitesse du vent sont habituellement simulées pour que le déroulement de l’exercice puisse être plus aisément confiné dans une zone et pour que les organismes d’intervention n’aient pas à déplacer leurs opérations chaque fois que le vent change de direction. Voilà pourquoi la plupart des planificateurs d’exercices ont recours à des conditions météorologiques simulées ou standardisées.

Date et heure

Dans tous les scénarios, la date et l’heure ont une incidence sur le déroulement de l’exercice. Les données démographiques de plusieurs collectivités sont différentes les jours de semaine, les fins de semaine et lors des congés, ainsi que pendant les événements spéciaux. De plus, la population et les données démographiques ont tendance à changer selon l’heure de la journée. Ces changements peuvent avoir une incidence sur les mesures prévues des participants et peuvent être intégrés au scénario.

CONSEIL : Songez à tenir l’exercice la fin de semaine ou la nuit pour mettre à l’essai les niveaux de ressources aux heures creuses et pour minimiser la perturbation de la circulation et des activités courantes.

Documents

Plan d’exercices

Les plans d’exercices (PLANEX) sont publiés et distribués avant le début de l’exercice et fournissent un synopsis de l’exercice. En plus de traiter des objectifs et de la portée de l’exercice, les PLANEX attribuent les tâches et les responsabilités nécessaires à l’exécution réussie de l’exercice. Le PLANEX ne devrait pas contenir de renseignements détaillés sur le scénario, tels que le nom du danger. Un PLANEX contient habituellement les sections suivantes :

  • l’objet/la portée/les objectifs;
  • le contexte;
  • la durée;
  • la date et l’heure de l’exercice;
  • l’organisation de l’exercice (par ex., directeur, contrôleurs, évaluateurs, joueurs);
  • les rôles et responsabilités;
  • les règles de conduite;
  • les questions de sécurité;
  • la logistique;
  • la sécurité et l’accès;
  • les communications;
  • le calendrier des événements;
  • les cartes et directives.

Manuel du contrôleur et de l’évaluateur

Le manuel du contrôleur et de l’évaluateur (manuel du C/de l’É) complète le PLANEX, contient des renseignements plus détaillés au sujet du scénario de l’exercice et décrit les rôles et responsabilités des contrôleurs et évaluateurs de l’exercice. Puisque le manuel du C/de l’É contient des renseignements sur le scénario et l’administration de l’exercice, il ne devrait être distribué qu’aux personnes désignées expressément contrôleurs ou évaluateurs. En sus des renseignements contenus dans le PLANEX, le manuel du C/de l’É contient habituellement les sections suivantes :

  • les renseignements détaillés sur le scénario;
  • les rôles et responsabilités de la/des zone(s) fonctionnelle(s) ou de chaque contrôleur ou évaluateur;
  • le plan de sécurité de l’exercice;
  • le plan de communications du contrôleur;
  • les guides d’évaluation des exercices (GEE).

Plan d’évaluation

Le plan d’évaluation (PLANEVAL) fournit au personnel d’évaluation une orientation et des instructions sur la méthodologie d’évaluation ou d’observation qui doit être utilisée, ainsi que les documents essentiels requis pour l’exécution de ses fonctions particulières. Dans le cadre d’exercices à plus grande échelle et plus complexes, les planificateurs peuvent élaborer un PLANEVAL qui remplace ou complète le manuel du C/de l’É. Le PLANEVAL est un document à diffusion restreinte que les évaluateurs devraient utiliser conjointement avec le PLANEX et la LMES. Les détails qu’il contient peuvent varier et comprendre ce qui suit :

  • un aperçu de l’exercice;
  • l’organisation du contrôle de l’évaluation;
  • la méthodologie d’évaluation et les techniques d’observation;
  • les rôles et responsabilités de l’évaluateur;
  • le plan de communications de l’évaluation.

Instructions au personnel de contrôle

Les documents des instructions au personnel de contrôle (IPC) contiennent les conseils dont les contrôleurs, simulateurs et évaluateurs ont besoin en ce qui concerne les procédures et responsabilités relatives au contrôle, à la simulation et au soutien des exercices. Ces instructions visent les exercices complexes et à grande échelle qui nécessitent une plus grande coordination au sein du personnel de contrôle. Les IPC ont pour objet :

  • de fournir les détails du scénario;
  • d’élaborer des lignes directrices sur le contrôle et le soutien de la simulation;
  • d’expliquer la notion d’exercice dans la mesure où elle se rapporte aux contrôleurs et simulateurs;
  • d’établir la structure de gestion de ces activités;
  • d’établir et de définir les communications, la logistique et l’administration de la structure de contrôle.

Liste maîtresse des événements du scénario

La liste maîtresse des événements du scénario (LMES) contient une liste chronologique des événements et injections qui orientent le déroulement de l’exercice. La LMES établit un lien entre la simulation et les mesures, améliore l’expérience des joueurs de l’exercice et tient compte d’un incident ou d’une activité qui incitera les joueurs à mettre en œuvre la politique ou la procédure qui est mise à l’essai. Chaque LMES contient les renseignements suivants :

  • l’heure ou les heures indiquées du scénario;
  • un synopsis des événements;
  • le contrôleur responsable d’effectuer l’injection, avec des instructions spéciales du contrôleur/de l’évaluateur (s’il y a lieu);
  • la mesure ou les mesures prévues (c.-à-d., la réaction prévue des joueurs après une injection dans la LMES);
  • le joueur ou les joueurs visés par les injections;
  • l’objectif à démontrer (s’il y a lieu);
  • une section de notes (pour que les contrôleurs et évaluateurs puissent suivre les événements réels par rapport à ceux qui sont énumérés dans la LMES, avec des instructions spéciales à l’intention de chacun des contrôleurs et évaluateurs).

Les heures indiquées dans la LMES devraient correspondre aux heures auxquelles une injection devrait avoir lieu. Ces heures devraient être aussi réalistes que possible et devraient être fondées sur les commentaires des représentants des secteurs fonctionnels. Si l’activité a lieu plus tôt que prévu, l’heure devrait être prise en note mais le déroulement de l’exercice ne devrait pas être interrompu.

Injections de messages

Les injections de messages sont habituellement utilisées dans le cadre d’exercices qui comprennent de multiples activités simulées. Ces messages sont habituellement transmis par l’intermédiaire d’une CELLSIM et servent à simuler les mesures, activités et conversations d’une personne, d’un organisme ou d’une organisation qui ne participe pas à l’exercice mais dont la participation active serait probable en cas d’événement réel. Par exemple, il se peut qu’une municipalité ne participe pas à un exercice dont la portée est limitée. Pour simuler les activités du bureau du maire lors d’une situation d’urgence, un message peut être formulé pour simuler l’avis transmis au maire par le premier ministre. Ce message peut être transmis par téléphone par l’intermédiaire de la CELLSIM. L’injection de message devrait être lue par un simulateur agissant au nom du bureau du maire.

CONSEIL : Au moment de lire les injections de messages, les simulateurs devraient être aussi réalistes que possible.

Il y a trois types d’injections de messages :

  1. Les injections contextuelles sont présentées à un joueur par un contrôleur pour aider à créer l’environnement d’exploitation contemporain.
  2. Les événements prévus représentent les mesures prévues qui seraient habituellement prises dans le cadre du type d’incident en cause.
  3. Les injections de prévoyance sont des événements qui devraient être signalés verbalement à un joueur par un contrôleur s’ils n’ont pas lieu.

Les listes maîtresses des événements du scénario sont habituellement produites en deux formats, abrégé et long. Les LMES abrégées indiquent l’injection et l’heure de celle-ci, accompagnées d’une brève description, et désignent le contrôleur responsable et un joueur. Elles peuvent servir de manuel de référence rapide lors du déroulement de l’exercice. Les longues LMES sont utilisées lorsque de plus amples détails sont nécessaires; elles comprennent des descriptions plus détaillées, le texte exact des injections de la CELLSIM, ainsi que les descriptions des mesures prévues.

Flux procédural

Les flux procéduraux (FLUXPRO) décrivent brièvement un flux séquentiel de mesures prévues de la part des organisations participantes en réponse à une situation hypothétique. Ils sont habituellement produits pour les exercices de niveau national ou international pour décrire les procédures des ministères et organisations qui peuvent ou non être publiées ailleurs. Le FLUXPRO permet aux contrôleurs et évaluateurs de suivre et de surveiller les mesures prévues pour s’assurer qu’elles sont prises aux heures indiquées. Il diffère de la LMES en ce sens qu’il ne contient que les mesures prévues des joueurs. En revanche, la LMES est un outil complet qui contient les mesures prévues ainsi que les injections du contrôleur qui déclenchent ou lancent certains événements.

Guides d’évaluation des exercices

Comme dans le cas des exercices axés sur les discussions, les guides d’évaluation des exercices (GEE) destinés aux exercices axés sur les opérations comprennent les tâches essentielles qui devraient être accomplies lors d’un exercice. Un GEE peut être notamment un débreffage/une rétroaction immédiate, un rapport postérieur aux mesures (RPM), un plan d’amélioration (PA), ou un plan de mesures correctives (PMC).

Trousses du contrôleur et de l’évaluateur

Avant un exercice, les contrôleurs et évaluateurs devraient recevoir tous les documents dont ils auront besoin pour s’acquitter de leurs responsabilités. Ces documents peuvent être extraits des renseignements plus détaillés que contient le manuel du C/de l’É ou les IPC.

La trousse du contrôleur devrait contenir ce qui suit :

  • les renseignements essentiels sur le manuel du C/de l’É ou sur les IPC;
  • La LMES (y compris les injections pour chaque contrôleur responsable);
  • des cartes et directives.

La trousse de l’évaluateur devrait contenir les mêmes documents que la trousse du contrôleur, en plus des guides d’évaluation des exercices. Ces documents devraient être placés dans une trousse (par ex., une chemise ou un carnet) pour pouvoir être facilement consultés pendant l’exercice.

Zones du site de l’exercice

Chemin d’intervention

Le chemin d’intervention est le chemin emprunté par les unités d’urgence qui interviennent en cas d’incident simulé. Ce chemin devrait être clairement identifié et libre de toute circulation qui n’est pas associée à l’exercice. Il devrait mener de la zone de rassemblement au site de l’exercice.

Zone d’intervention

La zone d’intervention est un grand espace où les opérations ont lieu (par ex., décontamination, triage, traitement et zone de mise hors d’état de fonctionner des armes).

Stationnement

Des aires de stationnement établies devraient être clairement identifiées en vue de leur utilisation par les observateurs, les médias (s’il y a lieu), les acteurs, les contrôleurs et les évaluateurs.

Enregistrement

Le site devrait être interdit au personnel non autorisé. Toutes les personnes associées à l’exercice devraient s’enregistrer dès leur arrivée au site d’exercice et recevoir une insigne.

Zone de rassemblement

La zone de rassemblement est le lieu où se réunissent les ressources déployables avant le début de l’exercice. Les unités d’intervention sont déployées à partir de cette zone; par conséquent, le personnel, les organisations et les ressources qui jouent un rôle et qui interviennent sur le site principal de l’incident (où survient l’événement déclencheur) devraient se rendre dans la zone de rassemblement. Tous les participants qui jouent un rôle dans des lieux hors site (par ex., hôpitaux, centres des opérations d’urgence [COU]) devraient se rendre dans les zones désignées par leurs organisations respectives.

Plus d’une zone de rassemblement peut être établie si l’exercice comprend plusieurs sites ou événements. Dans le cadre d’un événement réel, les unités seraient déployées à partir de divers lieux et arriveraient à différents moments. Cependant, dans le cadre d’un exercice, la zone de rassemblement constitue un lieu sûr à proximité de l’exercice à partir duquel les unités peuvent être envoyées directement sur le site, ce qui permet de simuler les temps d’intervention réels dans un environnement à faible risque. Il ne faut pas confondre la zone de rassemblement et les zones de préparation, lesquelles peuvent être établies par le commandant du lieu de l’incident (CI) pour préparer les unités avant leur arrivée sur les lieux.

Le contrôleur de la zone de rassemblement sur place devrait demeurer en étroite communication avec d’autres contrôleurs tout au long de l’exercice pour assurer le déploiement sécuritaire et réaliste des unités. Le contrôleur de la zone de rassemblement est responsable de l’organisation logistique de la zone de rassemblement, y compris la détermination de l’emplacement des unités et la coordination des modèles de sortie des unités déployées. Une excellente organisation de cette zone est essentielle à la réussite de l’exercice. Par conséquent, il est important que l’équipe de planification crée un calendrier de déploiement fondé sur des temps d’intervention réalistes à partir de la maison mère ou du bureau principal de l’unité ou de l’organisme.

Le contrôleur de la zone de rassemblement devrait être informé de toute mise à jour de l’exercice susceptible de nécessiter des modifications au calendrier de déploiement. Si de telles modifications sont requises, le contrôleur de la zone de rassemblement est responsable de mettre à jour le calendrier de déploiement.

Lorsqu’une unité arrive dans la zone de rassemblement, le contrôleur devrait s’assurer que tous les joueurs sont présents. Les unités devraient être mises en place selon l’heure de leur déploiement. De plus, des personnes qualifiées devraient procéder à une vérification de l’équipement pour s’assurer qu’il fonctionne et qu’il peut être utilisé en toute sécurité dans le cadre de l’exercice.

Environ 15 à 30 minutes avant le début de l’exercice, le contrôleur de la zone de rassemblement devrait tenir un breffage à l’intention de tous les joueurs pour discuter des rôles et responsabilités de chacun, des paramètres de l’exercice, de la sécurité, des insignes et de toute préoccupation ou question qui subsiste en ce qui concerne la logistique de l’exercice.

Des mesures devraient être prises pour assurer la simulation des temps d’intervention réels. Une fois dépêchées sur les lieux, les unités ne devraient quitter la zone de rassemblement qu’après avoir reçu des instructions à cet effet. Il faut déployer les unités à partir de leur maison mère jusqu’au site de l’incident en se fondant sur un temps d’intervention réaliste. Si les unités ne sont pas demandées ou déployées conformément au calendrier de déploiement, le contrôleur de la zone de rassemblement devrait en aviser le directeur des exercices et coordonner avec lui le déploiement des unités. Puisque le personnel peut être réuni dans la zone de rassemblement pendant une longue période avant que les unités ne soient dépêchées sur les lieux, il est important que des provisions et installations, comme de l’eau potable et des toilettes, soient disponibles. Après l’exercice, les contrôleurs devraient s’assurer que les joueurs appropriés assistent à la rétroaction immédiate postérieure à l’exercice dans leurs zones fonctionnelles respectives.

Zone des observateurs/médias

Lorsque des observateurs et les médias sont invités à un exercice, il faut les emmener dans une zone désignée qui leur permet d’observer le déroulement de l’exercice sans le gêner. Les activités confidentielles devraient avoir lieu à une certaine distance de la zone des observateurs/médias.

Simulation

Cellule de simulation

Les cellules de simulation (CELLSIM) servent à générer des injections et à recevoir les réponses des joueurs aux organisations non participantes. La CELLSIM fournit également des renseignements à la place d’un organisme non participant.

Sur le plan physique, la CELLSIM est un lieu de travail pour certains professionnels qualifiés qui représentent des organisations non participantes et pour les personnes susceptibles de participer activement à une intervention dans le cadre d’un événement réel. Selon le type d’exercice, la CELLSIM peut avoir besoin d’un téléphone, d’un télécopieur, d’un ordinateur, d’une adresse électronique, ou d’autres moyens de communication.

Acteurs

Les acteurs volontaires jouant le rôle d’une victime constituent une partie importante de l’exercice axé sur les opérations. Ils rendent l’exercice plus réaliste et obligent les participants à fournir des soins simulés aux victimes. Le recrutement des acteurs jouant le rôle d’une victime est l’un des plus grands défis de tout exercice axé sur les opérations. Aussitôt que l’équipe de planification détermine le nombre total d’acteurs nécessaires, les membres de l’équipe devraient commencer à les recruter auprès de sources locales.

CONSEIL : Les étudiants en art dramatique, les aspirants-policiers et aspirants-pompiers, les étudiants-infirmiers et le personnel militaire font souvent d’excellents acteurs qui peuvent jouer le rôle d’une victime. Certains acteurs jouant le rôle d’une victime peuvent recevoir des crédits pour services bénévoles pour leur participation à un événement qui profite aux intervenants et à l’organisation toute entière.

Formulaires de renonciation

Chaque acteur jouant le rôle d’une victime devrait recevoir un formulaire de renonciation avant le jour de l’exercice. En signant ce formulaire, les planificateurs de l’exercice et les participants à l’exercice renoncent à toute réclamation pour responsabilité. Les ressorts devraient faire preuve de discernement au moment de recruter des acteurs âgés de moins de 18 ans, en raison des défis et préoccupations supplémentaires sur le plan de la responsabilité, de la maturité et des réactions émotionnelles. Si l’événement exige la participation de bénévoles âgés de moins de 18 ans, leurs parents ou tuteurs légaux devraient signer leurs formulaires de renonciation.

Instructions aux acteurs

Les bénévoles devraient recevoir leurs instructions avant le jour de l’exercice. Ces instructions devraient préciser aux bénévoles tout élément particulier à prendre en considération, notamment :

  • porter de vieux vêtements;
  • manger avant de participer à l’exercice;
  • informer le coordonnateur des acteurs jouant le rôle d’une victime des conditions préexistantes.

Les instructions aux acteurs jouant le rôle d’une victime devraient également comprendre des renseignements sur l’heure d’arrivée, le lieu où il faut se rendre, ainsi que la question de savoir si un repas sera offert pendant ou après l’exercice.

CONSEIL : S’informer auprès des distributeurs locaux de vêtements d’occasion tels que l’Association canadienne du diabète ou l’Armée du Salut pour voir s’ils ont des vêtements d’occasion qu’ils ne vendront pas et qui pourraient servir à l’exercice.

Cartes de symptomologie

Il faudrait fournir à chaque acteur jouant le rôle d’une victime une carte de symptomologie unique décrivant les signes et symptômes que l’acteur présentera et contenant des renseignements à l’intention des dispensateurs de soins médicaux. Le coordonnateur des acteurs jouant le rôle d’une victime ou son personnel devrait expliquer les cartes de symptomologie aux acteurs jouant le rôle d’une victime avant l’exercice et répondre à toute question. Il faudrait préciser aux acteurs jouant le rôle d’une victime de garder ces cartes en leur possession en tout temps pendant l’exercice et de s’en tenir au rôle qu’ils ont à jouer, sauf en cas d’urgence réelle.

Les cartes devraient comprendre à tout le moins ce qui suit :

  • les signes vitaux (par ex., pression sanguine, respiration);
  • les symptômes (par ex., étourdissement, douleur, nausée);
  • les lésions traumatiques (par ex., lacérations, plaies, jambes cassées);
  • les instructions aux acteurs (par ex., désorientation, trouble émotionnel);
  • les besoins spéciaux (par ex., obstacles linguistiques, limitations physiques).

Transport

Si les acteurs jouant le rôle d’une victime sont transportés hors site, le transport aller-retour devrait être coordonné avant le début de l’exercice. Les victimes devraient être ramenées à leurs véhicules à la fin de l’exercice.

CONSEIL : L’utilisation d’un autobus qui pourrait aussi simuler le transport par ambulance constitue un excellent moyen de transporter les acteurs jouant le rôle d’une victime du site principal de l’incident aux hôpitaux hors site.

Répartition des hôpitaux/victimes

Dans le cadre des exercices auxquels participent les hôpitaux, il faudrait identifier avant l’exercice les hôpitaux qui recevront les acteurs jouant le rôle d’une victime. La répartition des hôpitaux/victimes devrait indiquer notamment :

  • le nombre total de patients que recevra chaque hôpital, selon la gravité des blessures;
  • le nombre d’acteurs qui seront transportés du site principal de l’incident à chaque hôpital;
  • le nombre de patients qui se présentent spontanément;
  • les éléments particuliers à prendre en considération (par ex., pédiatrie/gériatrie, obstacles linguistiques);
  • le nombre d’acteurs qui seront prévus d’avance (en règle générale, des patients qui se présentent spontanément) à chaque hôpital;

Cette répartition devrait être prise en considération au moment de prendre des dispositions concernant le transport.

Information des médias/publique

Information publique/communiqué de presse

Avant chaque exercice, l’équipe de planification devrait élaborer un communiqué écrit en vue de sa diffusion aux médias. Le communiqué sert à fournir aux médias (et au public) des renseignements généraux sur l’exercice. Avant un exercice axé sur les opérations, il est particulièrement important de communiquer des renseignements sur les activités de l’exercice qui sont susceptibles d’avoir une incidence sur le public.

Avant tout exercice axé sur les opérations, des annonces seront faites au public. Cette mesure de précaution atténuera la confusion que l’exercice pourrait créer parmi les automobilistes et piétons. Elle aidera aussi le public à éviter la congestion près du site de l’exercice en proposant d’autres itinéraires. Les annonces peuvent être faites à la télévision ou la radio locale, dans les journaux locaux, au moyen d’envois massifs ou de brochures, ou sur des enseignes près du site de l’exercice.

De plus, les renseignements peuvent être distribués aux observateurs et aux hauts fonctionnaires (par ex., dignitaires, direction). Le document ne devrait pas contenir de renseignements détaillés sur le scénario, tels que le danger ou le lieu, ni des renseignements susceptibles de fausser les résultats de l’exercice si un participant devait les voir.

L’information publique/le communiqué de presse de l’exercice devrait habituellement comprendre les renseignements suivants :

  • une introduction :

• l’organisme parrain;

• les renseignements sur le programme;

• les résultats prévus;

  • l’objet;
  • la portée et la durée;
  • le scénario général (par ex., lieu, buts, objectifs);
  • les organisations participantes, groupées par localité et secteur fonctionnel.

Politique sur les médias

Lors des exercices axés sur les opérations, les médias peuvent être autorisés à filmer certaines activités. Cependant, il faut les avertir de ne pas gêner le déroulement de l’exercice. À moins que les médias ne soient invités à participer à l’exercice, un guide (habituellement un agent d’information sur les situations d’urgence [AISU] ou un délégué) devrait accompagner les médias en tout temps.

Logistique sur le site

Insignes/identification

À des fins de sécurité, tous les participants à l’exercice devraient porter une forme d’identification. Bien que les joueurs puissent porter leurs uniformes d’intervention, tous les autres participants (par ex., les contrôleurs, les évaluateurs, les acteurs, les observateurs/dignitaires et le personnel de soutien) devraient être clairement identifiés. Cette identification se fait habituellement au moyen d’un système à code de couleur d’insignes et de chapeaux. Les insignes et les chapeaux devraient être distribués avant la tenue de l’exercice, peut-être lors de l’enregistrement ou des breffages. Les joueurs/intervenants devraient recevoir des renseignements sur les formes d’identification qu’ils verront dans la zone où se déroule l’exercice et sur ce que chaque couleur représente.

Toilettes

Des toilettes devraient être mises à la disposition de toutes les personnes qui participent à l’exercice. Les installations devraient comprendre des toilettes portatives ou permanentes dans la zone de rassemblement et dans la zone où se déroule l’exercice.

Nourriture et eau

Toutes les personnes présentes lors de la tenue de l’exercice devraient avoir au moins de l’eau à leur disposition. Si l’exercice dure plus de quatre heures, un repas (habituellement une boîte-repas) devrait être fourni aux acteurs qui jouent le rôle d’une victime, aux participants, aux contrôleurs et aux évaluateurs. Il faudrait préciser aux acteurs qui jouent le rôle d’une victime de manger avant d’arriver sur les lieux de l’exercice.

CONSEIL : Les sections locales de la Croix-Rouge canadienne et de l’Armée du Salut sont d’excellentes sources de rafraîchissements et d’autres ressources. Cependant, elles pourraient exiger certains frais.

Communications

Avant l’exercice, une radiofréquence ou une bande servant à l’exercice devrait être réservée à l’usage des joueurs/intervenants. La fréquence choisie ne devrait pas gêner les opérations normales qui ne sont pas visées par l’exercice. Les conversations radiophoniques ou téléphoniques avec les joueurs, tant au site principal de l’incident que hors site, devraient toutes commencer par les mots suivants : « Ceci est un exercice ».

De plus, une radiofréquence distincte devrait être réservée à l’usage des contrôleurs pour la coordination de la logistique de l’exercice, la mise à jour du statut de l’exercice et, au besoin, la transmission de renseignements sur les situations d’urgence réelles. Des radios à main devraient être fournies à tous les contrôleurs avant l’exercice.

Enregistrement sur bande magnétoscopique

En raison de préoccupations en matière de sécurité, il est important que l’équipe de planification de l’exercice détermine les parties de l’exercice, s’il en est, qui seront enregistrées sur bande magnétoscopique. S’il y a une équipe de magnétoscopie, les membres de cette équipe devraient être clairement identifiés avant d’être admis dans la zone où se déroule l’exercice ou dans certains lieux. Il ne faut pas confondre cette équipe et les membres des médias.

Sécurité sur le site

En raison de la nature délicate des exercices, il faudrait songer à assurer la sûreté et la sécurité des participants, des médias, de la circulation et de l’équipement.

Vérification de l’équipement/politique en matière d’équipement

Il est recommandé qu’une politique en matière d’équipement écrite soit en vigueur avant la tenue de l’exercice. Conformément à cette politique, seules les personnes qualifiées peuvent procéder à une vérification de l’équipement et l’approuver. L’équipement qui peut être utilisé en toute sécurité lors de l’exercice devrait être clairement identifié. Tous les joueurs, à l’exception du personnel chargé de la sécurité sur le site, doivent se conformer à cette politique.

Sécurité

Les questions de sécurité qui suivent devraient être abordées :

  • identifier un contrôleur de la sécurité (à ne pas confondre avec un agent de sécurité désigné par IC);
  • affecter une ou plusieurs unités d’ambulances dotées de dispositifs de réanimation spécialisés ou de base aux situations d’urgence réelles seulement;
  • identifier les procédures d’urgence réelles au moyen d’un mot de code ou de reconnaissance;
  • identifier les questions et prescriptions de sécurité.

Nettoyage après l’exercice

Il est important d’examiner la coordination du nettoyage après l’exercice. Les organisations participantes sont chargées d’installer et d’enlever l’équipement qui est utilisé dans le cadre de l’exercice.

Conduite des participants à l’exercice

Règles de l’exercice

Les règles du déroulement de l’exercice établissent les paramètres que suivront les participants. Ces règles décrivent le comportement approprié des participants lorsqu’un contact physique est nécessaire ou lorsque les mesures que prennent les participants deviennent surchargées d’émotions ou excessives. Les règles devraient être établies avant l’exercice pour éviter tout dommage physique ou matériel et devraient être approuvées par les autorités compétentes.

Joueurs

Les joueurs sont des membres du personnel des organismes qui assument leurs rôles et responsabilités ordinaires pendant l’exercice. Les membres du personnel de communication qui peuvent être hors site mais qui ont un rôle essentiel à jouer dans la direction des interventions et mesures des organismes sont également des joueurs. Les joueurs peuvent prendre des mesures ayant pour effet de contrôler et d’atténuer la situation d’urgence simulée.

CONSEIL : Quelques collectivités incluent les employés de certains sites (par ex., concessionnaires dans les stades, gardiens de sécurité) dans l’équipe de planification ou comme joueurs ou membres du personnel de soutien pendant la tenue de l’exercice (pour mettre en pratique des procédures internes, comme les procédures de notification et d’évacuation).

Contrôleurs

Les contrôleurs sont des participants à l’exercice qui planifient et gèrent le déroulement de l’exercice, préparent et exploitent le site de l’incident de l’exercice et jouent les rôles du personnel et des organisations d’intervention qui ne participent pas réellement à l’exercice. Les contrôleurs fournissent des données clés aux joueurs et peuvent les inciter à prendre certaines mesures ou amorcer certaines de ces mesures (énumérées dans la LMES/le FLUXPRO) pour assurer la continuité de l’exercice. Les contrôleurs sont les seuls participants qui devraient fournir des renseignements ou directives aux joueurs. Tous les contrôleurs devraient rendre des comptes à un contrôleur principal. Un contrôleur peut aussi agir à titre d’évaluateur.

Évaluateurs

Les évaluateurs sont choisis auprès de diverses organisations pour évaluer et commenter des secteurs fonctionnels désignés. Ils sont choisis en fonction de leur expertise dans le(s) secteur(s) fonctionnel(s) qu’ils examinent et jouent un rôle passif. Ils ne font que prendre en note les mesures que prennent les joueurs et ne gênent pas le flux de l’exercice.

Acteurs

Les acteurs sont des participants bénévoles à l’exercice qui simulent des rôles particuliers lors du déroulement de l’exercice. Un acteur peut aussi jouer le rôle d’un évaluateur ou d’un simulateur agissant au nom d’un organisme ou d’une organisation qui ne joue pas un rôle dans l’exercice. Les personnes qui agissent comme simulateurs sont habituellement placées dans une CELLSIM pour donner des messages par téléphone, télécopieur ou courriel.

Observateurs

Les observateurs regardent tout l’exercice, ou des parties choisies de celui-ci. Ils ne participent pas au déroulement de l’exercice ni aux fonctions de contrôle de l’exercice. Dans certains cas, vous pourriez demander aux observateurs de participer à l’exercice à titre d’animateurs ou d’évaluateurs, notamment si vous manquez de personnel ou d’espace.

Breffages

Les breffages, qui ont lieu avant l’exercice, informent les participants de leurs rôles et responsabilités. En organisant des breffages distincts pour les contrôleurs et évaluateurs, les acteurs et les joueurs qui se trouvent soit sur le site, soit hors site, les membres de l’équipe de planification peuvent éviter de donner des documents superflus à différents groupes. Des présentations devraient accompagner la plupart de ces breffages. Les débreffages subséquents permettent ensuite d’examiner le déroulement général de l’exercice une fois celui-ci terminé.

Breffage du contrôleur et de l’évaluateur

Les breffages du contrôleur et de l’évaluateur (C/É) ont habituellement lieu le jour avant un exercice axé sur les opérations. Ils débutent par un aperçu de l’exercice et portent ensuite sur le lieu et le secteur de l’exercice, le calendrier des événements, le scénario, le concept du contrôle, les responsabilités des contrôleurs et évaluateurs, ainsi que des renseignements divers. Ces breffages durent habituellement une ou deux heures.

Breffage de l’hôpital

Les breffages de l’hôpital, qui ont habituellement lieu le jour avant un exercice axé sur les opérations, sont destinés aux contrôleurs et évaluateurs des hôpitaux participants. Ils servent à examiner les communications entre le site de l’exercice et les hôpitaux, les procédures de notification, le calendrier des événements, le scénario, les responsabilités des contrôleurs et évaluateurs, les questions relatives aux acteurs, ainsi que des renseignements divers. Ces breffages durent habituellement une ou deux heures.

Breffage des acteurs

Le breffage des acteurs a habituellement lieu le matin de l’exercice, avant que les acteurs qui jouent le rôle d’une victime ne se placent sur le terrain. Le coordonnateur des acteurs qui jouent le rôle d’une victime devrait se pencher sur ce qui suit : un aperçu de l’exercice, la sécurité, les mesures à prendre dans une situation d’urgence réelle, la symptomologie, les instructions aux acteurs et le calendrier. Les insignes nominatives et les cartes de symptomologie devraient être distribuées avant ou pendant le breffage. Si un moulage doit être appliqué, il devrait être fait avant le breffage.

Breffage des observateurs

Le breffage des observateurs informe les observateurs de l’exercice du contexte de l’exercice, du scénario, du calendrier des événements, des restrictions applicables aux observateurs, ainsi que d’autres renseignements divers. Le breffage des observateurs a habituellement lieu le jour de l’exercice et dure environ une heure.

Rétroaction immédiate des joueurs

La rétroaction immédiate des joueurs a lieu immédiatement après l’exercice. Les joueurs devraient remplir et présenter leurs formulaires de rétroaction pendant la rétroaction immédiate. Les évaluateurs devraient prendre des notes en vue d’une compilation ultérieure pendant l’exercice et les rétroactions immédiates dans leurs secteurs fonctionnels. Les renseignements tirés des formulaires de rétroaction des participants devraient servir à produire le rapport postérieur aux mesures (RPM). Les listes de présence devraient être recueillies et placées en lieu sûr par le planificateur principal de l’exercice.

Débreffage du contrôleur et de l’évaluateur

Le débreffage du contrôleur et de l’évaluateur (C/É) offre un forum permettant aux contrôleurs et évaluateurs du secteur fonctionnel d’examiner l’exercice. Le planificateur principal de l’exercice ou le directeur des exercices devrait animer ce débreffage. Pendant le débreffage, les contrôleurs et évaluateurs devraient remplir et présenter leur GEE et leurs formulaires de rétroaction. Les résultats du débreffage devraient être saisis en vue de leur inclusion dans le RPM.

Débreffage de l’hôpital

Ce débreffage a habituellement lieu le jour après l’exercice et permet aux représentants de l’hôpital d’évaluer l’intervention de l’équipe médicale. Il comprend une discussion animée portant sur l’expérience de chaque hôpital pendant l’incident. Pendant le débreffage, les contrôleurs et évaluateurs devraient remplir et présenter leur GEE et leurs formulaires de rétroaction. Le directeur des exercices ou le contrôleur principal de l’hôpital devrait animer ce débreffage. Les résultats du débreffage devraient être saisis en vue de leur inclusion dans le RPM.

Amélioration de l’exercice

Des exercices améliorés offrent un scénario ou un terrain réaliste et permettent aux participants d’en apprendre davantage. Les améliorations peuvent comprendre notamment :

  • des accessoires et dispositifs qui rendent l’exercice plus réaliste;
  • l’équipement réel, par opposition à des accessoires simulés;
  • le personnel, comme les véritables membres de l’équipe et les acteurs qui jouent le rôle d’une victime;
  • des effets spéciaux, comme le moulage/maquillage et les explosifs.

Évaluation

Le processus d’évaluation applicable à tous les exercices axés sur les opérations devrait comprendre une évaluation officielle de l’exercice, une analyse intégrée, ainsi que le RPM et PMC. Ce processus débute lors de la planification de l’exercice et prend fin lorsque les améliorations ont été mises en œuvre et validées au moyen d’exercices ultérieurs. Tel qu’il a été défini à la phase 4, le processus d’évaluation comprend sept étapes clés (voir la page 25).

Conférence postérieure aux mesures

L’animateur principal devrait examiner l’ébauche de RPM et demander aux participants d’identifier les mesures à prendre pour traiter des questions et recommandations. Une fois que les mesures à prendre ont été identifiées, l’ébauche de RPM devrait être finalisée et publiée et la responsabilité de ces mesures devrait être attribuée à une personne, un organisme ou une organisation. Les dates limites devraient aussi être fixées.

Rapport postérieur aux mesures

Une ébauche du rapport postérieur aux mesures (RPM) devrait être achevée dans les 30 jours de la fin de l’exercice. Pour qu’il y ait suffisamment de temps pour un examen, il est recommandé que l’équipe de planification de l’exercice termine l’ébauche dans un délai de trois semaines. Dès que le planificateur principal de l’exercice donne son accord à tous les changements, la publication du RPM peut être approuvée.

Le planificateur principal de l’exercice décidera du nombre de copies du RPM qui sont nécessaires et les distribuera aux participants. Une copie du RPM final devrait être mise à la disposition de tous les directeurs, planificateurs et coordonnateurs de l’exercice et de tous les autres participants.

Plan de mesures correctives

Le plan de mesures correctives (PMC) est le moyen par lequel les leçons tirées de l’exercice sont transformées en mesures concrètes et mesurables qui donneront lieu à une amélioration des capacités d’intervention. Il est élaboré par le ressort et décrit en détail les mesures qui seront prises pour donner suite à chaque recommandation présentée dans l’ébauche du RPM, identifie la personne ou l’organisme qui sera chargé de prendre les mesures, et indique le délai d’achèvement. Le PMC peut préciser qu’une formation ou des exercices supplémentaires sont nécessaires. Le PMC final est inclus dans le RPM final.

Les responsabilités relatives au PMC initial devraient être attribuées lors du débreffage de l’exercice.

Conférence postérieure aux mesures

La conférence postérieure aux mesures devrait avoir lieu après l’élaboration du RPM et l’incorporation des commentaires du personnel clé. La conférence postérieure aux mesures est habituellement un atelier d’une demi-journée au cours duquel les conclusions et recommandations du RPM sont présentées au personnel clé et à l’équipe de planification de l’exercice. L’animateur principal devrait examiner le RPM et demander aux participants d’identifier les mesures à prendre pour traiter des questions et recommandations. Une fois que les mesures à prendre ont été identifiées, la responsabilité de ces mesures devrait être attribuée soit à une personne, soit à un organisme ou une organisation. Les dates limites devraient aussi être établies.

Suivi de la mise en œuvre

Après que les recommandations et les mesures à prendre ont été identifiées dans le PMC, que les responsabilités ont été attribuées et que les dates limites ont été établies, le ressort doit s’assurer du suivi de chaque mesure à prendre jusqu’à ce qu’elle ait été prise.

Annexe A : Conférences et réunions sur la planification des Exercices

Réunion sur le concept et les objectifs (C et O) : Sert à identifier le type, la portée, les objectifs et l’objet de l’exercice. Y assistent habituellement l’organisation parraine, le planificateur principal de l’exercice et les hauts fonctionnaires.

Conférence de planification initiale (CPI) : Jette les bases de l’élaboration de l’exercice; sert à recueillir les commentaires de l’équipe de planification de l’exercice concernant la portée, la conception, les objectifs et les variables du scénario (par ex., choix des dangers, lieu) de l’exercice. La CPI permet d’obtenir les commentaires de l’équipe de planification sur le lieu, le calendrier et la durée de l’exercice, ainsi que les autres détails requis pour élaborer la documentation de l’exercice. Les membres de l’équipe de planification devraient se voir confier la responsabilité des tâches décrites lors de la conférence.

Conférence de planification à mi-parcours (CPM) : Sert habituellement aux exercices axés sur les opérations (par ex., exercices d’entraînement, EF et EC). Dans le calendrier de planification, la CPM permet également de régler les questions logistiques et organisationnelles qui sont soulevées lors de la planification, telles que les concepts de dotation, l’élaboration du scénario et du calendrier, l’établissement de l’horaire, la logistique, les exigences administratives et l’examen des documents provisoires. Une conférence sur la liste maîtresse des événements du scénario (LMES) peut être tenue conjointement avec la CPM, ou séparément, pour examiner le calendrier du scénario de l’exercice.

Conférence de planification finale (CPF) : Forum servant à examiner le processus et les procédures se rapportant à la tenue de l’exercice, les ébauches finales des documents d’exercice, ainsi que l’ensemble des exigences d’ordre logistique. Aucune modification importante ne devrait être apportée à la conception ou à la portée de l’exercice ni aux documents justificatifs.

Annexe B : Documentation de l’exercice

Manuel de la situation (MANSIT) : Manuel du participant pour les exercices axés sur les discussions, notamment les exercices sur table (ET). Il contient des renseignements généraux sur la portée, le calendrier et les objectifs de l’exercice. Il présente également l’exposé du scénario qui orientera les discussions des participants pendant l’exercice. Le MANSIT devrait correspondre au breffage multimédia, soutenir l’exposé du scénario et pouvoir être lu par les participants alors que ceux-ci observent le déroulement des événements.

Plan d’exercices (PLANEX) : Fournit un résumé de l’exercice et est publié et distribué avant le début de l’exercice. Sert habituellement aux exercices axés sur les opérations. En plus de traiter des objectifs et de la portée de l’exercice, le PLANEX attribue les tâches et les responsabilités nécessaires à l’exécution réussie de l’exercice. Le PLANEX ne devrait pas contenir de renseignements détaillés sur le scénario, tels que le danger choisi pour l’exercice. Il est généralement destiné à l’usage des joueurs et observateurs qui participent à l’exercice.

Plan de contrôle de l’exercice : Contient des renseignements plus détaillés au sujet du scénario de l’exercice et décrit les rôles et responsabilités du personnel de contrôle. Il est préférable de distribuer le plan de contrôle de l’exercice aux personnes désignées expressément contrôleurs et évaluateurs.

Manuel des joueurs : Contient une liste d’instructions à l’intention des joueurs, ainsi que des renseignements concernant les responsabilités et fonctions des joueurs. Il aide les joueurs à comprendre les règles fondamentales, les objectifs généraux et la portée de l’exercice, les limites du jeu, les plans de simulation et le processus de débreffage.

Manuel du contrôleur et de l’évaluateur (C/É) : Complète le PLANEX, contient des renseignements plus détaillés au sujet du scénario de l’exercice et décrit les rôles et responsabilités des contrôleurs et évaluateurs de l’exercice. Puisque le manuel du C/de l’É contient des renseignements sur le scénario et l’administration de l’exercice, il ne devrait être distribué qu’aux personnes désignées expressément contrôleurs ou évaluateurs. Dans le cadre d’exercices à plus grande échelle et plus complexes, on peut recourir aux instructions au personnel de contrôle (IPC) et à un plan d’évaluation (PLANEVAL) pour remplacer ou compléter le manuel du C/de l’É.

Liste maîtresse des événements du scénario (LMES) : Calendrier chronologique des mesures prévues et des événements préétablis qui génèrent les activités des joueurs ou les incitent à entreprendre des activités. Elle permet de garantir que les événements nécessaires auront lieu, de manière à ce que tous les objectifs soient atteints. Dans le cadre d’exercices à plus grande échelle et plus complexes, on peut aussi recourir au flux procédural (FLUXPRO), qui diffère de la LMES en ce sens qu’il ne contient que les mesures des joueurs ou événements qui sont prévus.

Guides d’évaluation des exercices (GEE) : Élaborés pour faciliter l’évaluation des exercices. Ces guides comprennent les tâches essentielles qui devraient être accomplies dans le cadre d’un exercice et fournissent aux évaluateurs des normes uniformes en matière d’observation et d’analyse, ainsi qu’en ce qui concerne l’élaboration du rapport postérieur aux mesures (RPM).

Plan d’évaluation de l’exercice (PLANEVAL) : Document servant habituellement aux exercices axés sur les opérations, conçu pour aider les évaluateurs de l’exercice à procéder à une analyse efficace de l’exercice et à produire un RPM complet.

Rapport final de l’exercice : Contient les buts, les objectifs et les résultats prévus de l’exercice, ainsi qu’un aperçu du scénario et du processus de planification. Il devrait aussi contenir une section d’évaluation dans laquelle il est possible d’inscrire des observations positives et négatives et de faire des recommandations. Le rapport devrait être rédigé après le débreffage afin de fournir une rétroaction aux organisations participantes.

Acronymes

RPM - rapport postérieur aux mesures

AV - audiovisuel

PMC - plan de mesures correctives

C et O - concept et objectifs

Manuel du C/de l’É - manuel du contrôleur et de l’évaluateur

IPC - instructions au personnel de contrôle

GEE - guide d’évaluation des exercices

AIE - agent d’information sur les exercices

COU - centre des opérations d’urgence

PEU - procédures d’exploitation d’urgence

PLANEVAL - plan d’évaluation

PLANEX - plan d’exercices

EF - exercice fonctionnel

CPF - conférence de planification finale

EC - exercice complet

IDER - identification des dangers et évaluation des risques

CI - commandement sur le lieu de l’incident

SGI - système de gestion des incidents

PA - plan d’amélioration

CPI- conférence de planification initiale

PPE - planificateur principal de l’exercice

LMES - liste maîtresse des événements du scénario

CPM - conférence de planification à mi-parcours

FLUXPRO - flux procédural

CELLSIM - cellule de simulation

MANSIT - manuel de la situation

EM - expert en la matière

PNE - procédures normales d’exploitation

ET - exercice sur table

Glossaire

A

Acteur Personne qui agit comme patient ou victime lors d’un exercice.

Activité de l’exercice – Activité qui offre aux participants l’occasion d’acquérir et de mettre en pratique des compétences en matière de gestion des situations d’urgence et des crises. Les activités de l’exercice offrent un moyen d’évaluer la capacité des participants de satisfaire aux exigences et de s’acquitter des responsabilités relatives à la gestion des situations d’urgence et des crises.

Améliorations de l’exercice – Liste des ressources qui peuvent être recueillies pour rendre l’exercice plus réaliste, notamment un équipement de communication, des moyens visuels, des chartes, des ordinateurs, des vidéos, des accessoires, un équipement spécial et des personnes.

Animateur – Personne qui a reçu une formation spéciale et qui s’est vu confier la responsabilité d’orienter les discussions des participants pendant les exercices sur table, pour s’assurer que les questions clés sont abordées.

Approche modulaire – Accent mis sur l’exposition des participants à un cycle de formation et d’exercices de plus en plus complexe quant à la portée et la matière traitée, chacun des exercices étant conçu pour faire fond sur le précédent. Par exemple, une série d’exercices modulaires peut comprendre un colloque qui mène à un exercice sur table (ET), lequel mène à son tour à un exercice complet (EC).

Atelier – Exercice qui ressemble à un colloque mais qui sert à créer des produits particuliers, comme un projet de plan ou de politique (par ex., un atelier sur le plan de formation et d’exercice sert à élaborer un plan pluriannuel de formation et d’exercice).

Atténuation – Mesures soutenues prises pour éliminer ou réduire les risques et impacts associés aux dangers bien avant qu’une situation d’urgence ou un sinistre ne survienne. Les activités d’atténuation peuvent faire partie de la prévention.

B

Breffage – Réunion qui se tient avant le début de l’exercice pour informer les participants des règles de conduite fondamentales et de leurs rôles et responsabilités. Le breffage porte sur les objectifs et la portée de l’exercice, les paramètres et limites du jeu, les simulations, ainsi que le moment du processus de débreffage et la façon dont il se déroulera. Les acteurs, joueurs, observateurs et contrôleurs/évaluateurs assistent habituellement à des breffages distincts.

But d’un exercice – L’objet de la tenue d’une activité de l’exercice et ce qu’il faut accomplir.

C

Calendrier – Liste séquentielle des moments et des événements clés d’un scénario qui orientent la réaction des participants.

Cellule de contrôle – Lieu éloigné des participants à l’exercice qui offre une installation permettant de contrôler et de gérer l’exercice.

Cellule de simulation – Le personnel de contrôle de l’exercice qui joue des rôles pour les organisations, ou le personnel qui se trouve à l’extérieur du milieu de l’exercice. La cellule est responsable de reproduire artificiellement ou de simuler les activités d’intervention.

Centre d’accueil – Endroit où les personnes évacuées peuvent s’inscrire, recevoir de l’aide pour leurs besoins essentiels, s’informer et être dirigées au besoin vers un refuge. Il est situé habituellement à l’extérieur de la zone d’impact de la situation d’urgence.

Centre de coordination de l’information/Centre de coordination de l’information publique Point de contact central pour tous les médias d’information à proximité des lieux d’un sinistre ou d’un exercice à grande échelle.

Centre des opérations d’urgence (COU) Établissement où le groupe de contrôle se réunit pour gérer une situation d’urgence. Dans une situation d’urgence réelle, le COU est un site protégé où les représentants coordonnent, surveillent et dirigent les activités d’intervention et de rétablissement.

Colloque – Exercice de discussion informelle conçu pour orienter les participants sur les plans, politiques ou procédures nouvellement établis ou mis à jour (par ex., un colloque pour examiner une nouvelle procédure normale d’exploitation sur les évacuations).

Compte rendu sommaire Bref aperçu du scénario de l’exercice rédigé sous forme de paragraphes et décrivant les événements importants.

Conception et élaboration Prend appui sur la fondation de l’exercice. Le processus de conception et d’élaboration consiste à identifier les capacités, les tâches et les objectifs, à concevoir le scénario, à créer la documentation, à coordonner la logistique, à planifier la tenue de l’exercice et à choisir une méthodologie d’évaluation et d’amélioration.

Conférence de planification à mi-parcours (CPM) – Conférence de planification des exercices axés sur les opérations, servant à discuter de l’organisation de l’exercice et des concepts de dotation, de l’élaboration du scénario et du calendrier, ainsi que de l’établissement de l’horaire, de la logistique et des exigences administratives. Elle sert aussi à examiner les documents provisoires (par ex., scénario, PLANEX, manuel du C/de l’É, LMES). (Remarque : une conférence sur la LMES peut être tenue conjointement avec la CPM, ou séparément, pour examiner le calendrier du scénario de l’exercice.)

Conférence de planification finale (CPF) – Le forum final pour examiner les processus et procédures de l’exercice avant que celui-ci ne commence. Il s’agit du forum qui permet à l’équipe de planification de l’exercice d’examiner le processus et les procédures se rapportant à la tenue de l’exercice, les ébauches finales des documents d’exercice, ainsi que l’ensemble des exigences d’ordre logistique. À la CPF, aucune modification importante ne devrait être apportée à la conception ou à la portée de l’exercice, ni aux documents justificatifs. La CPF sert à s’assurer que toutes les exigences d’ordre logistique ont été établies, que toutes les questions en litige ont été identifiées et réglées et que tous les produits de l’exercice sont prêts à être imprimés.

Conférence de planification initiale (CPI) Activité qui sert à réunir les intervenants et à planifier les exercices de l’année ou des années à venir. La conférence de planification initiale (CPI) est habituellement la première étape du processus de planification et jette les bases de l’exercice (à moins qu’une réunion sur le concept et les objectifs (C et O) ne se tienne). Elle a pour objet de recueillir les commentaires de l’équipe de planification de l’exercice concernant la portée de l’exercice, les exigences et conditions de conception (telles que les hypothèses et les éléments artificiels), les objectifs, le niveau de participation, les variables du scénario (par ex., lieu, choix des dangers), ainsi que la liste maîtresse des événements du scénario (LMES). Lors de la conférence de planification initiale (CPI), l’équipe de planification de l’exercice décide du lieu, du calendrier et de la durée de l’exercice, ainsi que des autres détails requis pour élaborer la documentation de l’exercice. Les membres de l’équipe de planification devraient se voir confier la responsabilité des tâches décrites lors de la conférence.

Conférence sur la liste maîtresse des événements du scénario (Conférence sur la LMES) – Peut être tenue en prévision d’exercices plus complexes axés sur les opérations, notamment pour examiner le calendrier du scénario et mettre l’accent sur l’élaboration de la LMES.

Contrôleur – Personne dont le rôle consiste à s’assurer que les objectifs sont suffisamment réalisés, que le niveau d’activité permet d’occuper et de stimuler les participants en tout temps et que le rythme (le flux) de l’exercice est conforme au scénario.

Contrôleur principal – La personne qui a la responsabilité générale de la gestion des exercices et du flux de l’information pendant les exercices, notamment les exercices d’entraînement. Le contrôleur principal coordonne les décisions sur les écarts par rapport au scénario convenu ou les cessations d’exercice.

Coordonnateur des exercices – La personne qui s’est vu conférer la responsabilité et le pouvoir de planifier convenablement un exercice.

Critique – Aussi appelée « débreffage » ou « rétroaction immédiate ». Réunion des participants, des animateurs ou contrôleurs et des évaluateurs qui se tient une fois l’activité de l’exercice terminée pour offrir des commentaires essentiels sur les opérations et le rendement lors du déroulement de l’exercice.

D

Danger – Événement dangereux ou situation dangereuse qui est susceptible de mener à une situation d’urgence ou à un sinistre.

Débreffage – Voir Critique. Aussi appelé « rétroaction immédiate ».

Déroulement de l’exercice – La tenue effective de l’exercice, du début jusqu’à la fin.

Devrait, devraient Indique une recommandation ou ce qui est conseillé, mais pas obligatoire.

Diligence raisonnable – Le degré de jugement, de soin, de prudence, de fermeté et d'action auquel on peut raisonnablement s'attendre d'une personne dans certaines circonstances. Lorsqu'elle s'applique à un programme d’urgence, la diligence raisonnable signifie que toutes les précautions raisonnables sont prises pour remédier aux risques à la sécurité publique, y compris lors des interventions d’urgence. Ce devoir s'applique aussi aux situations qui ne sont pas abordées ailleurs dans la législation sur la santé et la sécurité au travail.

Directeur des exercices – Le directeur des exercices surveille toutes les fonctions de l’exercice lors de la tenue de celui-ci; surveille les contrôleurs et évaluateurs et demeure en contact avec eux; débreffe les contrôleurs et évaluateurs après l’exercice; et surveille la préparation et le nettoyage de l’exercice ainsi que le positionnement des contrôleurs et évaluateurs.

Directive d’exercice – Lettre ou note de service envoyée aux organisations qui sont invitées à participer à un exercice. La directive constitue un moyen d’obtenir le soutien de ceux qui devraient participer à l’exercice.

Documentation de l’exercice – Tous les renseignements formulés et recueillis, de la planification de la conception initiale de l’exercice jusqu’au rapport postérieur aux mesures (RPM) final.

Document des joueurs – Document d’une ou de deux pages habituellement remis le matin de l’exercice et offrant aux joueurs de l’exercice un aperçu des procédures de sécurité, des considérations d’ordre logistique et de l’horaire de l’exercice, ainsi que d’autres facteurs clés et renseignements.

Durée du scénario – Exprimée en termes de temps écoulé depuis l’événement déclencheur.

E

Éléments artificiels – Les conditions créées par la conception d’un exercice qui ne simulent pas ni ne reflètent les conditions réelles. L’utilisation d’éléments artificiels peut nuire à la capacité du participant de réagir de façon réaliste.

Énoncé d’objet – Énoncé général du but de l’exercice servant à communiquer la raison de la tenue de l’exercice.

Entente d’aide mutuelle Accord conclu entre au moins deux services d’urgence pour venir en aide aux parties à l’accord. Ces types d’entente peuvent comprendre notamment les services d’urgence du secteur privé, si les circonstances le justifient.

Entente d’assistance mutuelle Accord conclu entre au moins deux organisations ou ressorts pour venir en aide aux parties à l’accord. Exemples de ressorts visés par ce type d’entente : quartiers, villes, régions, provinces ou pays.

Équipe de planification de l’exercice – Groupe de personnes ayant la responsabilité globale de toutes les phases de l’exercice.

Équipe d’évaluation – Équipe constituée d’évaluateurs formés à observer et à enregistrer les actions des participants. Ces personnes devraient bien connaître les plans, politiques, procédures et ententes de l’organisation qui tient l’exercice.

Équipe d’évaluation – Groupe de personnes constitué pour accomplir les tâches d’évaluation d’un exercice.

Évacuation – La dispersion organisée, par phases et supervisée de personnes à partir de zones dangereuses ou potentiellement dangereuses.

Évaluateur – Personne affectée à une ou plusieurs fonctions ou à un ou plusieurs lieux de l’exercice pour documenter et évaluer le rendement d’une personne, d’une équipe et d’une organisation en fonction des objectifs de l’exercice et des critères de rendement.

Évaluateur principal – La personne qui a la responsabilité générale de diriger la documentation et l’évaluation des exercices, notamment les exercices d’entraînement. L’évaluateur principal participe pleinement à l’exercice comme membre de l’équipe de planification de l’exercice et occupe un poste de niveau supérieur; il connaît bien les questions de prévention, de protection, d’intervention ou de rétablissement associées à l’exercice; les plans, politiques et procédures de l’organisation qui tient l’exercice; les processus de gestion des incidents et décisionnels de l’organisation qui tient l’exercice; et les questions de coordination interorganisations ou intergouvernementale pertinentes à l’exercice. L’évaluateur principal doit posséder les compétences en gestion nécessaires pour superviser une équipe d’évaluateurs au cours d’un long processus, ainsi que les connaissances et les compétences d’analyse nécessaires pour entreprendre une analyse complète et précise de toutes les capacités qui sont mises à l’essai au cours d’un exercice.

Évaluation – Le processus qui consiste à observer et à enregistrer les activités de l’exercice, à comparer le rendement des participants aux objectifs de l’exercice et à prendre en note les forces et les lacunes.

Évaluation de l’exercice – L’acte d’observer et d’enregistrer les activités ou la tenue de l’exercice en comparant le comportement ou les actions des participants aux objectifs de l’exercice, tout en prenant en note les forces et faiblesses.

Évaluation des besoins – Processus qui consiste à définir l’inventaire des problèmes ou besoins d’une organisation.

Évaluation des dommages – Le processus servant à évaluer ou déterminer le nombre de blessures et de décès, les dommages causés aux biens publics et privés, ainsi que le statut des installations et services clés tels que les hôpitaux, les établissements de santé, les services de prévention des incendies et de police, les réseaux de communication, les systèmes d’eau et d’assainissement, les services publics et les réseaux de transport, par suite d’une catastrophe d’origine humaine ou naturelle.

Évaluation des risques Détermination des risques pour la sécurité publique, la santé publique, l’environnement, les biens, les infrastructures essentielles et la stabilité économique, que présentent des sources ou activités naturelles, technologiques ou humaines, ainsi que l’évaluation de l’importance de l’activité pour la continuité des opérations. La vulnérabilité d’une organisation par rapport à chacune de ces activités devrait également être évaluée.

Événement réel – Survenance réelle d’un danger naturel ou anthropique qui nécessite la mobilisation du personnel d’intervention d’urgence.

Événements importants – Liste des problèmes probables qui résultent d’un scénario de sinistre et qui sont des événements prévus (selon les études de cas ou les plans opérationnels), telle qu’elle coïncide avec les objectifs de l’exercice.

Événements mineurs (détaillés) – Problèmes qui apparaissent dans le cadre d’événements importants, qui sont de nature spécifique et qui exigent habituellement une intervention opérationnelle.

Exercice – Situation d’urgence simulée dans laquelle les membres de divers organismes accomplissent les tâches qui seraient attendues d’eux dans une situation d’urgence réelle.

Exercice complet – Activité visant à évaluer la capacité des systèmes de gestion des situations d’urgence sur une certaine période en mettant à l’essai les parties importantes d’un plan d’opérations d’urgence et des organisations. (Sont notamment visés la mobilisation du personnel, de l’équipement et des ressources, leur déplacement réel, ainsi que la mise à l’essai de la capacité de coordination et d’intervention.) Il s’agit d’un exercice pluridisciplinaire qui nécessite la participation de plusieurs organisations et ressorts et qui comprend une intervention fonctionnelle (par ex., bureau extérieur conjoint, centres des opérations d’urgence, etc.) et « sur le terrain » (par ex., des pompiers qui procèdent à la décontamination de victimes simulées).

Exercice d’entraînement – Événement dans le cadre duquel des organisations réagissent à un accident simulé ou à un exercice d’urgence pour développer, mettre à l’essai et observer les compétences spécialisées en cas d’urgence qui constituent un ou plusieurs éléments (fonctions) d’un plan et de la procédure se rapportant aux opérations d’urgence. Il s’agit d’une activité coordonnée et supervisée servant habituellement à mettre à l’essai une seule opération ou fonction particulière au sein d’une seule entité (par ex., un service d’incendie qui tient un exercice de décontamination).

Exercice fonctionnel – Activités destinées à mettre à l’essai ou évaluer la capacité de fonctions d’urgence individuelles ou multiples, avec contraintes de temps, habituellement au centre des opérations d’urgence (COU). Ces activités, qui sont fondées sur un événement du scénario, permettent aux participants de s’entraîner sans qu’un déplacement du personnel ou de l’équipement ne soit nécessaire. L’exercice fonctionnel permet d’examiner ou de valider la coordination, le commandement et le contrôle entre divers centres de coordination multi-organismes (par ex., centre des opérations d’urgence, bureau extérieur conjoint, etc.). L’exercice fonctionnel ne comprend aucune intervention « sur le terrain » (c.-à-d., des premiers intervenants ou des représentants officiels qui interviennent en cas d’incident en temps réel).

Exercice sur table – Activité au cours de laquelle le personnel clé ou d’autres membres du personnel de gestion des situations d’urgence se réunissent de façon informelle et sans contrainte de temps, habituellement dans une salle de conférences, pour discuter de diverses situations d’urgence simulées. L’exercice porte surtout sur l’examen et la discussion de problèmes, ainsi que sur leur solution.

Exercices axés sur les discussions – Exercices permettant aux participants de se familiariser avec les plans, politiques, ententes et procédures existants. Ils servent aussi à élaborer de nouveaux plans et de nouvelles politiques, ententes et procédures.

Exercices axés sur les opérations – Exercices qui valident les plans, politiques, ententes et procédures, qui précisent les rôles et responsabilités et qui identifient les lacunes sur le plan des ressources dans un environnement opérationnel.

Exposé du scénario – La partie du scénario qui permet de commencer l’exercice et qui décrit une situation d’urgence ou un sinistre hypothétique nécessitant une intervention d’urgence.

F

Fonction – Mesures ou opérations requises en cas d’intervention d’urgence ou de rétablissement, telles que la notification, la communication et la coordination/le contrôle des alertes.

Fondation – La première étape du processus d’exercice, qui met l’accent sur l’élaboration d’un calendrier de gestion de projet, sur l’établissement de jalons, sur l’identification d’une équipe de planification de l’exercice et sur l’établissement du calendrier des conférences de planification.

Formation – Activités entreprises pour éduquer le personnel qui doit jouer des rôles et assumer des responsabilités se rapportant aux interventions d’urgence et à la gestion des crises. La formation vise à donner à ce personnel une occasion de mettre en pratique ses compétences en gestion des crises et des situations d’urgence, afin qu’il soit adéquatement préparé à jouer de tels rôles en cas d’incident, de situation d’urgence ou de crise.

G

Gestion des situations d’urgence – Programmes et activités complets et organisés entrepris pour éliminer une situation d’urgence ou un sinistre réel ou potentiel. Ils englobent les efforts de prévention, d’atténuation, de préparation, d’intervention et de rétablissement en cas de situation d’urgence ou de sinistre.

Guide d’évaluation des exercices (GEE) – Guide qui aide les évaluateurs à recueillir et à interpréter les observations pertinentes sur l’exercice. Les GEE fournissent aux évaluateurs les renseignements sur les tâches dont l’accomplissement est prévu lors d’un exercice, un espace pour inscrire leurs observations, ainsi que les questions à aborder après l’exercice dans le cadre de la première étape du processus d’analyse.

I

Incitation – L’acte d’un contrôleur qui fournit à un joueur des renseignements qu’il n’a pas « mérités » ou décidé lui-même d’obtenir par les moyens ordinaires.

Infrastructure essentielle – Au Canada, s’entend des installations, réseaux, moyens et biens physiques et de ceux de la technologie de l'information, dont la défaillance ou la destruction entraînerait de graves répercussions sur la santé, la sûreté, la sécurité ou le bien-être économique des Canadiens et des Canadiennes, ou encore sur le bon fonctionnement des gouvernements du pays.

Injection – Instruction aux contrôleurs leur demandant d’insérer des renseignements ou de commencer à entreprendre les simulations, à prendre des mesures et à envoyer les messages de prévoyance. Les termes « injection » et « messages » sont utilisés de façon interchangeable et parfois ensemble. Ils sont associés à la liste maîtresse des événements du scénario (LMES), relient la simulation aux mesures et améliorent l’exercice. Ils sont formatés et présentés de manière à correspondre aux données qui seraient observées lors d’un événement réel. Les messages de prévoyance sont des injections qui sont utilisées lorsque les mesures d’intervention prévues n’ont pas lieu. Ils redirigent le jeu pour que les buts de l’exercice puissent être atteints.

Injection du contrôleur – L’introduction d’événements, de données et de renseignements dans les exercices par un contrôleur, pour alimenter la démonstration des objectifs.

Injections de prévoyance – Injections qui sont préparées dans les cas où les participants ne prennent pas en temps utile la mesure prévue par suite de l’événement clé. Elles redirigent le jeu pour que les buts de l’exercice puissent être atteints.

Intervention Les mesures prises pour répondre à une situation d’urgence ou un sinistre. Il s’agit des activités qui ont lieu pendant et immédiatement après une situation d’urgence ou un sinistre et qui sont destinées à offrir une assistance d’urgence aux victimes et à réduire la probabilité de dommages secondaires.

J

Jeu Exercice qui traite de la façon dont les décisions sont prises et des conséquences de ces décisions dans une situation simulée. Le jeu permet d’examiner une situation sous divers angles, en modifiant les variables qui orientent les actions des participants. Souvent, au moins deux équipes participent au jeu, dans un environnement habituellement concurrentiel, en se servant de règles, de données et de procédures visant à illustrer une situation réelle ou hypothétique.

Jeu libre – Message spontané injecté par un simulateur ou un contrôleur qui est incité à injecter un tel message en raison d’une mesure prise par les joueurs ou en raison de l’inaction des joueurs.

Joueur – Participant à l’exercice qui est responsable de prendre toute mesure nécessaire pour intervenir dans une situation d’urgence simulée.

L

Liste de vérification – Liste écrite de points servant d’aide-mémoire et décrivant les mesures qui doivent être prises par une personne affectée ou une organisation.

Liste maîtresse des événements du scénario (LMES) – Calendrier chronologique des mesures prévues et des événements préétablis (c.-à-d., injections) que les contrôleurs doivent insérer dans les exercices axés sur les opérations afin de générer les activités des joueurs ou d’inciter ces derniers à entreprendre des activités. Elle permet de garantir que les événements nécessaires auront lieu, de manière à ce que tous les objectifs de l’exercice soient atteints.

M

Manuel de la situation (MANSIT) - Manuel du participant pour les exercices axés sur les discussions, notamment les exercices sur table (ET). Il contient des renseignements généraux sur la portée, le calendrier et les objectifs de l’exercice. Il présente également l’exposé du scénario qui orientera les discussions des participants pendant l’exercice.

Manuel des joueurs – Contient une liste d’instructions à l’intention des joueurs, ainsi que des renseignements concernant les responsabilités et fonctions des joueurs. Il aide les joueurs à comprendre les règles fondamentales, les objectifs généraux et la portée de l’exercice, les limites du jeu, les plans de simulation et le processus de débreffage.

Manuel du contrôleur et de l’évaluateur (C/É) – Complète le plan d’exercices (PLANEX) pour les exercices axés sur les opérations, contient des renseignements plus détaillés au sujet du scénario de l’exercice et décrit les rôles et responsabilités des contrôleurs et évaluateurs de l’exercice. Puisque le manuel du C/de l’É contient des renseignements sur le scénario et l’administration de l’exercice, il n’est distribué qu’aux personnes désignées expressément contrôleurs ou évaluateurs.

Menace – Personne, chose ou événement considéré comme une cause probable de préjudice ou de dommage.

Message – Instruction aux contrôleurs leur demandant d’insérer des renseignements ou de commencer à entreprendre les simulations, à prendre des mesures et à envoyer les messages de prévoyance. Les messages sont diffusés par les simulateurs d’exercice et peuvent être verbaux, écrits ou affichés au moyen d’un dispositif de visualisation. Ils sont formatés et présentés de manière à correspondre aux données qui seraient observées lors d’un événement réel. Les termes « injection » et « messages » sont utilisés de façon interchangeable et parfois ensemble.

Mesures prévues – Mesures ou décisions auxquelles on s’attend des participants et qui démontrent leurs compétences en fonction des objectifs de l’exercice.

Méthodologie d’évaluation – Les procédures et la stratégie servant à évaluer un exercice, notamment la structure de l’équipe d’évaluation, les objectifs et la trousse d’évaluation.

Moulage – Maquillage appliqué sur les acteurs qui jouent le rôle d’une victime pour rendre l’exercice plus réaliste. Y sont assimilés notamment le faux sang, les os en plastique, ainsi que tout autre maquillage qui aide l’acteur jouant le rôle d’une victime à reproduire les signes et symptômes indiqués sur sa carte de symptomologie.

N

Norme – Critères communs utilisés pour mesurer le rendement.

Normes de rendement – Critères servant à mesurer les fonctions opérationnelles et de gestion pour évaluer la mesure dans laquelle ces fonctions ont atteint un niveau de qualité minimal.

O

Objectifs – Les buts énoncés des activités de l’exercice. Les objectifs définissent le niveau de compétence et les capacités particulières que les joueurs doivent démontrer pendant l’exercice. L’évaluation de l’exécution de l’exercice et l’évaluation de l’efficacité de la formation se fondent sur les objectifs de l’exercice.

Objectifs de l’exercice – Sont établis pour chaque exercice. Des objectifs bien définis offrent un cadre de travail pour l’élaboration du scénario, orientent l’élaboration des objectifs de l’organisation et éclairent les critères d’évaluation de l’exercice. Les organisations devraient formuler les objectifs de l’exercice en vue de réaliser les capacités établies à titre de priorités dans le plan d’exercices et de formation pluriannuel et dans le calendrier. Les objectifs devraient tenir compte des capacités particulières établies à titre de priorités par l’organisation qui tient l’exercice, ainsi que des tâches associées à ces capacités. Les objectifs devraient être simples, mesurables, réalisables, réalistes et axés sur les tâches. Les planificateurs devraient restreindre le nombre d’objectifs de l’exercice pour permettre l’exécution opportune d’un scénario réaliste et pour en faciliter la conception.

Observateur – Personne qui ne joue aucun rôle dans l’exercice mais qui observe les événements soit pour évaluer les préparatifs de l’organisation ou de personnes au sein de celle-ci, soit pour en tirer des leçons.

Organisation d’intervention d’urgence Groupe ou organisation (public, privé ou bénévole) doté d’un personnel formé à intervenir dans les situations d’urgence et prêt à agir dans le cadre d’une intervention coordonnée en cas d’urgence.

Outils de travail – Mécanisme servant à offrir une formation à court terme sur les procédures, processus et fonctions. Il peut comprendre notamment des listes de vérification, des listes de procédure, des guides de décision, des formulaires et des feuilles de travail, ainsi que des sources de référence.

P

Participant – Personne qui participe à l’exécution de l’exercice. Y sont assimilés notamment les acteurs, les contrôleurs, les responsables de la collecte des données/évaluateurs de données, les animateurs et les joueurs. N’y sont pas assimilés les observateurs.

Phase de l’exercice – Les périodes avant, pendant et après l’exercice, alors que les tâches de l’exercice sont organisées.

Plan d’amélioration (PA) – Plan qui fait fond sur le rapport postérieur aux mesures (RPM) en identifiant les mesures correctives particulières, en assignant ces mesures aux parties responsables et en établissant des cibles pour leur achèvement. Pour chaque tâche, le plan d’amélioration (PA) indique les mesures correctives qui seront prises, la partie ou l’organisme responsable, ainsi que la date d’achèvement prévue. Le plan d’amélioration (PA) se trouve à la fin du rapport postérieur aux mesures (RPM).

Plan de contrôle de l’exercice – Contient des renseignements plus détaillés au sujet du scénario de l’exercice et décrit les rôles et responsabilités du personnel de contrôle. Il est préférable de distribuer le plan de contrôle de l’exercice aux personnes désignées expressément contrôleurs et évaluateurs.

Plan de mesures correctives (PMC) – Processus qui suit un exercice pour identifier les lacunes d’un programme ainsi que les mesures correctives nécessaires pour combler ces lacunes.

Plan de travail – Bref exposé décrivant ce qui sera accompli au cours d’une période donnée.

Plan d’évaluation de l’exercice (PLANEVAL) – Sert habituellement aux exercices axés sur les opérations d’une grande portée et à grande échelle. Ce document fournit une orientation particulière aux évaluateurs de l’exercice. Il est conçu pour aider les évaluateurs de l’exercice à comprendre leurs rôles et leurs responsabilités au niveau de l’évaluation et de la collecte des données de l’exercice, afin qu’ils puissent procéder à une analyse efficace de l’exercice et produire un RPM/PA complet.

Plan d’exercices (PLANEX) Plan servant habituellement aux exercices axés sur les opérations. Il contient un synopsis de l’exercice et est publié et distribué aux participants et observateurs avant le début de l’exercice. Le PLANEX comprend les objectifs et la portée de l’exercice, les procédures de sécurité, ainsi que les considérations d’ordre logistique telles que le calendrier de l’exercice.

Le PLANEX permet aux participants de comprendre leurs rôles et responsabilités au niveau de la planification, de l’exécution et de l’évaluation de l’exercice. Il est destiné à l’usage des joueurs et observateurs qui participent à l’exercice; par conséquent, il ne contient pas de renseignements détaillés sur le scénario qui pourraient rendre moins réalistes les tâches à accomplir. Les joueurs et observateurs devraient examiner tous les éléments du PLANEX avant de participer à l’exercice.

Plan d’exercices progressif pluriannuel Document qui décrit les activités de l’exercice sur plusieurs années en fonction des besoins d’une organisation. Il s’agit du document fondamental servant à orienter un programme d’exercices réussi. Le plan pluriannuel prévoit un mécanisme de coordination à long terme des activités de formation et de l’exercice en vue de la réalisation des buts de l’organisation sur le plan de la préparation. Le plan décrit les priorités du programme au niveau de la formation et de l’exercice ainsi que les capacités y associées et facilite le recours à l’approche modulaire pour les activités de formation et de l’exercice.

Plan d’intervention d’urgence (PIU) Plan axé sur les risques qui est élaboré et maintenu dans le but d’intervenir en cas d’urgence.

Planificateur principal de l’exercice – Supervise l’équipe de planification de l’exercice; élabore le calendrier de gestion de projet de l’exercice et la liste d’affectation à la gestion de projet de l’exercice; confie les responsabilités de l’exercice; fournit une orientation générale; et surveille le processus d’élaboration.

Portée de l’exercice – Le processus qui consiste à déterminer les limites réalistes applicables au personnel, aux organisations et aux ressources nécessaires pour mener une activité de l’exercice, en fonction de l’évaluation des besoins. Ces limites comprennent notamment les dangers, le secteur géographique, les fonctions, les organismes et le personnel, ainsi que le type d’exercice.

Portée et étendue du jeu – Les paramètres dans lesquels l’activité de l’exercice sera menée. Ils définissent la durée de l’activité, le degré de participation de diverses personnes, le niveau de détail et de simulation, ainsi que l’étendue de la mobilisation. Ils indiquent également si l’heure et la date de l’exercice seront annoncées ou non.

Préparation Les mesures prises avant une situation d’urgence ou un sinistre pour assurer une intervention efficace. Exemples : formulation d’un plan d’intervention d’urgence et d’un plan de continuité des activités/opérations, formation, exercices, sensibilisation publique et éducation.

Prévention Mesures prises afin d’éviter les conséquences négatives associées à un danger ou risque donné. Les activités de prévention peuvent faire partie des mesures d’atténuation.

Procédures d’exploitation d’urgence (PEU) – Document décrivant la façon dont les personnes et les biens seront protégés en cas de situation d’urgence ou de sinistre réel ou potentiel et identifiant de façon détaillée les responsables des mesures particulières. Il identifie le personnel, l’équipement, les installations, les fournitures et les autres ressources disponibles en cas de situation d’urgence ou de sinistre, et décrit brièvement la façon dont les mesures seront coordonnées.

Procédures normales d’exploitation (PNE) Série d’instructions constituant une directive et visant les aspects des opérations qui se prêtent à un processus de réalisation étape par étape défini.

Programme de sensibilisation du public Programme qui diffuse des renseignements génériques au grand public pour le sensibiliser à la gestion des situations d’urgence et qui suggère des moyens de réduire le risque de perte de vies et de dommages matériels en cas d’urgence.

Programme d’exercices – Programme d’exercices qui est axé sur les risques et qui comprend un cycle, une combinaison et une gamme d’activités d’exercice de différents degrés de complexité et d’interaction.

R

Rapport de situation (RAPSIT) – Rapport sur la situation actuelle dans une situation d’urgence simulée lors d’un exercice.

Rapport final de l’exercice – Contient les buts, les objectifs et les résultats prévus de l’exercice, ainsi qu’un aperçu du scénario et du processus de planification. Il devrait aussi contenir une section d’évaluation dans laquelle il est possible d’inscrire des observations positives et négatives et de faire des recommandations. Le rapport devrait être rédigé après le débreffage afin de fournir une rétroaction aux organisations participantes.

Rapport postérieur aux mesures (RPM) – La documentation écrite officielle qui analyse le rendement du personnel affecté après un exercice ou un événement réel. Il s’agit du produit final d’un exercice qui saisit des observations et recommandations en fonction des objectifs de l’exercice qui sont associés aux capacités et aux tâches.

Rapporteur – Personne qui prend en note les événements et moments critiques pendant un exercice.

Règles du jeu – Les instructions de l’exercice à l’intention des participants qui offrent une orientation sur l’étendue du jeu, les questions administratives et logistiques, les procédures de sécurité, ainsi que d’autres préoccupations liées à l’exercice.

Renseignements sur la situation d’urgence Renseignements concernant une situation d’urgence, communiqués d’une façon générale à l’organisation et à d’autres intervenants.

Rétablissement – Les mesures prises pour se remettre d’une situation d’urgence ou d’un sinistre. Il s’agit également de la tentative de retour à la normale, dans la mesure du possible, pendant et immédiatement après une situation d’urgence ou un sinistre. Le rétablissement à court terme comprend la satisfaction des besoins immédiats des victimes (nourriture, électricité, hygiène, eau, communications, abri, etc.). Le rétablissement à long terme s’entend des activités ou projets qui prendront beaucoup de temps (relogement des résidents de zones inondables, reconstruction d’une installation publique, programmes de counseling, etc.).

Rétroaction immédiate – Séance de débreffage immédiat entre les participants et les membres de l’équipe de planification de l’exercice, qui leur permet de discuter de leurs observations préliminaires. La rétroaction immédiate a lieu alors que les événements sont encore frais dans la mémoire de tous. Elle sert à identifier les aspects positifs et les aspects négatifs de l’exercice. Les idées sur la façon d’améliorer l’exercice à l’avenir sont partagées librement. Le contrôleur de l’exercice doit prendre soin d’éviter deux dangers : premièrement, les comptes rendus triomphalistes qui masquent des lacunes importantes et, deuxièmement, la création d’une impression qu’une personne ou une chose est à blâmer. Les renseignements recueillis serviront à rédiger le rapport postérieur aux mesures (RPM). (Voir aussi Critique. Aussi appelée « débreffage ».)

Réunion sur le concept et les objectifs (réunion C et O) – Le début officiel du processus de planification de l’exercice. Elle se tient afin que l’on puisse s’entendre sur le type, la portée, les capacités, les objectifs et l’objet de l’exercice qui ont déjà été identifiés. Dans le cas des exercices moins complexes et des organisations ayant des ressources limitées, la réunion C et O peut avoir lieu conjointement avec la conférence de planification initiale (CPI). Cependant, lorsque la portée de l’exercice l’exige, la réunion C et O se tient en premier. Les représentants de l’organisation parraine, le planificateur principal de l’exercice et les hauts fonctionnaires assistent habituellement à la réunion C et O pour identifier le but général de l’exercice, pour élaborer des ébauches des capacités et objectifs de l’exercice et pour désigner les membres de l’équipe de planification de l’exercice.

Risque Probabilité ou possibilité de survenance d’un danger, d’une perte, d’une lésion ou d’autres conséquences négatives.

S

Saut temporel – Mécanisme au moyen duquel les événements du scénario peuvent être accélérés artificiellement afin de placer les participants dans des situations qui surviendraient plus tard à un moment donné. Les sauts temporels exigent que le déroulement de l’exercice soit interrompu et qu’il reprenne plus tard à un moment donné. Les sauts temporels sont utilisés pour inclure des événements qui ne surviendraient autrement pas dans le délai restreint prévu pour l’exercice.

Scénario – Récit séquentiel d’une situation d’urgence ou d’un sinistre simulé qui constitue le catalyseur de l’exercice. Il présente des situations qui exigent des interventions et permet de démontrer les objectifs de l’exercice. Il s’agit d’une situation ou d’une chaîne d’événements hypothétique qui illustre un incident, une situation d’urgence ou une crise, ainsi que toutes les conséquences y associées. Il sert ensuite à orienter la simulation lors d’un exercice, notamment un exercice d’entraînement.

Scénario de l’exercice – Fournit la toile de fond et la position qui orientent l’exercice. La première étape de la conception du scénario consiste à déterminer le type de danger servant à l’exercice. Les dangers choisis pour l’exercice devraient faire ressortir de façon réaliste les capacités que l’organisation tente d’améliorer au moyen de ses programmes d’exercices. Les dangers devraient également représenter de façon réaliste les risques potentiels auxquels fait face le ressort qui tient l’exercice. Dans le cas des exercices axés sur les discussions, un scénario fournit la toile de fond qui oriente les discussions des participants. Dans le cas des exercices axés sur les opérations, le scénario devrait contenir des renseignements généraux sur l’incident catalyseur de l’exercice.

Secteur privé Entreprise ou industrie qui n’appartient pas à un palier de gouvernement et qui n’est pas gérée par un palier de gouvernement.

Secteur public Élément ou composant particulier d’une administration municipale, provinciale/territoriale ou fédérale, c.-à-d., la police, le service d’incendie ou les travaux publics.

Simulateur – Personne qui se voit confier la responsabilité de reproduire artificiellement (par un jeu de rôles) les activités d’intervention du personnel et des groupes qui ne participent pas à l’exercice.

Simulation – La création d’une perception d’une situation, d’un événement ou d’un milieu qui évoquera des interventions similaires à celles qui sont effectuées dans une situation d’urgence réelle.

Sinistre – Survenance d’une catastrophe naturelle, d’un accident technologique ou d’un événement d’origine humaine qui a entraîné de graves dommages matériels, des décès ou de multiples blessures.

Situation d’urgence – Situation ou situation imminente qui est due à un fléau de la nature, à un accident ou à un acte intentionnel ou autre et qui est dangereuse à un point tel qu’elle risquerait de causer un grave préjudice à des personnes ou d’importants dommages à des biens. Une telle situation pourrait constituer une menace pour la sécurité publique, la santé publique, l’environnement, les biens, l’infrastructure essentielle et la stabilité économique. Il y a trois catégories de situations d’urgence : d’origine humaine, naturelles et technologiques.

Situation d’urgence généralisée – Situation d’urgence qui frappe un vaste secteur géographique et qui touche simultanément un grand nombre de ressorts.

Système de gestion des incidents (SGI) – Structure organisationnelle servant à coordonner le personnel qui est intervenu sur les lieux d’une situation d’urgence ou d’un sinistre, ainsi que les ressources qui y ont été affectées.

T

Télécommunications – La transmission ou réception de signaux, d’images, de sons ou de renseignements de toute nature par fil, radioélectricité ou autres systèmes techniques.

Temps réel – Temps réel utilisé pour les fins des événements simulés.

V

Vulnérabilité – Le degré de sensibilité et de tolérance de l’organisation et de l’environnement face aux dangers; les caractéristiques d’un système en ce qui a trait à sa capacité de prévoir les événements, d’y faire face et de s’en rétablir.

Z

Zone sinistrée – Secteur géographique dans lequel une situation d’urgence s’est déclarée ou est sur le point de se déclarer, et que l’on a identifié, délimité et désigné pour recevoir des mesures d’intervention d’urgence.

Appendices

Lignes directrices pour l’élaboration d’un programme d’exercices

MODÈLES (Veuillez noter qu'aucun exemple d'échéancier n'était disponible en français. Toutefois, un exemple vous a été fourni en anglais à titre de référence.)

Remarque : Les modèles présentés ci-dessous visent à faciliter la conception et la tenue de vos exercices. Il importe de souligner que, bien que ces modèles soient fondés sur des pratiques recommandées, ils sont flexibles et peuvent être modifiés pour tenir compte des besoins de votre exercice particulier.

Appendice 1

Phase 1 : Calendrier du plan de travail

Vous trouverez ci-dessous un calendrier du plan de travail complet. Bien qu’il soit très détaillé, il peut être modifié pour tenir compte des besoins de votre exercice particulier, de ses objectifs et de son degré de complexité, ainsi que de vos ressources disponibles.

Calendrier du plan de travail

TÂCHES

MOIS

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

  1. Fondation
            

Élaborer le calendrier du plan de travail

            

Identifier l’équipe de l’exercice

            

Fixer la date de la première conférence de l’équipe de planification

            

Établir le budget de l’exercice

            

Réunion sur le concept et les objectifs (C et O)

Déterminer la portée de l’exercice

            

Conférence de planification initiale (CPI)

Déterminer le scénario

            

Confier les responsabilités et fixer les dates limites pour chaque tâche

            

Préparer le procès-verbal de la CPI

            

Conférence de planification finale (CPF)

Déterminer l’endroit de l’exercice

            

Visiter le site de l’exercice

            

Préparer le procès-verbal de la CPF

            
  1. 2. Conception et élaboration

Portée

Identifier les objectifs de conception

            

Identifier les participants

            

Scénario

Identifier le problème

            

Déterminer les conditions

            

Déterminer la date et l’heure du scénario

            

Documents

            

Élaborer le plan d’exercices (PLANEX)

            

TÂCHES

MOIS

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

Élaborer le plan d’évaluation (PLANEVAL)

            

Élaborer le manuel des joueurs

            

Élaborer la liste maîtresse des événements du scénario (LMES)

            

Élaborer des messages

            

Information des médias/publique

Élaborer un énoncé d’intention à distribuer

            

Logistique

Élaborer la correspondance (invitations aux participants, lettres de remerciements)

            

Élaborer des listes d’expédition (joueurs, évaluateurs, équipe de planification)

            

Fournir la nourriture/les rafraîchissements

            

Sécurité

Déterminer les véritables procédures d’urgence (y compris un mot codé)

            

Dotation pour l’exercice

Déterminer les besoins en matière de dotation pour l’exercice (animateur, évaluateurs, soutien)

            
  1. 3. Conduite

Breffages

Distribuer le manuel des joueurs

            

Distribuer le guide de l’évaluateur

            

Contrôle de l’exercice

Procéder à une vérification des communications

            

Procéder à une vérification de l’équipement

            

TÂCHES

MOIS

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

Annoncer le début de l’exercice

            
  1. 4. Évaluation

Rétroaction immédiate des joueurs

            

Préparer une ébauche de rapport postérieur aux mesures (RPM)

            

Débreffage de l’évaluateur

            

Finaliser le RPM

            

Élaborer le plan d’amélioration (PA)

            
  1. 5. Planification des améliorations

Élaborer le plan de mesures correctives (PMC)

            

Suivre de près la mise en œuvre du RPM/PA

            

Calendrier du plan de travail


Appendice 2

Phase 2, étape 1 : Évaluation des besoins

Dangers : Classez par ordre de priorité les problèmes constatés par le passé et ceux qui doivent faire l’objet d’un exercice.

Secteur géographique : Trouvez les domaines qui sont vulnérables aux dangers.

Fonctions d’urgence : Déterminez les fonctions qui doivent faire l’objet d’un exercice.

  • Notification d’alerte
  • Communications
  • Coordination
  • Information publique sur les situations d’urgence
  • Évaluation des dommages
  • Santé et soins médicaux
  • Assistance individuelle/familiale
  • Sécurité publique
  • Gestion des ressources
  • Avertissement
  • Autre

Organisations et personnel : Identifiez les participants et ceux qui ont besoin de la formation. Est-ce que les politiques ou le personnel ont changé?

  • Police
  • Service d’incendie
  • Commerce et industrie
  • Travaux publics
  • Aéroport
  • MUO
  • Croix-Rouge
  • Hôpital
  • SGU
  • Transport en commun
  • District scolaire
  • Ressorts avoisinants
  • Organisations bénévoles
  • Autres organisations

Type d’exercice : Déterminez l’exercice à tenir. Quel est le niveau d’expérience des participants pour que l’exercice soit…un exercice sur table, un colloque ou un exercice fonctionnel? Combien de temps peut être consacré à son élaboration? Un certain type d’exercice est-il requis à des fins de conformité?

  • Colloque
  • Exercice d’entraînement
  • Jeu
  • Exercice sur table
  • Exercice fonctionnel
  • Exercice complet

Appendice 3

Phase 2, étape 2 : Définir la portée

  1. Type d’urgence : (En choisir une ou deux au maximum qui sont de haute priorité, qui n’ont pas fait l’objet d’un exercice récent, ou qui soutiennent le mieux les fonctions qui doivent être mises à l’essai.)
  2. Emplacement géographique : (Soyez précis; assurez-vous qu’il s’agit d’un emplacement logique pour le choix du danger.)
  3. Fonctions : (Choisissez les plus importantes à mettre à l’essai; d’habitude, de trois à cinq fonctions suffisent.)
  4. Personnel et organisations : (Choisissez ceux qui profiteraient le plus des fonctions qui doivent être mises à l’essai et qui y seraient bien adaptés.)
  5. Type d’exercice : (Prenez en considération l’expérience du personnel qui participe à l’exercice ainsi que le degré de stress et de complexité voulu.)
  • Colloque d’orientation
  • Exercice d’entraînement
  • Exercice sur table
  • Exercice fonctionnel
  • Exercice complet

Appendice 4

Phase 2, étape 3 : Rédiger un énoncé d’objet

« L’exercice ___________ (type d’exercice) proposé a pour objet de mettre à l’essai et d’évaluer les fonctions d’urgence suivantes :

__________________________________________________________________________________________________________________________________

en faisant participer le personnel et les organisations suivants :

__________________________________________________________________________________________________________________________________

en simulant un __________________ (type d’exercice) pour __________________ (type d’urgence)

à __________________ (emplacement/secteur géographique)

le __________________ (date). »

Appendice 5

Phase 2, étape 4 : Définir les objectifs

Définir les objectifs

Objectifs de l’exercice

Objectif no 1 : Organisation responsable :

Organisation responsable :

Objectif no 2 :

Organisation responsable :

Objectif no 3 :

Organisation responsable :

Définir les objectifs


Appendice 6

Phase 2, étape 5 : Composer un exposé

Rappel : L’exposé est une brève description qui ouvrira la voie à l’exercice. Il offre des renseignements généraux sur la situation d’urgence et aide les participants à aborder l’exercice comme s’il s’agissait d’une situation réelle. À cette étape-ci, il suffit d’inscrire tout simplement les mots clés.

Aperçu de l’exposé

Aperçu de l’exposé

Événement :

Détails et progression de l’événement :

Comment l’avez-vous découvert ?

Intervention effectuée :

Dommages signalés :

Séquence des événements :

Heure actuelle :

Préavis d’alerte?

Lieu :

Conditions météorologiques pertinentes :

Autres facteurs qui auraient une incidence sur les procédures d’urgence :

Prédictions ou résultats prévus :

Aperçu de l’exposé


Appendice 7

Phase 2, étape 6 : Événements importants et détaillés

Rappel : Il est important de passer en revue les objectifs de l’exercice. Le fait de garder ces objectifs à l’esprit aidera à élaborer les événements importants, ainsi que les événements détaillés qui pourraient résulter des événements importants.

Événements

Événements

Événement important no 1 :

Événements détaillés :

Événement important no 2 :

Événements détaillés :

Événements


Appendice 8

Phase 2, étape 7 : Liste des mesures prévues

Fiche de planification des mesures prévues

Fiche de planification des mesures prévues

Événement détaillé

Mesure prévue

Organisation

Objectifs no

    
    
    
    
    
    
    
    
    
    
    
    
    
    
    
    
    

Fiche de planification des mesures prévues


Appendice 9

Phase 2, étape 8 : Préparer les messages

Type de message

Exercice d’urgence

<Message de détresse mayday>

À : Tour de contrôle de l’aéroport

De : Pilote dans l’avion

Mode : Radio

No : 1

Heure : 10 h 55

Contenu : « Mayday! Mayday! Ici le vol 456. Urgence à bord. Ressens de fortes vibrations dans l’avion. Demande une autorisation d’urgence pour atterrir immédiatement ».

Mesure prise : Le message devrait porter la tour de contrôle à prendre les mesures prévues suivantes :

  1. aviser le pilote de la permission d’atterrir;
  2. demander aux services de police, d’incendie et médicaux de se rendre à l’aéroport;
  3. informer les hôpitaux d’un risque d’incident comportant un grand nombre de blessés.

________________________________________________

Phase 2, étape 8 : Préparer les messages

Exercice d’urgence

<Message>

À :

De :

Mode :

No :

Heure :

Contenu :

Mesure prise :

________________________________________________

Phase 2, étape 8 : Préparer les messages

Exercice d’urgence

<Message>

À :

De :

Mode :

No :

Heure :

Contenu :

Mesure prise :

________________________________________________

Phase 2, étape 8 : Préparer les messages

Exercice d’urgence

<Message>

À :

De :

Mode :

No :

Heure :

Contenu :

Mesure prise :

________________________________________________

Phase 2, étape 8 : Préparer les messages

Exercice d’urgence

<Message>

À :

De :

Mode :

No :

Heure :

Contenu :

Mesure prise :

________________________________________________

Phase 2, étape 8 : Préparer les messages

Exercice d’urgence

<Message>

À :

De :

Mode :

No :

Heure :

Contenu :

Mesure prise :

________________________________________________

Appendice 10

Phase 2 : Liste maîtresse des événements du scénario

Décrivez brièvement les événements, messages et mesures prévues dans l’ordre, selon l’heure à laquelle ils se produiraient.

Liste maîtresse des événements du scénario

Heure

Message/événement

Mesures prévues

   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   

Liste maîtresse des événements du scénario


Appendice 11

Phase 2, Documentation : Plan d’exercices

Nom de l’exercice : ______________________________

Section générale

Le présent plan d’exercices identifie les politiques, procédures et exigences administratives ainsi que les rôles et responsabilités dans le cadre de l’exercice qui soutiendront les initiatives de planification de l’exercice.

Type d’exercice

L’exercice qui doit être tenu est un exercice :

  1. d’orientation
  2. d’entraînement
  3. sur table
  4. fonctionnel
  5. complet

Énoncé d’objet

Le présent exercice a pour objet :

________________________________________________

________________________________________________

Les responsabilités de l’équipe d’évaluation sont les suivantes :

  • observer l’exercice;
  • préciser ce qui a bien fonctionné et ce qui n’a pas bien fonctionné;
  • surveiller les décisions prises dans le cadre de l’exercice et établir ensuite un rapport sur ces décisions.

Exposé du scénario

________________________________________________

________________________________________________

Portée

________________________________________________

________________________________________________

Liste des références de l’exercice

[Il faut dresser une liste des types de références suivants.]

  • les renseignements sur la collectivité modèle;
  • le plan de contrôle;
  • le plan d’évaluation de l’exercice;
  • les scénarios de l’exercice;
  • les outils de travail.

Hypothèses, éléments artificiels et simulations

Les hypothèses, éléments artificiels et simulations applicables pendant l’exercice sont présentés dans les paragraphes qui suivent.

[Les hypothèses suivantes sont assez génériques; vous pouvez les modifier ou ajouter des détails pour votre propre exercice.]

Hypothèses de l’exercice

Les hypothèses suivantes doivent être faites afin de s’assurer que l’exercice est aussi réaliste que possible. Les événements de l’exercice doivent se dérouler d’une manière logique et réaliste et tous les objectifs de l’exercice doivent être réalisés lors du déroulement de l’exercice.

  • Les participants à l’exercice connaissent bien les plans et procédures d’intervention de leurs propres organisations.
  • Le terme « participants » désigne notamment les planificateurs, contrôleurs, simulateurs, évaluateurs et joueurs.
  • Les joueurs et les contrôleurs utiliseront de véritables données et sources de soutien à l’information.
  • Les joueurs réagiront conformément au plan d’urgence existant.
  • La mise en œuvre des plans, politiques et procédures d’intervention en cas de sinistre pendant l’exercice illustrera les mesures auxquelles on s’attendrait dans des conditions d’intervention réelles. Par conséquent, cette mise en œuvre servira de fondement solide à l’évaluation.
  • Les mesures prises pour ordonner le déploiement des unités, du personnel ou des ressources donneront lieu à un déplacement simulé pendant l’exercice, à moins qu’un déplacement réel en temps réel ne soit prévu pour réaliser un objectif de l’exercice.
  • Les mesures d’intervention réelles l’emporteront sur les mesures de l’exercice.

Éléments artificiels de l’exercice

Il est admis que les éléments artificiels et contraintes suivants rendront l’exercice moins réaliste. Cependant, les planificateurs de l’exercice devraient accepter les éléments artificiels comme moyen de faciliter la réalisation des objectifs de l’exercice.

[La présente section sera fondée sur vos ententes sur l’étendue du jeu et comprendra toute activité des joueurs ou tout prépositionnement de l’équipement avant l’exercice. En voici des exemples.]

  • L’exercice se déroulera presque en temps réel; toutefois, pour atteindre les objectifs de l’exercice, certains événements peuvent être joués par les participants avant l’exercice, tandis que d’autres événements peuvent se dérouler de façon accélérée pour que leur examen soit assuré lors du déroulement de l’exercice.
  • Les réactions obtenues de la part des joueurs lors des simulations peuvent ne pas être de la même qualité ou aussi détaillées que celles de la véritable organisation ou personne.
  • Pendant l’exercice, des mesures peuvent être prises pour ordonner le déploiement des unités, du personnel ou des ressources, et le déplacement ultérieur des ressources peut avoir lieu; cependant, ces mesures peuvent être simulées, aucun déplacement réel n’ayant lieu dans le cadre de l’exercice.
  • Certains membres du personnel et de l’équipement peuvent être prépositionnés sur les lieux de l’exercice plutôt que déplacés en temps réel pendant l’exercice, et ils feront leur entrée dans l’exercice à des moments prédéterminés à partir de leur emplacement. Lorsqu’un tel élément artificiel entre en jeu, il est qualifié de prépositionnement dans la documentation de l’exercice, afin qu’il soit ainsi différencié des déploiements réels qui seront évalués.

Simulations de l’exercice

La simulation pendant les exercices est requise en raison des personnes ou organisations non participantes. Bien que les simulations rendent nécessairement l’exercice moins réaliste, elles offrent les moyens de faciliter le déroulement de l’exercice.

[Décrivez de façon générale les domaines qui feront l’objet d’une simulation, par exemple, les renseignements météorologiques, les organisations non participantes, les médias, les victimes, les évacués, etc.]

________________________________________________

________________________________________________

Objectifs de l’exercice

________________________________________________

________________________________________________

Joueurs de l’exercice et organisations participant à l’exercice

________________________________________________

________________________________________________

Structure de gestion

La planification générale de l’exercice, la tenue de l’exercice et l’évaluation de l’exercice relèvent de ___________________ [insérer le titre], qui est/sont responsable(s) de coordonner toutes les activités de planification de l’exercice.

Dotation de l’équipe de l’exercice, règles et procédures

[Vous pouvez adapter le texte et les chartes suivants pour tenir compte de votre structure de gestion de l’exercice.]

Les membres du personnel choisis pour faire partie de l’équipe de l’exercice doivent connaître les fonctions de gestion et d’intervention en cas d’urgence. Ils doivent les connaître pour comprendre les activités courantes de l’exercice et être en mesure de les suivre de près. Afin de répondre à ce besoin, les personnes qui satisfont à ces exigences peuvent être recrutées auprès d’organisations d’intervention d’urgence non participantes (ou participantes).

L’équipe de l’exercice identifiera les règles ou lignes directrices sur la conduite pendant l’exercice, ainsi que les procédures de l’exercice – avant, pendant et après celui-ci.

La structure d’équipe suivante sera utilisée. [Identifiez l’organisation de l’équipe de contrôle de l’exercice. Modifiez la charte ci-dessous pour qu’elle tienne compte de l’organisation. Des sites de mesures particuliers devraient être ajoutés, comme les COU des organisations individuelles. Si une seule cellule de simulation sert à tous les lieux, modifiez la charte en conséquence.]

Charte en conséquence

Structure de conception de l’exercice

Équipe de conception de l’exercice – A les responsabilités suivantes :

  • responsable de la coordination de toutes les activités de planification de l’exercice. Le directeur des exercices confiera les tâches et responsabilités de l’exercice, fournira une orientation, établira les calendriers et surveillera le processus d’élaboration;
  • responsable de l’élaboration des objectifs de l’exercice, des concepts, des scénarios, de la liste maîtresse des événements du scénario, des messages de l’exercice, des exigences relatives au soutien administratif et des moyens de communication.

Plan de contrôle – Préparé par l’équipe de conception de l’exercice, il devrait comprendre ce qui suit :

  • la gestion des activités de contrôle et de simulation de l’exercice;
  • des dispositions relatives à la formation et au breffage des contrôleurs/simulateurs;
  • des procédures de surveillance des activités de l’exercice et d’établissement de rapports sur celles-ci qui tiennent compte du flux et du rythme de l’exercice;
  • des procédures servant à assurer le suivi de la réalisation des objectifs de l’exercice;
  • des procédures d’enregistrement des réactions des joueurs;
  • des procédures relatives aux messages, y compris l’élaboration de messages improvisés pour soutenir les objectifs de l’exercice;
  • une liste des formulaires d’exercice requis qui comprend des instructions sur l’utilisation et la préparation;
  • la préparation à la critique.

Plan d’évaluation – L’équipe de conception de l’exercice est responsable de l’élaboration du plan d’évaluation. Le plan devrait comprendre toutes les activités d’évaluation qui devraient avoir lieu avant, pendant et après l’exercice. Les activités d’évaluation devraient comprendre notamment ce qui suit :

  • des procédures de surveillance et d’évaluation des activités de l’exercice;
  • des procédures servant à assurer le suivi de la réalisation des objectifs de l’exercice;
  • des procédures d’enregistrement et d’évaluation des réactions des joueurs;
  • des procédures servant à assurer le suivi des messages, y compris l’élaboration de messages improvisés pour soutenir les objectifs de l’exercice;
  • une liste des formulaires d’exercice requis qui comprend des instructions sur l’utilisation et la préparation;
  • la préparation au débreffage.

Manuel des joueurs – L’équipe de conception de l’exercice est responsable de l’élaboration du manuel des joueurs. Le manuel des joueurs devrait comprendre une liste d’instructions à l’intention des joueurs et fournir des renseignements concernant les responsabilités et fonctions que les joueurs doivent exercer pendant l’exercice. Le manuel devrait comprendre notamment ce qui suit :

  • un aperçu du scénario;
  • les objectifs de l’exercice;
  • les exigences administratives.

Équipe d’évaluation – L’équipe d’évaluation est responsable de l’élaboration du plan d’évaluation. Le plan devrait comprendre toutes les activités d’évaluation qui devraient avoir lieu avant, pendant et après l’exercice. Les activités d’évaluation devraient comprendre notamment ce qui suit :

  • la gestion des activités d’évaluation de l’exercice;
  • des dispositions relatives à la formation et au breffage des évaluateurs;
  • des procédures de surveillance et d’évaluation des activités de l’exercice;
  • des procédures servant à assurer le suivi de la réalisation des objectifs de l’exercice;
  • des procédures d’enregistrement et d’évaluation des réactions des joueurs;
  • des procédures servant à assurer le suivi des messages, y compris l’élaboration de messages improvisés pour soutenir les objectifs de l’exercice;
  • une liste des formulaires d’exercice requis qui comprend des instructions sur l’utilisation et la préparation;
  • la préparation à la critique.

Équipe de soutien des participantsL’équipe de soutien des participants est responsable de coordonner les activités de soutien de l’exercice. Elle travaille avec les autres équipes pour élaborer des breffages uniformes du personnel à l’intention des contrôleurs, simulateurs, évaluateurs et participants, et elle élabore le manuel des joueurs.

Le manuel des joueurs devrait comprendre une liste d’instructions à l’intention des joueurs et fournir des renseignements concernant les responsabilités et fonctions que les joueurs doivent exercer pendant l’exercice. Le manuel devrait comprendre notamment ce qui suit :

  • un horaire des breffages des joueurs de l’exercice;
  • des dispositions relatives à l’examen des plans, politiques et procédures communautaires ou de l’organisation;
  • un aperçu du scénario;
  • les objectifs de l’exercice;
  • des procédures servant à la préparation de messages, de journaux et de rapports générés par l’exercice;
  • les procédures du centre des opérations d’urgence;
  • les mesures prévues des joueurs;
  • les exigences administratives;
  • les événements de formation préalables à l’exercice qui sont recommandés.

Sûreté et sécurité

[Décrivez les procédures de sécurité, s’il y a lieu, ainsi que la procédure et le code permettant d’annuler l’exercice en cas d’urgence réelle. Décrivez en détail toute question de sécurité particulière concernant l’exercice, le lieu ou l’équipement.]

________________________________________________

________________________________________________

Exigences relatives au soutien administratif et logistique

Le soutien administratif et logistique est constitué de membres du personnel, d’équipement, de fournitures et d’installations. Un soutien administratif et logistique sera requis pour soutenir toutes les phases de l’exercice, notamment :

  • un soutien administratif sur les lieux de l’exercice/les sites des mesures;
  • un personnel qui aidera à l’inscription à la formation préalable à l’exercice, à la formation et à l’emballage des documents de formation;
  • des renseignements sur les installations (salles, etc.) pour l’exercice.

Outils de travail

[ÉNUMÉREZ TOUT OUTIL QUI AIDERA L’ÉQUIPE DE CONCEPTION.]

  • fournis pour les fonctions et responsabilités clés des joueurs, de l’animateur et des évaluateurs.

Appendice 12

Phase 2, Documentation : Manuel des joueurs

Nom de l’exercice : ______________________________

Objet

Le présent manuel a pour objet de fournir aux joueurs de l’exercice les renseignements dont ils ont besoin pour participer à l’exercice.

Type d’exercice : ______________________________

Portée

________________________________________________

________________________________________________

Concept du jeu

Le scénario exigera les titres/postes suivants dans l’exercice :

________________________________________________

________________________________________________

Hypothèses, éléments artificiels et simulations

Les hypothèses, éléments artificiels et simulations applicables pendant l’exercice sont présentés dans les paragraphes qui suivent.

[Les hypothèses suivantes sont assez génériques; vous pouvez les modifier ou ajouter des détails pour votre propre exercice.]

Hypothèses de l’exercice

Les joueurs de l’exercice réagiront conformément au plan d’urgence existant. En l’absence de plans, de procédures ou de politiques applicables, on s’attend à ce que les joueurs aient recours à leur propre sens de l’initiative ou au sens d’initiative de l’équipe pour satisfaire aux exigences en matière d’intervention.

La coordination des activités d’intervention sera requise pour assurer une intervention efficace.

Éléments artificiels de l’exercice

Il est admis que certains éléments artificiels et contraintes rendront l’exercice moins réaliste. Cependant, les joueurs de l’exercice doivent accepter les éléments artificiels comme moyen de faciliter la réalisation des objectifs de l’exercice et la satisfaction des critères d’exécution.

Simulation de l’exercice

La simulation pendant l’exercice sur table est requise en raison des organisations, personnes et unités non participantes qui seraient déployées dans le cadre d’une intervention réelle. Bien que les simulations puissent rendre l’exercice moins réaliste, les incidents simulés et les messages en provenance et à destination d’entités simulées constituent le moyen de faciliter le déroulement de l’exercice et permettent de mettre à l’essai les objectifs de l’exercice et les critères d’exécution.

Exposé du scénario

________________________________________________

________________________________________________

Établissement de rapports

Les joueurs devraient tenir des journaux sur les fonctions du personnel, des journaux/rapports sur les mesures des officiers d’état-major, un procès-verbal des réunions du personnel, ainsi que des dossiers sur les conversations téléphoniques.

Systèmes administratifs

Pour faciliter la tenue de l’exercice sur table, des insignes nominatives, une copie des plans d’urgence, du papier pour cartes géographiques, des fournitures de bureau, tout matériel audiovisuel requis et des rafraîchissements pour les participants se trouveront dans la salle. Avant l’exercice, l’animateur passera en revue les détails logistiques, y compris l’emplacement des toilettes.

Appendice 13

Phase 2, Documentation : Plan de contrôle

Nom de l’exercice : ______________________________

Objet et portée

Le présent plan offre aux animateurs de l’exercice une orientation sur les procédures et responsabilités relatives au contrôle, à la simulation et au soutien de l’exercice.

Aperçu

Type d’exercice : ______________________________

Date de l’exercice : ____________________________

Portée

________________________________________________

________________________________________________

Exposé du scénario

________________________________________________

________________________________________________

Joueurs de l’exercice et organisations participant à l’exercice

________________________________________________

________________________________________________

Lignes directrices sur l’annulation en cas d’urgence

L’animateur peut suspendre l’exercice ou y mettre fin en tout temps lorsqu’il semble qu’une situation d’urgence réelle puisse avoir une incidence sur le déroulement de l’exercice. Les organisations participantes ont également le choix de retirer l’un quelconque de leurs joueurs de l’exercice en tout temps pour traiter de questions ou de préoccupations se rapportant directement à leurs missions d’intervention d’urgence.

Hypothèses, éléments artificiels et simulations

Les hypothèses, éléments artificiels et simulations applicables pendant l’exercice sont présentés dans les paragraphes qui suivent.

[Les hypothèses suivantes sont assez génériques; vous pouvez les modifier ou ajouter des détails pour votre propre exercice.]

Hypothèses de l’exercice

Les hypothèses suivantes sont faites afin de s’assurer que l’exercice est aussi réaliste que possible et que les objectifs de l’exercice sont réalisés lors du déroulement de l’exercice.

  • Les joueurs réagiront conformément au plan d’urgence existant. En l’absence d’instructions écrites appropriées, on s’attend à ce que les joueurs aient recours à leur propre sens de l’initiative.
  • La mise en œuvre des plans, politiques et procédures d’intervention en cas de sinistre pendant l’exercice illustrera les mesures auxquelles on s’attendrait dans des conditions d’intervention réelles.
  • Les mesures d’intervention réelles l’emporteront sur les mesures de l’exercice.

Éléments artificiels de l’exercice

Bien que les éléments artificiels et contraintes suivants rendent l’exercice moins réaliste, les planificateurs de l’exercice devraient accepter les éléments artificiels comme moyens d’atteindre les objectifs de l’exercice.

  • L’exercice se déroulera presque en temps réel; toutefois, pour atteindre les objectifs de l’exercice, certains événements peuvent être joués par les participants avant l’exercice, tandis que d’autres événements peuvent se dérouler de façon accélérée.
  • Les réactions obtenues de la part des joueurs lors des simulations peuvent ne pas être de la même qualité ou aussi détaillées que celles de la véritable organisation ou personne.
  • Pendant l’exercice, des mesures peuvent être prises pour ordonner le déploiement des unités, du personnel ou des ressources, et le déplacement ultérieur des ressources peut être simulé, aucun déplacement réel n’ayant lieu dans le cadre de l’exercice.

Structure de gestion

La planification générale de l’exercice, la tenue de l’exercice et l’évaluation de l’exercice relèvent de l’équipe de l’exercice. Celle-ci est responsable de coordonner toutes les activités de planification de l’exercice.

Procédures relatives à la liste maîtresse des événements du scénario

L’exercice sera géré au moyen de la liste maîtresse des événements du scénario (LMES), le document principal servant à gérer l’exercice, pour savoir quand les événements sont prévus et pour savoir quand insérer des messages dans l’exercice. Tous les événements énumérés dans la LMES sont en ordre chronologique.

Heure

  • L’heure est la date et l’heure auxquelles l’événement est prévu dans l’exercice. Pour les mesures prévues des joueurs, il s’agit de l’heure approximative d’ici laquelle la mesure prévue doit avoir été prise.

Message/événement

  • Téléphone ou radio - Certains messages seront transmis par téléphone ou radio.
  • Message ou télécopie - Certains messages visant à simuler des messages électroniques, des notes de service et des bulletins de nouvelles peuvent être remis aux joueurs appropriés aux temps indiqués.
  • Vidéo - Les vidéos peuvent servir aux bulletins d’actualité.
  • Mesures des joueurs - Les événements seront surveillés pour garantir que les joueurs prennent les mesures requises pour maintenir le rythme de l’exercice et pour s’assurer que les objectifs sont atteints.

Mesure prévue

  • La mesure prévue décrit les résultats auxquels on s’attend de l’événement de la LMES. Les évaluateurs s’en servent pour déterminer l’efficacité d’un événement.

Animer l’exercice

Après la présentation du scénario, l’exercice commence. L’exercice vise surtout à vérifier ce qui suit :

________________________________________________

________________________________________________

Questions à poser aux joueurs pour commencer l’exercice et s’assurer qu’il demeure ciblé :

________________________________________________

________________________________________________

Joignez une copie de ce qui suit :

  • la LMES;
  • les mesures prévues;
  • les événements importants et détaillés;
  • les messages clés.

Appendice 14

Liste de vérification – Plan de contrôle/simulation

Votre plan de contrôle/simulation devrait comprendre notamment ce qui suit :

  • la gestion des activités de contrôle et de simulation de l’exercice;
  • des dispositions relatives à la formation et au breffage des contrôleurs/simulateurs;
  • des procédures de surveillance des activités de l’exercice et d’établissement de rapports sur celles-ci qui tiennent compte du flux et du rythme de l’exercice;
  • des procédures servant à assurer le suivi de la réalisation des objectifs de l’exercice;
  • des procédures d’enregistrement des réactions des joueurs;
  • des procédures relatives aux messages, y compris l’élaboration de messages improvisés pour soutenir les objectifs de l’exercice;
  • une liste des formulaires d’exercice requis qui comprend des instructions sur l’utilisation et la préparation;
  • la préparation à la critique.

Appendice 15

Phase 2, Documentation : Plan d’évaluation

Nom de l’exercice : ______________________________

Objet

Le présent plan offre aux évaluateurs, à l’animateur et aux simulateurs de l’exercice une orientation sur les procédures et responsabilités relatives à l’évaluation et au soutien de l’exercice.

Concept du jeu

Aperçu

Type d’exercice : ______________________________

Date de l’exercice : ____________________________

Portée

________________________________________________

________________________________________________

Exposé du scénario

________________________________________________

________________________________________________

Joueurs de l’exercice et organisations participant à l’exercice

________________________________________________

________________________________________________

Hypothèses, éléments artificiels et simulations

Les hypothèses, éléments artificiels et simulations applicables pendant l’exercice sont présentés dans les paragraphes qui suivent.

Hypothèses de l’exercice

Les hypothèses suivantes sont faites afin de s’assurer que l’exercice est aussi réaliste que possible et que les objectifs de l’exercice sont réalisés lors du déroulement de l’exercice.

  • Les joueurs réagiront conformément au plan d’urgence existant. En l’absence d’instructions écrites appropriées, on s’attend à ce que les joueurs aient recours à leur propre sens de l’initiative.
  • La mise en œuvre des plans, politiques et procédures d’intervention en cas de sinistre pendant l’exercice illustrera les mesures auxquelles on s’attendrait dans des conditions d’intervention réelles.
  • Les mesures d’intervention réelles l’emporteront sur les mesures de l’exercice.

Éléments artificiels de l’exercice

Bien que les éléments artificiels et contraintes suivants rendent l’exercice moins réaliste, les planificateurs de l’exercice devraient accepter les éléments artificiels comme moyens d’atteindre les objectifs de l’exercice.

  • L’exercice se déroulera presque en temps réel; toutefois, pour atteindre les objectifs de l’exercice, certains événements peuvent être joués par les participants avant l’exercice, tandis que d’autres événements peuvent se dérouler de façon accélérée.
  • Les réactions obtenues de la part des joueurs lors des simulations peuvent ne pas être de la même qualité ou aussi détaillées que celles de la véritable organisation ou personne.
  • Pendant l’exercice, des mesures peuvent être prises pour ordonner le déploiement des unités, du personnel ou des ressources, et le déplacement ultérieur des ressources peut être simulé, aucun déplacement réel n’ayant lieu dans le cadre de l’exercice.

Dotation de l’équipe d’évaluation de l’exercice, règles et procédures

Les membres du personnel choisis pour faire partie de l’équipe d’évaluation de l’exercice devront comprendre les activités courantes de l’exercice et être en mesure de les suivre de près au moyen des événements dans la LMES.

Les évaluateurs devraient connaître ce qui suit :

  • l’objet et les objectifs de l’exercice;
  • la LMES et le calendrier du scénario;
  • le contenu des messages de l’exercice;
  • les procédures de surveillance et de suivi des mesures prises par les joueurs;
  • les procédures d’enregistrement de l’observation des mesures prises par les joueurs;
  • les procédures servant à aviser l’animateur des problèmes et des écarts de l’exercice.

Dans la présente section, identifiez les objectifs de l’exercice et les listes de vérification de l’évaluateur. Les points d’examen devraient être fondés sur les plans, politiques, procédures, lignes directrices et listes de vérification qui se rapportent aux opérations d’urgence.

Avant l’exercice, tous les documents d’évaluation de l’exercice devraient être joints au plan. Ils peuvent être organisés selon l’emplacement du site, par fonction, ou selon toute autre méthode fixée par l’équipe d’évaluation.

Objectifs de l’exercice

________________________________________________

________________________________________________

Responsabilités de l’équipe d’évaluation de l’exercice

  • observer l’exercice;
  • préciser ce qui a bien fonctionné et ce qui n’a pas bien fonctionné;
  • surveiller les décisions prises dans le cadre de l’exercice et établir ensuite un rapport sur ces décisions.

Procédures d’établissement de rapports

Les évaluateurs peuvent enregistrer leurs observations sur papier ou au moyen d’une liste de vérification pour l’établissement de rapports par l’évaluateur.

Joignez une copie de ce qui suit :

  • la LMES;
  • les mesures prévues;
  • les événements importants et détaillés;
  • les messages clés.

Appendice 16

Phase 2, Documentation : Plan d’évaluation

Liste de vérification pour l’établissement de rapports par l’évaluateur

Évaluateur : _____________________

Date : __________________________

Lieu : __________________________

Exercice : _______________________

Objectif no :

  • _____________________
  • _____________________

Objectif : ___________________________________

Événement détaillé

________________________________________________

________________________________________________

Les participants ont-ils pris la mesure prévue pour l’événement?

Veuillez répondre par ce qui suit :

O=Oui; N=Non; S/O=Sans objet; NO=Non observé

Mesures prévues

Mesures prévues

O

N

S/O

NO

1.

    

2.

    

3.

    

4.

    

Mesures prévues


Commentaires :

________________________________________________

________________________________________________

Appendice 17

Phase 3 : Liste de vérification – Tâches de l’animateur

  • fournir des breffages et des débreffages à tous les joueurs de l’exercice, notamment en coordonnant l’évaluation de chaque jour d’exercice par les joueurs;
  • fournir des éléments d’entrée de l’exercice qui sont conformes à la liste maîtresse des événements du scénario (LMES);
  • surveiller au besoin la progression de l’exercice;
  • s’assurer que les mesures auxquelles on s’attend des éléments d’entrée de l’exercice sont prises;
  • assurer des interventions efficaces dans le cadre de l’exercice en fournissant au besoin un encadrement approprié aux participants à l’exercice;
  • rendre des comptes à l’équipe de planification de l’exercice;
  • résoudre des problèmes ou des questions si l’exercice devait perdre sa forme sur son site, en demandant au besoin des conseils de l’équipe de planification de l’exercice.

Appendice 18

Phase 3 : Liste de vérification – Tâches de l’animateur (liste détaillée)

La liste suivante est une liste de vérification de l’animateur plus approfondie et complète. Bien qu’elle soit très détaillée, elle peut être modifiée pour tenir compte des besoins de votre exercice particulier, de ses objectifs et de son degré de complexité, ainsi que de vos ressources disponibles.

Liste de vérification de l’animateur

Liste de vérification de l’animateur

Date

Étapes à réaliser

Remarques :

Avant l’exercice - Préparation

 

Examiner le processus d’exercice pour mieux le connaître et se sentir plus à l’aise.

 
 

Examiner le plan d’urgence, les procédures et les autres documents nécessaires pour soutenir l’exercice.

 
 

Lire les documents de l’exercice du début à la fin.

 
 

Apprendre à bien connaître le scénario.

 
 

Examiner les documents de l’exercice pour s’assurer de bien comprendre chaque élément de la trousse.

 
 

Examiner l’objet de l’exercice. Quel est l’élément moteur de la formation?

 
 

Examiner la portée de l’exercice.

  • Qui doit participer à l’exercice?
  • Quand et où une formation est-elle nécessaire?
  • Quelles sont les restrictions?
 
 

Examiner les objectifs.

 
 

Apprendre à connaître la liste de participants et leurs responsabilités.

 
 

Examiner toutes les instructions.

 
 

Examiner le scénario, y compris les éléments de soutien.

 
 

Examiner le calendrier des événements importants et des mesures prévues.

 
 

Examiner les messages ou injections.

 
 

Examiner la liste maîtresse des événements du scénario (LMES), y compris l’heure des messages, l’identité du messager et celle du destinataire et le mode de remise des messages, ainsi que les mesures prévues.

 
 

Examiner les données de l’exercice, comme les cartes, les photos et les données audiovisuelles.

 
 

Examiner les renseignements administratifs.

 
 

Examiner les renseignements logistiques, notamment l’acquisition d’équipement, de matériaux et de fournitures, les communications et les installations.

 
 

Examiner les acronymes et les définitions utilisés dans l’exercice.

 
 

Faire un exercice d’essai dans sa tête.

 
 

Date

 

Étapes à réaliser

Remarques :

Immédiatement avant l’exercice - Préparation

 

S’assurer que les fournitures nécessaires à la formation sont disponibles suivant les besoins.

 
 

Afficher une enseigne portant la mention « Formation en cours » à l’extérieur de la porte.

 
 

Écrire le nom de l’animateur sur le tableau-papier ou sur le tableau noir, etc..

 
 

Écrire et afficher les objectifs de l’exercice.

 
 

Disposer les tables, les chaises, le projecteur, l’ordinateur portatif, etc..

 
 

Procéder à une vérification du son, de l’équipement et de la transmission des messages.

 
 

S’assurer qu’il y a un nombre suffisant de copies des documents à distribuer pour l’exercice, y compris le manuel des joueurs.

 
 

S’assurer que plusieurs copies des documents nécessaires, tels que les procédures et le plan d’urgence, se trouvent dans la salle.

 
 

Date

 

Étapes à réaliser

Remarques :

Jour de l’exercice – Accomplir les tâches administratives

L’animateur oriente les joueurs dans le cadre des activités de l’exercice. Rappelez-vous de faire preuve d’enthousiasme et créez un milieu détendu pour tous les participants.

 

Informer les participants de la politique sur le stationnement, de la politique sur l’usage du tabac, de l’emplacement des toilettes, de la disponibilité des téléphones et de l’emplacement des sorties de secours.

 
 

Faire circuler la liste de participants en vue d’obtenir leurs signatures et leurs coordonnées.

 
 

Examiner le processus d’exercice.

 
 

Être au courant du risque d’influencer inconsciemment les joueurs.

 
 

Date

 

Étapes à réaliser

Remarques :

Jour de l’exercice – Tenir l’exercice

 

Utiliser un langage et des termes clairs et appropriés.

 
 

Ne pas poser de questions incitatives aux joueurs.

 
 

Établir la hiérarchie de contrôle.

 
 

Établir les règles d’interaction des joueurs.

 
 

Fournir des renseignements à l’appui adéquats.

 
 

Présenter le but ou l’objet de l’exercice.

 
 

Présenter la portée de l’exercice.

 
 

Présenter les objectifs de l’exercice.

 
 

Diriger l’exercice.

 
 

Présenter des renseignements choisis du scénario en guise d’introduction aux joueurs. La présentation peut prendre la forme d’un breffage ou d’une nouvelle-éclair, etc..

 
 

Tenir un journal courant des activités.

 
 

Établir le rythme en contrôlant le flux des messages, des injections et des discussions entre les joueurs.

 
 

Fournir des renseignements et des messages déjà planifiés.

 
 

Confirmer la réalisation des objectifs.

 
 

S’assurer que l’exercice se déroule conformément à la LMES.

 
 

Être prêt à discuter des problèmes « à la volée ».

 
 

Établir des limites claires pour la prise de décisions indépendante et les modifications du scénario.

 
 

Ajuster le rythme selon la compétence du joueur.

 
 

Si la mesure prévue n’est pas prise, présenter un message de prévoyance.

 
 

Arrêter l’exercice conformément au calendrier.

 
 

Date

 

Étapes à réaliser

Remarques :

Après l’exercice – Effectuer la rétroaction immédiate

 

Installer le tableau de présentation ou l’ordinateur pour la rétroaction immédiate postérieure à l’exercice.

 
 

Rassembler tous les joueurs et évaluateurs.

 
 

Encourager la participation de tous les joueurs.

 
 

Examiner les objectifs de l’exercice.

 
 

Examiner l’objet de l’exercice.

 
 

Rappeler aux participants que les leçons apprises pendant l’exercice et la rétroaction immédiate seront documentées et seront intégrées au rapport postérieur aux mesures (RPM), accompagnées des commentaires de l’évaluateur.

 
 

Qu’est-ce qui a fonctionné? Qu’est-ce qui n’a pas fonctionné?

 
 

Est-ce que les objectifs étaient clairs? Mesurables? Réalisables?

 
 

Est-ce que les objectifs ont été atteints?

  • Dans la négative, pourquoi?
  • Que faut-il pour atteindre les objectifs?
  • Si les objectifs ont été atteints, quelles améliorations sont proposées?
 
 

Est-ce que tous les joueurs ont compris leurs rôles?

 
 

Dans quelle mesure les joueurs ont-il interagi les uns avec les autres?

 
 

Date

 

Étapes à réaliser

Remarques :

Résumé de l’exercice

 

Remerciez sincèrement les membres de l’équipe et les observateurs.

 

Liste de vérification de l’animateur


Appendice 19

Phase 3 : Liste de vérification - Évaluateur

  • passer en revue les documents du plan d’évaluation et du plan de contrôle; assister aux séances de formation des évaluateurs;
  • exercer ses fonctions sous la direction du chef de l’équipe d’évaluation au lieu convenu;
  • respecter les objectifs établis;
  • surveiller les actions des joueurs et aider le chef de l’équipe d’évaluation et d’autres membres de l’équipe de contrôle de l’exercice à assurer le suivi des événements de l’exercice;
  • signaler au chef de l’équipe d’évaluation tout problème ou toute question concernant le contrôle de l’exercice, y compris les écarts par rapport au scénario ou les éléments artificiels de l’exercice qui sont susceptibles de nuire au caractère réaliste ou à la progression de l’exercice, et inscrire de tels problèmes dans le journal de l’évaluateur;
  • fournir des observations dans le cadre de l’évaluation de l’exercice au moyen d’un formulaire d’observations et de commentaires des joueurs clés;
  • assister aux débreffages/critiques de fin d’exercice à l’intention des participants, ainsi qu’à tout débreffage des évaluateurs selon les instructions du chef de l’équipe d’évaluation;
  • passer en revue les documents des simulateurs et assister aux séances de formation;
  • exercer ses fonctions sous la direction du [indiquer le titre de la personne] au lieu convenu;
  • répondre (s’il est autorisé à le faire) aux demandes de renseignements généraux des participants ou aux demandes de renseignements concernant les événements de la liste maîtresse des événements du scénario (LMES) qui se déroulent déjà, et inscrire la demande de renseignements dans un journal;
  • inscrire les mesures ou les décisions sur des cartes tactiques, des tableaux de l’état de la situation et des tableaux de l’état des ressources, ainsi que dans des journaux;
  • aider les contrôleurs à surveiller le flux de l’exercice et à réaliser les événements de la liste maîtresse des événements du scénario (LMES);
  • informer le chef de l’équipe d’évaluation des écarts possibles par rapport à la liste maîtresse des événements du scénario (LMES) et des mesures prévues;
  • enregistrer les observations à l’aide des listes de vérification des évaluateurs qui ont été fournies;
  • remplir les formulaires récapitulatifs en vue de leur insertion dans le rapport d’évaluation de l’exercice.

Appendice 20

Liste de vérification – Tâches de l’évaluateur principal

  • déterminer les titres et qualités et le niveau d’expérience des évaluateurs requis et identifier les moyens de les obtenir;
  • concevoir et élaborer la formation des évaluateurs de l’exercice;
  • élaborer les procédures de débreffage des joueurs et de l’équipe d’évaluation de l’exercice;
  • pendant l’exercice, gérer et coordonner les activités de l’équipe d’évaluation de l’exercice pour s’assurer que les objectifs de l’exercice sont atteints;
  • surveiller l’état d’avancement de l’exercice et prendre des décisions concernant tout écart par rapport au scénario ou toute modification importante de celui-ci causé par des changements imprévus lors du déroulement de l’exercice;
  • coordonner toute modification requise de la liste maîtresse des événements du scénario (LMES) et soutenir les personnes chargées de la mise en application des événements au moyen des évaluateurs d’exercice appropriés;
  • procéder au débreffage de l’équipe d’évaluation de l’exercice;
  • fournir des observations dans le cadre de l’évaluation de l’exercice au moyen du formulaire d’observations et de commentaires des joueurs clés;
  • rédiger des rapports courants pour enregistrer les événements de l’exercice, ainsi que tout rapport spécial nécessaire;
  • procéder à des débreffages sur le contrôle et la simulation auprès des contrôleurs/simulateurs subalternes;
  • présider la séance de critique postérieure à l’exercice au lieu convenu;
  • assister aux débreffages de l’équipe d’évaluation.

Appendice 21

Liste de vérification – Tâches de l’équipe d’évaluation

  • participer aux travaux de l’équipe de conception de l’exercice (évaluateur principal);
  • analyser et évaluer le plan d’exercices pour établir une stratégie d’évaluation appropriée (lieux de l’évaluation, nombre d’évaluations requises, rôles et responsabilités, etc.);
  • élaborer et diffuser le plan d’évaluation de l’exercice;
  • établir des systèmes de communications et des mécanismes de soutien à l’information pour les évaluateurs;
  • concevoir et élaborer l’organisation et la chaîne de commandement de l’évaluation;
  • définir les rôles et responsabilités de l’équipe d’évaluation de l’exercice, y compris ceux des chefs et évaluateurs de l’équipe d’évaluation;
  • élaborer des politiques, lignes directrices et procédures pour mettre en œuvre le plan d’évaluation de l’exercice;
  • développer les systèmes administratifs et logistiques nécessaires pour l’établissement de rapports, la solution de problèmes, la sécurité et la préparation des sites pour les organisations participantes et les organisations d’évaluation.

Appendice 22

Phase 3 : Rétroaction immédiate

Avons-nous atteint l’objectif ou les objectifs que nous avons établis pour notre exercice?

________________________________________________

________________________________________________

Qu’est-ce qui a bien fonctionné et pourquoi?

________________________________________________

________________________________________________

Que pouvons-nous améliorer et comment?

________________________________________________

________________________________________________

Appendice 23

Phase 4 : Rapport postérieur aux mesures (RPM)

Sommaire exécutif

________________________________________________

________________________________________________

Remarque : La section intitulée « Sommaire exécutif » sert à décrire brièvement les renseignements contenus dans votre rapport postérieur aux mesures (RPM), afin de souligner la façon dont le rapport aidera à la préparation, et devrait comprendre ce qui suit :

  • un bref aperçu de l’exercice;
  • les forces importantes démontrées lors de l’exercice;
  • les domaines qui doivent faire l’objet d’une amélioration.

Aperçu de l’exercice

Nom de l’exercice :

Durée :

Date de l’exercice :

Parrain :

Type d’exercice :

Source de financement :

Centre d’intérêt :

Scénario :

Lieu :

Organisations participantes :

Participants :

Nombre de participants :

Aperçu de l’exercice :

Évaluation de l’exercice :

Remarque : La section intitulée « Aperçu de l’exercice » devrait servir à décrire brièvement ce qui suit :
  • les détails précis de l’exercice;
  • les organisations ayant participé à l’exercice;
  • la façon dont l’exercice a été structuré;
  • la façon dont l’exercice a été mis en œuvre et exécuté.

Les détails énumérés ci-dessus sont ceux qui sont requis dans la section du RPM intitulée « Aperçu de l’exercice ».

Buts et objectifs de l’exercice

________________________________________________

________________________________________________

Remarque : La section intitulée « Buts et objectifs de l’exercice » sert à énumérer brièvement les buts et objectifs de l’exercice. Ces buts et objectifs sont élaborés pendant la phase de planification et de conception de l’exercice et servent à définir la portée et le contenu de l’exercice ainsi que les organisations qui y participeront. Énumérez chaque but, suivi de son objectif.

Synopsis des événements de l’exercice

________________________________________________

________________________________________________

Remarque : La section intitulée « Synopsis des événements de l’exercice » sert à donner un aperçu du scénario utilisé pour faciliter le déroulement de l’exercice et des mesures prises par les joueurs pour réagir au scénario. Les activités sont présentées dans l’ordre général dans lequel elles ont eu lieu sur chaque site. Le synopsis des événements offre aux représentants et aux joueurs un aperçu de ce qui s’est passé dans chaque lieu et de la date des événements. Il sert aussi à analyser l’efficacité de l’intervention, notamment les mesures sensibles au temps. Il permet d’examiner ce qui arrive aux mesures prises par d’autres joueurs et à l’intervention dans son ensemble lorsqu’une mesure particulière n’a pas lieu au moment prévu. Le « synopsis des événements de l’exercice » devrait comprendre le synopsis, les modules de l’exercice, ainsi qu’un calendrier des événements pour chaque élément du jeu.

Évaluation fondée sur les objectifs

Déterminez les modifications ou les améliorations à apporter à vos plans et mesures d'urgence, le cas échéant, et à tout autre document applicable susceptible d'être évalué.

________________________________________________

________________________________________________

Les objectifs de l'exercice ont-ils été atteints?

________________________________________________

________________________________________________

(Le cas échéant) L'exercice :

  • a-t-il tiré profit des leçons découlant des exercices précédents?
  • a-t-il accru la sensibilisation des participants à la planification des situations d'urgence?
  • a-t-il permis aux participants d'évaluer leur capacité de coordonner les interventions avec les autres organismes participants?
  • a-t-il permis de mettre à l'épreuve l'efficacité des protocoles et des procédures de communication entre les COU et les lieux du sinistre?

Vous a-t-il permis de cerner les parties de vos plans à améliorer?

________________________________________________

________________________________________________

Remarque : Cette section est utilisée pour analyser les objectifs et la conception de l'exercice. Vous pouvez choisir d'aborder les questions ci-dessus au cours de ce processus.

Conclusions

Remarque: La section du rapport intitulée « Conclusions » devrait servir à résumer toutes les sections du RPM. Elle devrait indiquer ce qui suit :

  • les capacités manifestes des participants;
  • les leçons apprises à des fins d’amélioration et les recommandations importantes.

Un résumé des mesures qui devraient être prises pour obtenir les résultats présentés dans les conclusions aidera à raffiner davantage les plans, les procédures et la formation qui se rapportent à ce type d’incident.

Appendice 24

Phase 5 : Plan d’amélioration

Plan d’amélioration

Plan d’amélioration

Organisation:

Objectif

Recommandations

Mesure corrective / amélioration

Partie responsable

Date d’achèvement prévue

     

Plan d’amélioration


Appendice 25

Phase 5 : Plan de mesures correctives

Plan de mesures correctives

Plan de mesures correctives

Nom de l’exercice:

Date:

Objectif

Question

Recommandation sur les mesures correctives à prendre

Organisme principal

Point de contact et no de tél.

     

Plan de mesures correctives


Appendice 26

Liste de vérification de l’exercice

  • Entendez-vous sur le scénario, l’étendue et le but de l’exercice avec la haute direction.
  • Constituez une équipe de planification de l’exercice pluridisciplinaire et entendez-vous sur les objectifs pour chaque domaine visé par l’exercice.
  • Esquissez et ensuite élaborez les principaux événements de l’exercice et les calendriers connexes.
  • Déterminez et confirmez la disponibilité des organisations extérieures qui doivent participer à l’exercice, comme les médias ou les organismes bénévoles.
  • Dressez la liste des installations requises pour l’exercice et confirmez leur disponibilité (par ex., transport, bâtiments et équipement).
  • Assurez-vous que toutes les communications qui doivent être utilisées pendant l’exercice ont été mises à l’essai, dans les lieux où elles seront utilisées, aussi près que possible de la date de l’exercice.
  • Vérifiez que les évaluateurs de chaque étape de l’exercice sont clairement identifiés et qu’ils ont reçu un breffage approprié.
  • Assurez-vous que les dirigeants de l’exercice sont clairement identifiés et reçoivent un breffage approprié et qu’ils possèdent de bonnes communications indépendantes avec « contrôle d’exercice » pendant toute la durée de l’exercice.
  • Si l’exercice relie des activités ou fonctions qui sont dépendantes l’une de l’autre, confirmez que chacune d’elles a, au préalable, été mise à l’essai individuellement.
  • Assurez-vous que tous les participants ont reçu un breffage.
  • Assurez-vous que tous les participants sont au courant des procédures à suivre si une situation d’urgence réelle est déclarée lors de l’exercice.
  • Si des observateurs doivent être invités, y compris les médias, assurez-vous qu’ils sont clairement identifiés et bien traités, et faites en sorte qu’ils sont tenus au courant de l’état d’avancement de l’exercice. Assurez-vous de leur sécurité.
  • Au besoin, par exemple dans le cas d’un plus long exercice, assurez-vous que des services de traiteur et des toilettes sont disponibles.
  • Assurez-vous que, le cas échéant, les organismes extérieurs sont indemnisés en cas d’accident dans le cadre de l’exercice.
  • Avertissez les médias locaux, les tableaux de contrôle des services d’urgence, ainsi que les voisins qui pourraient être préoccupés ou touchés par l’exercice. Le cas échéant, placez des enseignes portant la mention « Exercice en cours ».
  • Assurez-vous que la haute direction, les contrôleurs et évaluateurs et les participants clés sont au courant de l’heure et du lieu de la rétroaction immédiate et faites circuler un calendrier en vue d’un débreffage complet.
  • Entendez-vous sur une série détaillée de recommandations et préparez-les, chacune des recommandations devant indiquer le destinataire et l’échelle de temps de la mesure.
  • Préparez un rapport sommaire de l’exercice clair et concis qui doit être distribué aux organisations et aux groupes ayant participé à l’exercice, accompagné des recommandations importantes.
  • Discutez avec la haute direction du résultat de l’exercice et entendez-vous sur le futur programme d’exercices.
  • Remerciez les membres du personnel et les organismes extérieurs qui ont participé à l’exercice.

Appendice 27

Lignes directrices pour le breffage des participants à l’exercice

Les présentes lignes directrices peuvent vous aider à vous préparer en vue d’un breffage préalable à l’exercice. Vous pouvez les adapter à votre propre exercice. Vous devez inclure des points supplémentaires qui ne s’appliquent qu’à votre organisation et votre personnel.

Il est essentiel que toutes les personnes qui prendront part à l’exercice ou qui pourraient y prendre part reçoivent un breffage complet. Le défaut d’effectuer un tel breffage pourrait mener à des litiges si un participant à l’exercice subit un préjudice corporel ou psychologique et désigne la mauvaise préparation des organisateurs comme facteur contributif.

Votre breffage doit avoir lieu à une date assez rapprochée de la date de l’exercice (c.-à-d., au plus un mois avant celui-ci). La mesure dans laquelle les participants reçoivent un breffage varie selon le type d’exercice tenu. Par exemple, il est peu probable qu’un breffage pour un exercice sur table soit aussi approfondi qu’un breffage pour un exercice réel.

Points essentiels du breffage

Une liste de tous les participants à l’exercice devrait être présentée de vive voix et par écrit au début du breffage. Vous insérerez ce qui suit dans votre breffage principal :

L’exercice aura lieu entre les dates suivantes _____________ou aux heures suivantes _____________ /_____________. L’exercice durera environ _____________.

Le nom de code de l’exercice est _____________ (par ex., « Exercice Préparation Canada »). Le nom de code de l’exercice devrait être utilisé comme préfixe dans tous les messages écrits, radio, télévisés et téléphoniques se rapportant à l’exercice.

Il s’agit/il ne s’agit pas d’un exercice visant de multiples organisations. Les autres organisations qui y participent sont

________________________________________________

________________________________________________

Le scénario de l’exercice comprendra/ne comprendra pas ce qui suit :

  1. des victimes simulées;
  2. des substances dangereuses;
  3. des substances dangereuses simulées;
  4. un incendie simulé/de la fumée simulée;
  5. une inondation.

Un agent de sécurité sera présent, identifié par _____________.
Des directeurs d’exercices seront présents, identifiés par _____________.
Des observateurs de l’exercice seront présents, identifiés par _____________ /ne seront pas présents.
Toute préoccupation relative à la santé personnelle et à la santé et la sécurité d’autrui pendant l’exercice devrait être immédiatement portée à l’attention de l’agent de sécurité ou d’un directeur des exercices. Une évaluation sera ensuite effectuée en vue de déterminer si l’exercice peut se poursuivre.
En cas de blessure réelle (par opposition à une blessure simulée), utilisez et répétez le mot de code « _____________ » pour attirer l’attention – ce mot ne doit en aucun cas être utilisé par les victimes simulées.
La notification de la suspension/de l’abandon/de l’achèvement de l’exercice sera faite par _____________ (par ex., mots de code ou signaux sonores.)
****Une évaluation des risques pour la santé et la sécurité a été entreprise. Vous devriez porter une attention particulière à ce qui suit (s’il y a lieu) :

  • les vêtements/l’équipement de protection requis en sus des vêtements/de l’équipement réglementaires;
  • les zones du site qui sont interdites;
  • les dangers physiques sur le site _____________ (pointes aiguës, dangers de trébuchement, etc.)

Tous les participants au breffage ont maintenant l’occasion de soulever des questions se rapportant à la santé et à la sécurité.

Tout participant qui veut soulever des préoccupations relatives à sa santé et à sa sécurité ou poser des questions se rapportant à la santé et à la sécurité après le présent breffage, mais avant l’exercice, devrait communiquer avec _____________ ou son gestionnaire.

Est-ce que tous les participants s’assureront d’avoir signé la feuille de présence du breffage qui sera conservée au dossier?

(***) Une « évaluation des risques pour la santé et la sécurité » de l’exercice prévu est une bonne pratique essentielle. Elle devrait être entreprise au moyen d’un examen précoce de la part du groupe de planification de l’exercice. Chaque organisation participante doit déterminer si une évaluation individuelle est nécessaire ou s’il est préférable qu’une organisation (par ex., le service d’incendie en collaboration avec les propriétaires du site) entreprenne l’évaluation des risques et partage les renseignements avec d’autres organisations participantes.

Appendice 28

Calendrier de l’exercice

Vous trouverez ci-dessous un calendrier type d’un programme d’exercices, suivi d’un modèle.

un calendrier type d’un programme d’exercices

Calendrier de l’exercice

Calendrier de l’exercice

Organisation

Année (Année du cycle)

1er trimestre

2e trimestre

3e trimestre

4e trimestre

J

F

M

A

M

J

J

A

S

O

N

D

             
             
             
             
             
             
             
             
             
             
             
             
             
             
             
             

Calendrier de l’exercice


Appendice 29

Organigramme – Équipe de planification de l’exercice

Exemple d’organigramme

pour une équipe de planification de l’exercice

L’organigramme ci-dessous est un organigramme type pour une équipe de planification de l’exercice. Bien qu’il présente certaines des fonctions de base d’une équipe de planification de l’exercice, il peut être modifié pour tenir compte des besoins de votre exercice particulier, de ses objectifs et de son degré de complexité, ainsi que de vos ressources disponibles.

Un organigramme plus détaillé pourrait être requis pour les exercices à plus grande échelle ou complets. Par exemple, en plus de la police, des pompiers et des SGU, il pourrait être dans votre intérêt de faire participer d’autres entités aux opérations de l’exercice, telles que les services des travaux publics et les hôpitaux. Afin de soutenir davantage l’équipe de planification, la documentation et l’évaluation de l’exercice peuvent être effectuées ensemble avec une équipe de simulation, notamment dans le cadre des exercices à plus grande échelle.

En outre, les services logistiques peuvent être élargis de manière à comprendre le transport, les travaux publics, la santé (c.-à-d., la nourriture et l’eau), la sécurité et les services audiovisuels. De plus, le service des finances peut, au besoin, être responsable des ressources et achats.

Organigramme type - équipe de planification de l’exercice

Organigramme type - équipe de planification de l’exercice

1 Dans les présentes lignes directrices, le terme « collectivité » désigne les municipalités et les premières nations.