Liste de contrôle des postes

LISTE DE CONTRôLE DES POSTES

Introduction et aperçu 1

Commandement 16

État-major 25

Section des opérations 33

Section de la planification 46

Section de la logistique 57

Section des finances et de l'administration 73

Fonctions spécialisées 84

Introduction et aperçu Introduction

Les présentes listes de vérification des postes énumèrent les tâches cruciales de l'ensemble des principales fonctions au sein du Système de gestion des incidents (SGI) de l'Ontario. Elles peuvent être utilisées sur le lieu d'un incident ou au Centre des opérations d'urgence (COU) et des tâches particulières peuvent être adaptées aux circonstances, au besoin. Les listes de vérification, qui s'inspirent des principes et des concepts de la doctrine du SGI de l'Ontario, constituent un précieux outil de référence aux fins d'intervention en cas d'incident et de formation. Elles sont conçues pour aider les intervenants et les organismes à intervenir efficacement en cas d'incident dans le cadre de tous les rôles d'intervention du SGI : soutien à la gestion des incidents, commandement du lieu de l'incident, commandement de zone et services et fonctions indispensables. L'utilisation de ces listes de vérification pour chacun de ces rôles est expliquée plus en détail ci-après.

Comment utiliser les listes de vérification

Après qu'on leur a assigné une fonction ou un poste particulier du SGI, tous les membres du personnel affectés à un incident sont invités à lire la liste de vérification intitulée « Responsabilités communes », puis la ou les listes de vérification propres à leur poste. Ils doivent les lire dans leur intégralité. Les personnes affectées à un poste de supervision doivent connaître les postes ou les fonctions qui relèvent directement d'elles. Pour toute question ou tout problème concernant les activités figurant dans les listes de vérification, on peut soit s'adresser à son supérieur immédiat, soit consulter les documents du SGI disponibles (doctrine du SGI, lignes directrices, outils, aide-mémoire, etc.).

Les points suivants fournissent des directives importantes sur l'utilisation de ces listes de vérification :

Il n'est pas nécessaire d'activer tous les postes du SGI au moment de chaque incident.

  • Conformément au « concept de la boîte à outils » du SGI, les organismes peuvent activer seulement les postes requis pour un incident donné. Dans de nombreux cas, un petit nombre de personnes peut gérer efficacement l'ensemble d'une intervention en cas d'incident.
  • même personne peut occuper plusieurs fonctions ou postes du SGI.
  • Dans le cas des grands organismes ou d'incidents complexes, un membre du personnel peut être affecté à chaque fonction ou poste du SGI. Par contre, dans le cas des petits organismes ou d'incidents moins complexes, une personne peut être affectée à plusieurs fonctions ou postes du SGI.
  • listes de vérification peuvent être adaptées, tout en respectant la normalisation.
  • Chaque organisme et incident est unique. Certaines des tâches figurant dans ces listes de vérification peuvent être adaptées et personnalisées pour répondre aux besoins particuliers de l'organisme et de l'incident, tout en respectant la normalisation globale du SGI.
  • listes de vérification peuvent être utilisées à la foisau COU et sur les lieux de l'incident.
  • Les principes, les concepts et les processus du SGI peuvent être appliqués à la fois au COU et sur les lieux de l'incident. Certaines des tâches figurant dans les listes de vérification peuvent être adaptées aux circonstances, au besoin.
  • Les listes de vérification peuvent être utilisées à tous les niveaux d'intervention en cas d'incident.
  • Ces listes de vérification peuvent être utilisées pour tous les rôles d'intervention du SGI, notamment le soutien à la gestion des incidents, le commandement du lieu de l'incident et le commandement de zone. Certaines des tâches figurant dans les listes de vérification peuvent être adaptées aux circonstances, au besoin.

Les activités figurant dans les listes de vérification sont divisées par étape : mesures d'activation, mesures opérationnelles et mesures de démobilisation.

Les activités d'activation doivent être consultées au début de chaque incident, phase opérationnelle et quart de travail. Les activités de démobilisation doivent être consultées à la fin de chaque incident, phase opérationnelle et quart de travail. Certaines des tâches peuvent être adaptées aux circonstances, au besoin.

Les listes de vérification des postes, qui appuient la doctrine du SGI et le programme de formation sur le SGI, fournissent des directives supplémentaires sur l'utilisation des processus et des activités du SGI. Les utilisateurs de ces listes doivent à tout le moins avoir une compréhension de base du SGI. Des ressources de formation et autres concernant le SGI sont accessibles à l'adresse www.ontario.ca/sgi.

Rôles d’intervention

Au sein du SGI, il existe quatre principaux rôles d'intervention en cas d'incident.

Soutien à la gestion des incidents

Ressources et (ou) orientation stratégique, autorisations et soutien à la prise de certaines décisions offerts à l'équipe de gestion des incidents sur le lieu de l'incident ou au COU.

Commandement du lieu de l'incident

Gestion directe d'une intervention en cas d'incident

Commandement de zone

Gestion et supervision de multiples incidents

Services/fonctions indispensables

Maintien des services et des fonctions indispensables, y compris la continuité des opérations

Ces listes de vérification peuvent être utilisées pour chacun de ces rôles d'intervention et des fonctions et des tâches particulières peuvent être personnalisées pour chacun d'eux, au besoin.

Des listes de vérification distinctes ont été préparées pour chaque fonction de « commandement » :

  • commandant du COU (responsable du soutien à la gestion des incidents);
  • commandant des opérations sur le lieu de l'incident (responsable du commandement du lieu de l'incident);
  • commandant de zone (responsable du commandement de zone).

Tous les autres postes peuvent être activés dans le cadre de n'importe quel rôle et des tâches particulières peuvent être personnalisées au besoin. Chaque niveau de commandement peut également assumer la responsabilité de la continuité des opérations selon les circonstances/territoires de compétence.

On trouvera des renseignements supplémentaires dans le tableau ci-dessous, en plus de la doctrine du SGI (chapitre 3) et des lignes directrices pour l'application du SGI dans les COU.

Rôles d'intervention du SGI et listes de vérification des postes applicables*

Rôle d’intervention

Description

Lieu/

installation1

Personne responsable

Listes de vérification applicables

1.

Soutien à la gestion des incidents

Ressources et (ou) orientation stratégique, autorisations et soutien à la prise de certaines décisions offerts à l'équipe de gestion des incidents sur le lieu de l'incident ou au COU.

COU

Commandant du COU

§ Liste de vérification du commandant du COU

§ Toutes les autres listes de vérification (au besoin)

§ Listes de vérification des spécialistes (au besoin)

2.

Commandement du lieu de l'incident

Gestion directe d'une intervention en cas d'incident

Poste de commandement du lieu de l'incident

(sur le lieu de l'incident ou au COU)

Commandant des opérations sur le lieu de l'incident

§ Liste de vérification du commandant des opérations sur le lieu de l'incident

§ Toutes les autres listes de vérification (au besoin)

§ Listes de vérification des spécialistes (au besoin)

3.

Commandement de zone

Gestion et supervision de multiples incidents

Poste de commandement de zone

(peut être

situé au même endroit que le COU)

Commandant de zone

§ Liste de vérification du commandant de zone

§ Toutes les autres listes de vérification (au besoin)

§ Listes de vérification des spécialistes (au besoin)

4.

Services et fonctions indispensables

Maintien des services et des fonctions indispensables, y compris la continuité des opérations

COU, poste de commandement du lieu de l'incident, poste de commandement de zone

COU, commandant des opérations sur le lieu de l'incident ou commandant de zone

§ Toutes les listes de vérification, au besoin

Rôles d'intervention du SGI et listes de vérification des postes applicables*

Organigramme élargi normalisé du SGI*

ganigramme élargi normalisé du SGI*

* Il n'est pas nécessaire d'activer tous les postes du SGI pour chaque incident.

** Une même personne peut occuper plusieurs fonctions ou postes du SGI.

*** Des fonctions spécialisées peuvent être ajoutées aux fonctions normales du SGI afin de répondre aux besoins d'organismes particuliers (p. ex., spécialistes techniques).

Cycle de planification du SGI – généralités

cle de planification du SGI – généralités

Aide-mémoire des formulaires du SGI

Des formulaires précis du SGI pour l'Ontario sont utilisés pour faciliter les processus et les procédures de gestion des incidents ainsi que pour créer un registre des décisions et des mesures qui sont prises. Ces formulaires sont conçus à des fins d'utilisation avec tous les types de dangers et s'appliquent aux interventions tant au niveau du lieu de l'incident qu'à celui du COU. Ils sont conformes aux formulaires normalisés du « système de commandement des interventions » (SCI). Pour consulter ces formulaires, veuillez consulter la section Ressources du SGI du site www.ontario.ca/sgi.

Aide-mémoire des formulaires du SGI

Numéro du formulaire2

Titre du formulaire

Description et objet

Préparé par

IMS 1001

Plan d'action en cas d'incident (PAI général)

Consigne les mesures élaborées par le commandant ainsi que l'état-major et l'état-major général pendant les réunions de planification. Lorsque toutes les pièces jointes y sont incluses, le PAI général précise les objectifs, les stratégies, les tactiques, les ressources, l'organisation, le plan de communication, le plan médical et autre information appropriée à utiliser pour la gestion d'une intervention en cas d'incident pendant la prochaine phase opérationnelle. Peut contenir des renseignements tirés d'autres formulaires du SGI.

Chef de la Section de la planification

IMS 201

Information sur l'incident

Fournit des renseignements de base sur l'état de l'incident et les ressources qui y sont affectées au commandant des opérations sur le lieu de l'incident ou du COU et à l'équipe de gestion des incidents qui prend la relève. En plus d'être un document d'information, le formulaire IMS 201 sert également de feuille de travail concernant les mesures initiales et de registre permanent de la première intervention sur le lieu de l'incident. Remarque : Le formulaire IMS 201 est remplacé et prend fin lorsqu'un PAI écrit est préparé.

Commandant des opérations sur le lieu de l'incident ou du COU ou

Chef de la Section de la planification

*IMS 202

Objectifs de la gestion des incidents

Décrit la stratégie de base relative à l'incident, les objectifs de maîtrise de la situation, les points importants et les priorités du commandement ainsi que les consignes de sécurité à observer pendant la prochaine phase opérationnelle. Ce formulaire consigne par écrit les principaux résultats de la réunion sur les objectifs et les stratégies de commandement. Peut également servir de page couverture pour le PAI (si le formulaire IMS 1001 n'est pas utilisé), auquel d'autres formulaires IMS peuvent être joints, le cas échéant.

Chef de la Section de la planification

*IMS 203

Liste des affectations organisationnelles

Fournit au personnel du SGI des renseignements sur les fonctions du SGI qui sont actuellement activées et sur la dotation en personnel de chaque poste ou fonction.

Chef de la Section de la planification ou

Chef de l'unité des ressources (s'il est en service)

*IMS 204

Liste d'affectation des ressources

Sert à informer le personnel de la Section des opérations des affectations sur le lieu de l'incident. Une fois que l'état-major et l'état-major général approuvent les affectations, l'information sur celles-ci est communiquée aux divisions, aux groupes et aux secteurs appropriés.

Chef de la Section de la planification ou

Chef de l'unité des ressources (s'il est en service) et

Chef de la Section des opérations

*IMS 205

Plan relatif aux télécommunications en cas d'incident

Fournit des renseignements sur les coordonnées et les affectations radio pour chaque phase opérationnelle.

Chef de la Section de la logistique ou

Chef de l'unité des communications (s'il est en service)

*IMS 206

Plan médical

Fournit de l'information sur les postes de soins médicaux sur le lieu de l'incident, les services de transport, les hôpitaux et les procédures d'urgence médicale aux intervenants en cas d'urgence.

Chef de la Section de la logistique ou

Chef de l'unité médicale (s'il est en service)

Remarque : Révisé par l'agent de sécurité

*IMS 207

Organigramme relatif à l'incident

Sert à indiquer les éléments organisationnels du SGI qui sont présentement activés et les noms des personnes affectées à chacun.

Chef de la Section de la planification ou

Chef de l'unité des ressources (s'il est en service)

*IMS 208

Message et plan de sécurité

Modèle générique pouvant être utilisé par l’agent de sécurité et (ou) tout autre membre du personnel du SGI dans le cadre d’un message ou d’un plan de sécurité.

Agent de sécurité

IMS 209-G

Résumé de la situation relative à l'incident – généralités

Donne une vue d’ensemble et brosse le portrait de l’état de la situation, des prévisions et des mesures prévues à un moment précis des opérations d’intervention.

Chef de la Section de la planification ou

Chef de l'unité situationnelle (s'il est en service)

IMS 211

Liste d'enregistrement sur le lieu de l'incident

Sert à l'enregistrement des ressources qui arrivent sur le lieu de l'incident.

Chef de la Section de la planification ou

Chef de l'unité des ressources/rapporteur des enregistrements (s'il est en service)

IMS 211-B

Liste d'enregistrement du COU

Sert à l'enregistrement de toutes les personnes-ressources qui mènent leurs activités dans un COU.

Chef de la Section de la planification ou

Réception/Chef de l'unité des ressources

Rapporteur des enregistrements (s'il est en service)

IMS 213

Message général

Sert à envoyer un message ou un avis à des fins diverses au personnel sur le lieu de l'incident : utiliser par le répartiteur sur le lieu de l'incident afin d'enregistrer les messages entrants qui ne peuvent pas être transmis oralement; pour transmettre des messages au Centre de communication sur le lieu de l'incident pour qu'ils soient communiqués par radio ou par téléphone au destinataire; pour transmettre au personnel sur le lieu de l’incident tout message ou avis qui exige la remise d'une copie papier.

Auteur du message

IMS 214

Journal des activités

Permet de consigner les données relatives aux activités importantes au chapitre des ressources individuelles ou d’équipes aux différents niveaux organisationnels du SGI, y compris les unités, les ressources individuelles, les équipes de choc, les forces opérationnelles, etc. Sert de document de référence à partir duquel il est possible d’extraire des renseignements pour la relève et qui seront inclus dans les comptes rendus après action.

Toutes les sections et unités

IMS 215-A

Analyse de la sécurité du plan d'action en cas d'incident

Aide l'agent de sécurité à procéder à une évaluation opérationnelle des risques en vue de classer les dangers en ordre de priorité et d'élaborer des mesures de contrôle appropriées pour chaque phase opérationnelle.

Agent de sécurité

IMS 215-E

Feuille de travail relative aux tactiques du COU

Utilisée pour communiquer les décisions qu'a prises le chef de la Section des opérations durant la réunion sur les tactiques concernant celles qui devront être exécutées durant la phase opérationnelle suivante. Les tactiques sont liées aux stratégies et aux objectifs consignés sur le formulaire IMS 202.

Chef de la Section des opérations

IMS 215-G

Feuille de travail servant à la planification opérationnelle

Utilisée pour communiquer les décisions qu'a prises le chef de la Section des opérations durant la réunion sur les tactiques concernant l’affectation des ressources et les besoins de la phase opérationnelle suivante.

Chef de la Section des opérations

IMS 218

Inventaire des véhicules et du matériel de soutien

Établit l’inventaire de l’ensemble de l'équipement et des véhicules de transport et de soutien affectés à l’incident.

Chef de la Section de la logistique ou

Chef de l'unité du soutien terrestre (s'il est en service)

IMS 220

Résumé des opérations aériennes

Fournit à la direction des opérations aériennes le nombre, le type, l'emplacement et les affectations précises des aéronefs.

Chef de la Section des opérations ou

Directeur des opérations aériennes (s'il est en service)

IMS 221

Vérification de la démobilisation

Permet de s'assurer que les ressources qui quittent le lieu de l'incident ont terminé toutes les activités appropriées relatives à l'incident et fournit à la Section de la planification des renseignements sur les ressources libérées du lieu de l'incident.

Chef de la Section de la planification ou

Chef de l'unité de démobilisation (s'il est en service) et ressource démobilisée

IMS 227

Journal des réclamations

Fournit un sommaire des renseignements relatifs au suivi des réclamations relatives à l’incident.

Chef de la Section des finances ou

Chef de l'unité des indemnisations (s'il est en service)

IMS

260-RR

Demande de ressources

Utilisé pour demander les ressources nécessaires dans le cadre d’un incident et pour en assurer le suivi.

Tout demandeur de ressources (les sections pertinentes sont aussi remplies par les sections des opérations, de la logistique, de la planification ainsi que des finances et de l'administration)

Aide-mémoire des formulaires du SGI

0BResponsabilités communes

Responsabilités communes – Tous les membres du personnel affectés à un incident

Cette liste donne un aperçu des responsabilités communes qui s'appliquent à tous les membres du personnel du SGI. Dans la plupart des cas, ces tâches ne sont pas répétées dans les listes de vérification des postes qui suivent. Certaines tâches sont accomplies une seule fois, alors que d'autres se répètent pendant toute la durée de l'incident.

Activation

  • Responsabilités qui s'appliquent au personnel assumant tous les rôles d'intervention : commandement du lieu de l'incident, soutien à la gestion des incidents, commandement de zone.
  • Des responsabilités particulières peuvent être personnalisées selon le rôle d'intervention, au besoin.

Mesures d'activation

Affectation par l'organisme, comprenant :

  • l'attribution des tâches (p. ex., chef de l'unité situationnelle, etc.);
  • la liste de vérification du poste (le cas échéant);
  • le numéro de demande de ressources, de réquisition ou de manifeste (selon le cas);
  • l'endroit où il faut se présenter;
  • l'heure à laquelle il faut se présenter;
  • les directives concernant le voyage (le cas échéant);
  • les directives de sécurité (le cas échéant);
  • toute directive spéciale (p. ex., déplacement, radiofréquences).

☐ À l'arrivée sur le lieu de l'incident, s'enregistrer à l'endroit désigné, à l'aide de la liste d'enregistrement sur le lieu de l'incident (IMS 211) ou de la liste d'enregistrement du COU (IMS 211-B), qui peut se trouver :

  • au centre des opérations d'urgence (COU);
  • au poste de commandement du lieu de l'incident (PCI);
  • à la base ou dans un camp;
  • dans la zone de rassemblement;
  • à la base d'hélicoptères.
  • Remarque : En cas d'affectation directe à un poste hiérarchique, s'enregistrer auprès du superviseur de la division ou du groupe.

Obtenir de l'information auprès de son superviseur immédiat. Clarifier toute question.

§ Remarque : Les représentants des organismes d'assistance ou de soutien doivent se présenter à l'agent de liaison du COU ou du PCI après s'être enregistrés.

Installer le poste de travail, examiner les responsabilités inhérentes au poste et obtenir les documents de travail.

Remplir le journal des activités (formulaire IMS 214) qui décrit chronologiquement les mesures qui sont prises pendant le quart de travail et le tenir à jour.

Préparer les subalternes et les renseigner (le cas échéant) sur :

§ les responsabilités particulières du poste;

§ les collègues exerçant les mêmes fonctions;

§ la définition des aires de travail fonctionnelles;

§ les conditions d'hébergement et de restauration;

§ les procédures pour obtenir des fournitures, du personnel et des services supplémentaires;

§ la détermination des quarts de travail de la phase opérationnelle;

§ la clarification de tout point important relatif aux affectations;

§ les dispositions relatives aux séances de compte-rendu et à la relève à la fin de la phase opérationnelle;

§ le plan d'action en cas d'incident (IMS 1001/202) actuel ou le formulaire d'information sur l'incident (IMS 201), si aucun plan d'action en cas d'incident n'a encore été élaboré.

Connaître les coordonnées attribuées à votre sphère de responsabilité (p. ex., numéro de téléphone, radiofréquence, NIP, adresse électronique, etc.) et veiller à ce que le matériel de communication fonctionne adéquatement.

Mesures opérationnelles

Accomplir toutes les tâches d'une manière qui assure votre sécurité et votre bien-être de même que ceux de vos collègues en recourant à des méthodes d'analyse des risques acceptées. Assumer en tout temps la responsabilité des membres du personnel qui vous sont affectés en ce qui a trait à l'endroit exact où ils se trouvent ainsi qu'à leur sécurité et leur bien-être personnels.

Toutes les communications doivent se faire en clair en utilisant la terminologie du SGI (aucun code).

Remplir les formulaires et les rapports requis relativement au poste assigné et les envoyer à la Section de la planification (unité de documentation, si elle a été activée) par l'entremise du superviseur. Dans la plupart des incidents majeurs, on compte fortement sur l'utilisation des formulaires du SGI pour gérer l'information et les ressources et assurer l'imputabilité. S'assurer que tous les formulaires sont datés selon le format AAAA-MM-JJ.

Tenir un journal des activités (IMS 214).

À la fin du quart de travail, présenter un exposé détaillé à la personne qui prend la relève. Veiller à ce que toutes les activités en cours, les questions en suspens et les exigences de suivi soient précisées.

Mesures de démobilisation

Respecter les ordres de démobilisation et informer les subalternes de la démobilisation. S'assurer que le superviseur procède à un débreffage.

Désactiver le poste qui vous a été assigné et fermer les journaux lorsque le superviseur l'autorise.

Remplir tous les formulaires, rapports et autres documents requis. Tous les formulaires doivent être envoyés à la Section de la planification par l'entremise de votre superviseur, le cas échéant, avant votre départ.

Être prêt à fournir des commentaires pour le compte-rendu après action.

Si une autre personne prend la relève, s'assurer qu'elle a reçu tous les renseignements pertinents avant que vous quittiez votre poste de travail. Noter toute question en suspens ou tout événement inhabituel.

Nettoyer le poste de travail avant de quitter.

En cas de désactivation des comptes de courriel ou des téléphones, préparer les avis requis (p. ex., avis d'absence du bureau par courriel ou messagerie vocale).

En quittant, laisser les coordonnées auxquelles vous pouvez être joint.

Remettre le matériel qui a été assigné.

Remplir le formulaire de vérification de la démobilisation (IMS 221).

Envoyer tous les formulaires et rapports dûment remplis à la Section de la planification (unité de documentation, si elle a été activée) par l'entremise du superviseur.

Commandement

Commandant du COU

Le commandant du COU est responsable de la gestion d'ensemble du centre des opérations d'urgence, y compris le soutien à l'équipe de gestion des incidents sur le lieu de l'incident ou au COU. Dans la plupart des cas, on fait appel au COU pour la prise de décisions de haut niveau et la coordination du soutien hors site fourni au commandement du lieu de l'incident ou au commandement de zone. Cela comprend habituellement, entre autres formes de soutien hors site, l'établissement de l'orientation stratégique, le soutien à l'information et à la gestion des ressources ainsi que le soutien juridique et financier.

En plus du soutien à la gestion des incidents, il importe que les organismes assurent les services essentiels. Dans la mesure du possible, ces derniers doivent être fournis aux régions touchées par l'incident.

Dans des circonstances particulières3, il est possible que le commandement du lieu de l'incident et (ou) le commandement de zone soient activés au niveau du COU. Dans ces cas, on doit se reporter aux listes de vérification du commandant des opérations sur le lieu de l'incident et (ou) du commandant de zone (voir ci-dessous). Le commandant du COU est responsable de toutes les activités de ce dernier, à moins qu'elles ne soient par ailleurs déléguées.

Activation

§ Soutien à la gestion des incidents (à partir d'un COU)

Relève du

§ Groupe de maîtrise des situations d'urgence (GMSU), groupe des politiques ou autre autorité désignée

Mesures d'activation

Déterminer le niveau d'activation approprié du COU d'après la situation connue.

Mobiliser le personnel approprié pour la première activation.

Obtenir des renseignements auprès du commandant du COU ou du commandant des opérations sur le lieu de l'incident actuel. Se reporter au formulaire d'information sur l'incident (IMS 201) et (ou) au résumé de la situation relative à l'incident (IMS 209), s'il est utilisé.

Évaluer la situation relative à l'incident. Examiner l'état actuel de la situation, de même que les objectifs initiaux de la gestion de l'incident.

Déterminer la nécessité d'un commandement unifié, le mettre en place et y participer, le cas échéant.

Si un rôle de soutien à la gestion des incidents est assumé, déterminer les besoins du commandant (des opérations sur le lieu de l'incident, du COU ou de zone) que vous soutenez.

Veiller à ce que le COU soit adéquatement installé et prêt à fonctionner.

S'assurer qu'une procédure d'enregistrement auprès du COU a été établie à l'aide du formulaire d'enregistrement (IMS 211-B).

Déterminer quelles sections du SGI sont requises. Désigner au besoin les chefs des sections et veiller à ce qu'ils dotent adéquatement leurs sections en personnel.

Déterminer quels postes d'état-major sont requis et veiller à ce qu'ils soient comblés le plus rapidement possible.

Établir le niveau de planification qui doit être atteint :

§ plan d'action écrit en cas d'incident (PAI);

§ planification des mesures d'urgence;

§ réunion de planification officielle.

S'assurer qu'une réunion de planification est prévue.

Organiser, au besoin, d'autres réunions/séances d'information (voir le cycle de planification opérationnelle à la page 59) :

§ une séance d'information sur l'incident;

§ la première réunion du commandement;

§ la réunion du commandement sur les objectifs et les stratégies.

Établir la phase opérationnelle et le calendrier des séances d'information.

Consulter l'état-major général afin de déterminer quels représentants d'autres organismes ou territoires de compétence sont requis au COU.

S'assurer qu'un organigramme relatif à l'incident (IMS 207) est préparé et affiché.

Mesures opérationnelles

Assurer le bien-être et la sécurité de tous les intervenants.

Établir les paramètres de demande et de libération des ressources.

§ Examiner les demandes de ressources essentielles.

§ Confirmer qui peut présenter les demandes au sein de l'organisme.

§ Confirmer les demandes qui requièrent l'autorisation du commandement.

Mettre en œuvre la gestion des incidents par objectifs.

§ Concilier les objectifs contradictoires.

§ Déterminer les demandes de ressources et coordonner les priorités relatives à l'affectation des ressources.

Maintenir la communication avec le ou les commandements du lieu de l'incident ou de zone et continuer de les soutenir :

§ fournir une orientation stratégique (au besoin);

§ soutien à l'information;

§ gestion des ressources et soutien logistique;

§ soutien juridique et financier;

§ soutien à l'information sur les situations d'urgence;

§ autres besoins cernés.

Surveiller les activités de l'état-major et de l'état-major général afin de veiller à ce que les mesures appropriées soient prises.

Déterminer l'état de la déclaration de la situation d'urgence et la délégation des pouvoirs. Collaborer avec le personnel de l'organisme pour déclarer l'état d'urgence conformément au protocole de l'organisme.

Autoriser la communication au public et aux médias de l'information sur la situation d'urgence en collaboration avec d'autres niveaux d'intervention.

Établir et maintenir la liaison avec les organismes de soutien ou d'assistance (cette tâche peut être déléguée à l'agent de liaison).

Fournir de l'information aux hauts fonctionnaires et aux représentants élus et les documenter, au besoin.

Mettre en place ou activer d'autres installations du SGI, au besoin.

Approuver et autoriser la mise en œuvre du PAI.

§ Examiner le PAI afin de s'assurer que les renseignements sont complets et exacts.

§ Vérifier si les objectifs sont intégrés et classés par ordre de priorité.

§ Signer le PAI.

Assurer le progrès et la coordination des activités de l'état-major et de l'état-major général.

Ordonner la démobilisation des ressources affectées à l'incident, s'il y a lieu.

Mesures de démobilisation

Suivre la liste de vérification des responsabilités communes à l'étape de la démobilisation.

Autoriser la démobilisation des sections, des directions et des unités lorsqu'elles ne sont plus requises.

Informer les organismes ou les territoires de compétence concernés du moment prévu de la démobilisation.

S'assurer que toute mesure en cours sera prise en charge après la démobilisation.

Veiller à ce que tous les formulaires ou rapports requis soient remplis avant la démobilisation.

Démobiliser le COU au moment indiqué, s'il y a lieu.

Commandant des opérations sur le lieu de l'incident

Le commandant des opérations sur le lieu de l'incident est responsable de la gestion d'ensemble de l'incident, y compris la définition des stratégies et des objectifs de la gestion des incidents et l'ensemble de la coordination des activités liées à l'incident. Pour la plupart des incidents, une seule personne assumera la fonction de commandement du lieu de l'incident. Cependant, dans des circonstances particulières, un modèle de commandement unifié peut être établi. Le commandant des opérations sur le lieu de l'incident est responsable de toutes les activités liées à l'incident, à moins qu'elles ne soient par ailleurs déléguées. Il peut avoir un adjoint venant du même organisme ou territoire de compétence ou d'un organisme ou territoire de compétence prêtant assistance.

Activation

§ Commandement du lieu de l'incident (sur le lieu de l'incident ou au COU)3F4

Relève du

§ Commandant du COU, commandant de zone ou autre autorité désignée

Mesures d'activation

Déterminer le niveau d'activation approprié d'après la situation connue.

Mobiliser le personnel approprié pour la première activation.

Obtenir de l'information auprès du commandant actuel des opérations sur le lieu de l'incident au moyen du formulaire d'information sur l'incident (IMS 201) et (ou) du résumé de la situation relative à l'incident (IMS 209), s'il y a lieu.

Exercer les pouvoirs délégués par la direction de l'organisme relativement à l'ensemble de la gestion et de la direction de l'incident en question, au besoin.

Évaluer la situation relative à l'incident.

§ Examiner l'état actuel de la situation, de même que les objectifs initiaux de la gestion de l'incident.

§ Obtenir des renseignements auprès des autres niveaux d'intervention, s'il y a lieu.

§ S'assurer que tous les organismes touchés par l'incident ont été avisés.

Déterminer la nécessité d'un commandement unifié, le mettre en place et y participer, le cas échéant.

Veiller à ce que le poste de commandement du lieu de l'incident (PCI) soit adéquatement installé et prêt à fonctionner.

Veiller à ce qu'une procédure d'enregistrement sur le lieu de l'incident soit immédiatement établie.

Déterminer quelles sections sont requises. Désigner au besoin les chefs des sections et veiller à ce qu'ils dotent adéquatement leurs sections en personnel.

Déterminer quels postes d'état-major sont requis et veiller à ce qu'ils soient comblés le plus rapidement possible.

Établir le niveau de planification qui doit être atteint :

§ plan d'action écrit en cas d'incident (PAI);

§ planification des mesures d'urgence;

§ réunion de planification officielle.

Organiser, au besoin (voir le cycle de planification opérationnelle à la page 59) :

§ une séance d'information sur l'incident;

§ la première réunion du commandement;

§ une réunion sur les objectifs et les stratégies.

Établir la phase opérationnelle et le calendrier des séances d'information.

Consulter l'état-major général afin de déterminer quels représentants d'autres organismes ou territoires de compétence sont requis au PCI.

S'assurer que les communications effectuées par courriel, téléphone ou radio avec le COU ou le commandement de zone et les organismes ou territoires de compétence concernés sont établies et fonctionnelles.

S'assurer qu'un organigramme relatif à l'incident (IMS 207) est préparé et affiché.

Mesures opérationnelles

Assurer le bien-être et la sécurité de tous les intervenants.

Surveiller les activités de l'état-major et de l'état-major général afin de veiller à ce que les mesures appropriées soient prises.

Autoriser les énoncés de mesures de protection, au besoin.

Déterminer l'état de la déclaration de la situation d'urgence et la délégation des pouvoirs. Collaborer avec le personnel de l'organisme pour déclarer l'état d'urgence conformément au protocole de l'organisme.

Approuver et autoriser la mise en œuvre du PAI.

§ Examiner le PAI afin de s'assurer que les renseignements sont complets et exacts.

§ Vérifier si les objectifs sont intégrés et classés par ordre de priorité.

Signer le PAI.

Établir les paramètres de demande et de libération des ressources.

§ Examiner les demandes de ressources essentielles.

§ Confirmer qui peut présenter les demandes au sein de l'organisme.

§ Confirmer les demandes qui requièrent l'autorisation du commandement.

Autoriser la communication au public et aux médias de l'information sur la situation d'urgence en collaboration avec d'autres niveaux d'intervention.

§ Dans le cas d'un commandement unifié, veiller à ce que tous les membres de ce dernier approuvent la communication.

Établir et maintenir la liaison avec les organismes de soutien ou d'assistance (cette tâche peut être déléguée à l'agent de liaison).

Fournir de l'information aux hauts fonctionnaires et aux représentants élus et les documenter, au besoin.

Mettre en place ou activer d'autres installations du SGI, au besoin.

Assurer la tenue des réunions de planification.

Assurer le progrès et la coordination des activités de l'état-major et de l'état-major général.

Informer les dirigeants des organismes des problèmes et des progrès liés à l'incident.

Ordonner la démobilisation des ressources affectées à l'incident, s'il y a lieu.

Mesures de démobilisation

Suivre la liste de vérification des responsabilités communes à l'étape de la démobilisation.

Autoriser la démobilisation des sections, des directions et des unités lorsqu'elles ne sont plus requises.

Informer les organismes et les territoires de compétence concernés du moment prévu de la démobilisation.

S'assurer que toute mesure en cours sera prise en charge après la démobilisation.

Veiller à ce que tous les formulaires ou rapports requis soient remplis avant la démobilisation.

Être prêt à fournir des commentaires pour le compte-rendu après action.

Démobiliser les installations sur le lieu de l'incident et les opérations au moment indiqué, s'il y a lieu.

État-major

Agent de liaison

L'agent de liaison (AL) agit à titre de principale personne-ressource auprès des organismes d'assistance ou de soutien et informe le commandement des questions liées aux services d'assistance et de soutien externes, y compris les besoins interorganisationnels actuels ou éventuels. Des assistants venant d'autres organismes qui participent également à l'intervention peuvent lui être affectés. Des tâches peuvent être déléguées à l'assistant compétent, s'il y a lieu.

Activation

§ Peut être activé par le commandement du lieu de l'incident, le soutien à la gestion des incidents ou le commandement de zone.

§ Les responsabilités de l'agent de liaison doivent être personnalisées en conséquence.

Relève du

§ Commandant (des opérations sur le lieu de l'incident, de zone, du COU)

Mesures d'activation

Suivre la liste de vérification des responsabilités communes à l'étape de l'activation.

Obtenir de l'information auprès du commandement.

§ Déterminer l'état actuel de l'incident à l'aide du résumé de la situation relative à l'incident (IMS 209).

§ Déterminer l'organisation actuelle à l'aide de l'organigramme relatif à l'incident (IMS 207), de la liste des affectations organisationnelles (IMS 203), de la liste d'affectation des ressources (IMS 204), etc.

§ Déterminer les organismes qui sont reliés à l'incident (gouvernementaux, non gouvernementaux, secteur privé, etc.). Déterminer si ces organismes sont :

o des organismes d'assistance (qui fournissent du personnel, des services ou d'autres formes d'assistance ou de ressources directes à l'organisme immédiatement responsable de la gestion de l'incident);

o des organismes de soutien (qui offrent des services de soutien à l'organisme immédiatement responsable de la gestion de l'incident, mais qui n'offrent aucun apport ou soutien direct relativement à l'incident).

Obtenir des renseignements sur les organismes d'assistance ou de soutien, y compris :

§ la ou les personnes-ressources,

§ l'adresse électronique/NIP,

§ les numéros de téléphone,

§ les radiofréquences,

§ les accords de coopération,

§ le type de ressource et les disponibilités,

§ le nombre de membres du personnel,

§ l'état du personnel et du matériel,

§ les contraintes et limites de l'organisme.

Mesures opérationnelles

Préparer l'espace de travail de l'agent de liaison et aviser les représentants de l'organisme de son emplacement.

Communiquer avec les représentants des organismes d'assistance ou de soutien et les collaborateurs des organismes d'entraide et leur fournir des renseignements.

Interroger les représentants des organismes sur leurs ressources, leurs capacités et les restrictions relatives à l'utilisation de leurs services. Communiquer ces renseignements durant les réunions de planification, au besoin.

Collaborer avec l'agent d'information sur les situations d'urgence et le commandement pour coordonner les communiqués de presse relatifs aux questions de coopération interorganisationnelle.

Surveiller les opérations relatives à un incident afin de cerner les problèmes interorganisationnels éventuels. Tenir le commandement au courant de ces problèmes.

§ Porter les plaintes relatives aux problèmes de logistique, aux communications et à l'orientation stratégique et tactique à l'attention du commandement.

Participer aux réunions de planification et fournir de l'information sur les sphères de responsabilité, au besoin.

Mesures de démobilisation

Suivre la liste de vérification des responsabilités communes à l'étape de la démobilisation.

Agent d'information sur les situations d'urgence

L'agent d'information sur les situations d'urgence (AISU) est chargé de la préparation et de la communication au public de l'information approuvée sur les situations d'urgence. Le commandement doit approuver toute l'information sur les situations d'urgence que publie l'AISU. Durant un incident complexe, des assistants peuvent être affectés à l'AISU, au besoin. Des tâches peuvent être déléguées à l'assistant compétent, s'il y a lieu.

Activation

§ Peut être activé par le commandement du lieu de l'incident, le soutien à la gestion des incidents ou le commandement de zone.

§ Les responsabilités de l'agent d'information sur les situations d'urgence doivent être personnalisées en conséquence.

Relève du

§ Commandant (des opérations sur le lieu de l'incident, de zone, du COU, selon le cas)

Mesures d'activation

Suivre la liste de vérification des responsabilités communes à l'étape de l'activation.

Obtenir de l'information auprès du commandement

§ Déterminer l'état actuel de l'incident à l'aide du résumé de la situation relative à l'incident (IMS 209).

§ Déterminer l'organisation actuelle à l'aide de l'organigramme relatif à l'incident (IMS 207), de la liste des affectations organisationnelles (IMS 203), de la liste d'affectation des ressources (IMS 204), etc.

§ Déterminer l'installation ou l'endroit où se tiennent les rencontres avec les médias (centre d'information sur les situations d'urgence, poste de commandement du lieu de l'incident, COU ou autre).

§ Déterminer la présence actuelle des médias.

Mesures opérationnelles

Obtenir des directives en matière de politiques auprès du commandement en ce qui a trait aux communiqués de presse.

Préparer l'espace de travail de l'agent d'information sur les situations d'urgence et en aviser les représentants des organismes.

Déterminer les besoins en personnel et affecter le personnel requis au centre d'information sur les situations d'urgence (CISU) ou au centre conjoint d'information sur les situations d'urgence (CISU conjoint), au besoin.

Communiquer avec les administrations locales pour coordonner les activités d'information sur les situations d'urgence.

Participer aux séances d'information du ou des hauts fonctionnaires.

§ Déterminer les contraintes relatives au processus d'information.

§ Déterminer les ententes conclues antérieurement concernant les CISU, les CISU conjoints, etc.

Évaluer la nécessité de déployer des efforts particuliers relativement aux alertes et aux avertissements, notamment pour les personnes ayant des besoins particuliers et les secteurs industriels.

Coordonner la préparation des énoncés de mesures de protection en collaboration avec la Section des opérations.

Préparer le premier résumé d'information le plus rapidement possible après l'activation. Si aucune autre information n'est accessible, envisager l'utilisation de l'énoncé général qui suit.

§ Exemple de premier résumé d'information :

o Nous avons été informés qu'un [accident/incident] impliquant [type d'incident] est survenu vers [heure], à proximité de [emplacement général]. Le [personnel de l'organisme] intervient actuellement et nous vous tiendrons au courant de toute autre nouvelle information, dès que nous pourrons la confirmer. Nous tiendrons une séance d'information à [lieu], et nous aviserons la presse au moins ………….. minutes/heures avant celle-ci. Pour l'instant, cette séance d'information est la seule occasion où les représentants officiels seront autorisés à parler de l'incident et où vous pourrez obtenir des renseignements confirmés. Nous vous remercions de votre aide.

Prévoir l'espace de travail, le matériel, le personnel et les téléphones nécessaires. Envisager d'affecter des agents adjoints d'information sur les situations d'urgence au CISU, au CISU conjoint ainsi qu'aux services d'information sur le terrain et d'information interne.

Établir la communication avec les représentants des médias locaux, provinciaux et (ou) nationaux, s'il y a lieu.

Établir le calendrier des séances d'information (celui-ci devrait coïncider avec la phase opérationnelle).

Collaborer avec la Section de la logistique pour l'activation et la dotation en personnel des lignes de « contrôle des rumeurs » du centre de message afin de recevoir les demandes et de répondre aux questions du public. Fournir des déclarations aux téléphonistes.

Obtenir des rapports sur l'état actuel de l'incident auprès de la Section de la planification. Coordonner le calendrier des mises à jour.

Respecter les contraintes de diffusion de l'information imposées par le commandement, conformément aux directives de l'organisme.

Obtenir l'autorisation du commandement avant de diffuser l'information.

§ Confirmer les détails afin de s'assurer qu'aucun renseignement contradictoire n'est diffusé.

§ Déterminer le lieu et l'heure des points de presse et confirmer la participation des autres membres de l'équipe de gestion des incidents.

Communiquer aux médias l'information approuvée sur les situations d'urgence et l'afficher au poste de commandement du lieu de l'incident, au COU et à d'autres endroits appropriés.

Enregistrer toutes les entrevues et faire des copies de tous les communiqués de presse.

§ Communiquer avec les médias en vue de corriger les renseignements erronés ou trompeurs qu'ils ont fait circuler.

Coordonner la diffusion de l'information avec le personnel responsable de l'information des autres organismes ou territoires de compétence touchés.

Participer aux réunions de planification et fournir de l'information sur les sphères de responsabilité, au besoin.

Répondre aux demandes spéciales d'information.

Remettre tous les communiqués de presse, bulletins et résumés à l'unité de documentation afin qu'elle les inclue dans la trousse finale relative à l'incident.

Confirmer, auprès de tous les organismes concernés, le processus de diffusion de l'information relative aux blessures ou aux décès liés à l'incident.

Mesures de démobilisation

Suivre la liste de vérification des responsabilités communes à l'étape de la démobilisation.

Agent de sécurité

L'agent de sécurité (AS) surveille les conditions de sécurité et élabore des mesures pour assurer la santé et la sécurité de tous les intervenants. Alors que chaque personne qui se voit attribuer un rôle de leadership est responsable de la sécurité du personnel sous sa direction, l'agent de sécurité a pour mission de créer des systèmes et des procédures liés à la santé et à la sécurité globales de tous les intervenants durant l'incident. Cela se fait en étroite collaboration avec le commandement et les chefs de la Section des opérations et de la Section de la planification. L'agent de sécurité doit avoir acquis les connaissances et l'expérience professionnelle nécessaires pour pouvoir neutraliser ou réduire les expositions et les risques professionnels. Des tâches peuvent être déléguées à l'assistant compétent, s'il y a lieu.

Activation

§ Peut être activé par le commandement du lieu de l'incident, le soutien à la gestion des incidents ou le commandement de zone.

§ Les responsabilités de l'agent de sécurité doivent être personnalisées en conséquence.

Relève du

§ Commandant (des opérations sur le lieu de l'incident, de zone, du COU, selon le cas)

Mesures d'activation

Suivre la liste de vérification des responsabilités communes à l'étape de l'activation.

Obtenir de l'information auprès du commandement et (ou) de l'agent de sécurité en place ou de celui qui se trouve sur le lieu de l'incident.

Mesures opérationnelles

Préparer l'espace de travail de l'agent de sécurité et en aviser les représentants de l'organisme.

Déterminer les situations dangereuses liées à l'incident.

S'assurer que le matériel de protection adéquat est accessible et utilisé. Veiller à ce que le personnel ait reçu une formation adéquate sur l'utilisation du matériel de protection nécessaire.

Doter la fonction en personnel et l'organiser selon les circonstances.

§ Dans le cas d'incidents multidisciplinaires, envisager de faire appel à un agent de sécurité adjoint provenant de chaque discipline.

§ Les opérations multiples à risque élevé peuvent nécessiter un agent de sécurité adjoint à chaque endroit.

Détecter et corriger les actes potentiellement dangereux ou y mettre fin.

Déterminer les mesures correctives à prendre et en assurer la mise en œuvre. Coordonner les mesures correctives avec le commandement et la Section des opérations.

Assurer la préparation adéquate des aliments sur les plans de l'hygiène et de la sécurité (au besoin).

Obtenir des mises à jour auprès des agents de sécurité adjoints avant les réunions de planification et au besoin.

Préparer l'analyse de la sécurité sur le lieu de l'incident (formulaire IMS 215-A).

Participer aux réunions tactiques et à celles de planification.

§ Noter les options tactiques qui sont envisagées. Si elles sont potentiellement dangereuses, contribuer à la détermination des options, des mesures de protection ou des tactiques de rechange.

§ Examiner les blessures et les accidents survenus jusqu'à présent. Formuler des recommandations sur les mesures préventives ou correctives.

Participer à l'élaboration du plan d'action en cas d'incident (PAI).

§ Examiner et approuver le plan médical en cas d'incident (formulaire IMS 206).

§ Fournir les messages et (ou) le plan de sécurité (au besoin) en remplissant :

o les objectifs de la gestion des incidents (IMS 202) (remplir les sections 8 et 9 relatives à la sécurité);

o les messages et plan de sécurité (IMS 208) (au besoin).

§ Contribuer à l'élaboration de la section portant sur les « directives spéciales » de la liste d'affectation des ressources (IMS 204) demandée par la Section de la planification.

Faire enquête sur les accidents qui sont survenus sur les lieux de l'incident.

§ Veiller à ce que le lieu de l'accident soit préservé aux fins d'enquête.

§ S'assurer que l'accident est dûment documenté.

§ Collaborer notamment avec le chef de l'unité de l'indemnisation et des réclamations sur le lieu de l'incident, le gestionnaire des risques de l'organisme, le ministère du Travail, la CSPAAT et les fonctionnaires compétents.

§ Préparer les rapports sur les accidents conformément aux politiques, aux méthodes et aux directives de l'organisme.

§ Recommander des mesures correctives au commandant des opérations sur le lieu de l'incident et à l'organisme.

En cas d'incident critique, coordonner les réunions sur le stress et les matières dangereuses et autres séances de compte-rendu.

Mesures de démobilisation

Suivre la liste de vérification des responsabilités communes à l'étape de la démobilisation.

Représentant d'organisme

En cas d'incidents où plusieurs organismes d'intervention ou territoires de compétence interviennent, les organismes qui jouent un rôle important peuvent déléguer un représentant auprès du centre des opérations d'urgence (COU) d'un autre organisme afin de contribuer à la coordination des efforts d'intervention. Cette personne communique généralement avec l'agent de liaison du COU et agit à titre de représentant de son organisme en prenant des décisions (conformes aux pouvoirs qui lui sont délégués) et en facilitant les communications et la coordination entre le COU et son organisme d'attache. Les représentants des organismes doivent bien connaître leur niveau d'autorité afin de pouvoir représenter leur organisme de manière adéquate.

Activation

§ Peut être activé par le commandement du lieu de l'incident, le soutien à la gestion des incidents ou le commandement de zone.

Communique avec :

§ l'agent de liaison de l'organisme hôte;

§ l'état-major général d'une fonction précise, si on lui en a attribué une;

§ l'état-major, au besoin;

§ le commandement, sur demande.

Mesures d'activation

Suivre la liste de vérification des responsabilités communes à l'étape de l'activation.

Annoncer son arrivée à l'agent de liaison, à un représentant de la direction ou au commandant de l'organisme hôte et obtenir des renseignements auprès de ceux-ci :

§ définir la stratégie et les objectifs actuels de la gestion de l'incident;

§ déterminer les problèmes importants touchant l'organisme d'attache;

§ préciser ses buts et ses objectifs avec l'agent de liaison de l'organisme hôte.

Fournir à l'agent de liaison des renseignements concernant son organisme, y compris (au besoin) :

§ la ou les personnes-ressources,

§ les coordonnées de la ou des personnes-ressources (adresse électronique, NIP, numéro de téléphone, radiofréquence, etc.),

§ les accords de coopération,

§ le type de ressource et les disponibilités,

§ le nombre de membres du personnel,

§ l'état du personnel et du matériel,

§ les contraintes et limites de l'organisme.

Aviser l'organisme d'attache à son arrivée à l'organisme hôte.

Mesures opérationnelles

Assister aux séances d'information et prendre part au processus de planification opérationnelle, au besoin.

Définir les exigences précises de son organisme en matière de ressources et d'information.

Formuler des commentaires sur la situation actuelle de son organisme et la disponibilité des ressources :

§ les besoins particuliers ou exigences de son organisme;

§ les ressources, les capacités et les restrictions relatives à l'utilisation de son organisme.

Prévoir et déterminer les besoins futurs en matière de ressources.

Examiner et coordonner les politiques, les méthodes et les ententes, au besoin.

Assurer la liaison avec les organismes d'assistance et de soutien, au besoin.

Communiquer avec l'organisme d'attache, au besoin.

Participer au processus de compte-rendu après action, au besoin.

Mesures de démobilisation

Suivre la liste de vérification des responsabilités communes à l'étape de la démobilisation.

Faire un compte-rendu avec l'agent de liaison, un représentant de la direction ou le commandant des opérations sur le lieu de l'incident avant le départ.

Section des opérations

Chef de la Section des opérations

Le chef de la Section des opérations est chargé d'assurer l'ensemble de la supervision et de la direction de la Section des opérations, notamment en contribuant à l'élaboration du plan d'action en cas d'incident, en le mettant en œuvre ainsi qu'en organisant, en affectant et en supervisant toutes les tâches opérationnelles et toutes les ressources affectées sur le lieu d'un incident. Il doit travailler en étroite collaboration avec les autres membres de l'état-major et de l'état-major général à la coordination des activités opérationnelles. Les tâches peuvent être déléguées aux niveaux appropriés (c.-à-d. direction, groupe, secteur, force opérationnelle, équipe de choc, etc.).

Activation

§ Peut être activé par le commandement du lieu de l'incident, le soutien à la gestion des incidents ou le commandement de zone.

§ Les responsabilités du chef de la Section des opérations doivent être personnalisées en conséquence.

Relève du

§ Commandant (des opérations sur le lieu de l'incident, de zone, du COU, selon le cas)

Mesures d'activation

Suivre la liste de vérification des responsabilités communes à l'étape de l'activation.

Obtenir de l'information auprès du commandement

§ Obtenir les objectifs et les stratégies recommandés auprès du commandement et (ou) l'aider à les déterminer.

§ Déterminer l'état des affectations tactiques actuelles.

§ Déterminer l'organisation actuelle, l'emplacement des ressources et les affectations.

§ Confirmer le processus de demande de ressources.

§ Déterminer l'emplacement des zones de rassemblement actuelles et les ressources qui y sont affectées.

S'assurer que la Section des opérations est adéquatement mise en place et que le personnel, le matériel et les fournitures appropriés sont en place, y compris les cartes et les tableaux de la situation. Assurer l'efficacité opérationnelle, la sécurité du personnel et l'étendue adéquate des responsabilités.

Rencontrer le chef de la Section de la planification et participer à une séance d'information préliminaire sur l'incident.

Déterminer la phase opérationnelle conjointement avec le commandement.

Coordonner et tenir une séance d'information sur les opérations et affecter le personnel de la gestion des opérations conformément au plan d'action en cas d'incident (PAI).

§ Selon la situation, activer les directions appropriées au sein de la section. Désigner les directeurs des directions et les groupes au besoin.

§ Informer le directeur de la zone de rassemblement des types et du nombre de ressources qui doivent y être maintenues.

§ Informer les ressources (directions, divisions/groupes, chefs de la force opérationnelle et de l'équipe de choc) des affectations, du processus de demande, du matériel de protection et des affectations tactiques.

Obtenir de l'information sur l'état des communications auprès de l'unité des télécommunications de la Section de la logistique. Veiller à ce que du matériel de communication adéquat et des fréquences soient mis à la disposition de la section.

Déterminer les heures prévues d'arrivée du personnel de la section auprès de l'unité des ressources.

Consulter le commandement afin de s'assurer que les Sections de la planification et de la logistique sont dotées du personnel nécessaire pour fournir de l'information et du soutien adéquats aux opérations.

Collaborer avec l'agent de liaison concernant la nécessité d'avoir des représentants de l'organisme au sein de la Section des opérations.

Déterminer l'état d'activation des autres PCI ou COU liés aux incidents et établir des liens de communication avec eux.

Selon la situation connue ou prévue, déterminer les besoins futurs probables de la Section des opérations.

Cerner les principaux problèmes qui touchent actuellement la Section des opérations. Rencontrer le personnel de la section et définir des objectifs appropriés pour la première phase opérationnelle.

Examiner les responsabilités des directions et des unités au sein de la section. Élaborer un plan d'opération qui décrit en détail les stratégies permettant d'atteindre les objectifs opérationnels.

Mesures opérationnelles

S'assurer que tous les membres du personnel de la section tiennent un journal personnel.

Veiller à ce que les renseignements sur la situation et les ressources soient fournis régulièrement à la Section de la planification ou selon les besoins de la situation, notamment les rapports de situation et les rapports sur les incidents majeurs.

Veiller à ce que toutes les relations avec les médias soient transférées à l'agent d'information sur les situations d'urgence.

Mettre en place et démobiliser les zones de rassemblement (au besoin).

Élaborer et gérer les opérations tactiques de manière à atteindre les objectifs de la gestion de l'incident.

§ Remplir la feuille de travail servant à la planification opérationnelle (IMS 215-G) ou la feuille de travail relative aux tactiques du COU (IMS 215-E), au besoin.

Évaluer la sécurité des personnes. Mettre en œuvre les précautions de sécurité appropriées et les faire respecter.

Évaluer la situation et fournir une mise à jour au commandement et à la Section de la planification :

§ emplacement, état et affectation des ressources;

§ efficacité des tactiques;

§ plans d'urgence souhaités;

§ toute ressource supplémentaire requise.

Déterminer les ressources supplémentaires nécessaires. Transmettre les demandes de ressources à la Section de la logistique (en remplissant la demande de ressources [IMS 260-RR] ou le formulaire de message général [IMS 213]).

Aviser l'unité des ressources (Section de la planification) des directions, des divisions, des groupes, des équipes de choc, des forces opérationnelles et des ressources individuelles de la section qui sont dotés en personnel, incluant l'emplacement et les noms des chefs. Tenir l'unité des ressources au courant des changements concernant l'état des ressources.

Rédiger la partie officielle de la Section des opérations du PAI en collaboration avec le chef de la Section de la planification, si le commandement l'ordonne.

§ Déterminer les tâches par division ou groupe.

§ Déterminer les affectations tactiques particulières.

§ Cerner les ressources nécessaires pour accomplir les tâches.

Assurer la coordination de la Section des opérations avec les autres membres du personnel de l'état-major et de l'état-major général.

§ S'assurer que le système de pointage, le journal des activités et les documents d'utilisation du matériel de la Section des opérations sont mis à jour et remis aux Sections de la planification, de la logistique et des finances et de l'administration.

§ Veiller à ce que les demandes de ressources et les besoins en matière de soutien logistique soient transmis en temps opportun à la Section de la logistique. Mettre en œuvre le processus de demande de ressources. Aviser la Section de la logistique des problèmes de communication.

§ Tenir la Section de la planification au courant de l'état des ressources et de la situation.

§ Aviser l'agent de liaison des problèmes concernant les organismes de coopération et d'assistance.

§ Faire participer l'agent de sécurité à la prise de décisions tactiques.

§ Tenir le commandant des opérations sur le lieu de l'incident au courant de l'état des efforts opérationnels.

§ Coordonner les visites des médias sur le terrain avec l'agent d'information sur les situations d'urgence.

Participer à la réunion sur les tactiques avec le chef de la Section de la planification, l'agent de sécurité et le commandant des opérations sur le lieu de l'incident avant la réunion de planification pour examiner la stratégie, discuter des tactiques et exposer les grandes lignes des affectations organisationnelles.

Participer aux réunions de planification.

Mesures de démobilisation

Suivre la liste de vérification des responsabilités communes à l'étape de la démobilisation.

Directeur des opérations

Le directeur des opérations est chargé d'assurer l'ensemble de la supervision et de la direction des opérations auxquelles il est affecté, sous la direction du chef de la Section des opérations. Les tâches peuvent être déléguées aux niveaux appropriés (p. ex., groupe, division, secteur, force opérationnelle, équipe de choc, ressource individuelle, etc.).

Activation

§ Peut être activé par le commandement du lieu de l'incident, le soutien à la gestion des incidents ou le commandement de zone.

§ Les responsabilités du directeur des opérations doivent être personnalisées en conséquence.

Relève du

§ Chef de la Section des opérations

Mesures d'activation

Suivre la liste de vérification des responsabilités communes à l'étape de l'activation.

Obtenir des renseignements auprès du chef de la Section des opérations.

§ Déterminer les ressources affectées à la direction, à l'emplacement actuel et aux activités.

§ Examiner les affectations au sein de la direction et les modifier selon l'efficacité des opérations en cours.

§ Si une modification exige la réaffectation de ressources ou la modification de leur état, fournir de l'information sur celles-ci au chef de la Section des opérations ou au commandant des opérations sur le lieu de l'incident.

§ Déterminer la structure organisationnelle générale, dont l'identification des autres directions, divisions ou groupes qui sont déployés sur le lieu de l'incident.

Mesures opérationnelles

Participer aux séances d'information sur les opérations.

Définir les affectations tactiques, de concert avec les subalternes, concernant les opérations de contrôle de la direction.

Assigner des tâches précises aux superviseurs de division ou de groupe ainsi qu'aux autres subalternes.

Résoudre les problèmes de logistique signalés par les subalternes.

§ Évaluer les besoins en matière de communication.

§ S'assurer que les ressources reçoivent la nourriture, les liquides et les services de réadaptation adéquats.

§ Demander des ressources supplémentaires en respectant la procédure approuvée.

Communiquer avec le chef de la Section des opérations lorsque :

§ le plan d'action en cas d'incident (PAI) doit être modifié;

§ d'autres ressources sont requises;

§ des ressources excédentaires sont disponibles;

§ des situations dangereuses ou des événements importants surviennent.

Coordonner les activités avec les directeurs des autres directions et (ou) un autre niveau de supervision approprié.

Participer aux réunions de planification à la demande du chef de la Section des opérations.

Faire un compte-rendu des activités menées pendant les quarts de travail, avant de quitter, au chef de la Section des opérations (et éventuellement au chef de la Section de la planification ou au chef de l'unité situationnelle).

Assurer la tenue des dossiers financiers de la direction.

Mesures de démobilisation

Suivre la liste de vérification des responsabilités communes à l'étape de la démobilisation.

Superviseur de division ou de groupe

Le superviseur de division ou de groupe est chargé d'assurer l'ensemble de la supervision et de la direction de la division ou du groupe auquel il est affecté, sous la direction du directeur de la direction. Les tâches peuvent être déléguées aux niveaux appropriés (p. ex., secteur, force opérationnelle, équipe de choc, ressource individuelle, etc.).

Activation

§ Peut être activé par le commandement du lieu de l'incident, le soutien à la gestion des incidents ou le commandement de zone.

§ Les responsabilités du superviseur de division ou de groupe doivent être personnalisées en conséquence.

Relève du

§ Directeur de la direction

Mesures d'activation

Suivre la liste de vérification des responsabilités communes à l'étape de l'activation.

Obtenir de l'information auprès du directeur de la direction,

§ Déterminer les ressources affectées à la division ou au groupe, à l'emplacement actuel et aux activités.

§ Examiner les affectations au sein de la division ou du groupe et les modifier selon l'efficacité des opérations en cours.

§ Fournir de l'information sur les ressources au directeur de la direction si une modification exige la réaffectation de celles-ci ou la modification de leur état.

§ Déterminer la structure organisationnelle générale, dont l'identification des autres directions, divisions ou groupes qui sont déployés sur le lieu de l'incident.

Mesures opérationnelles

Participer aux séances d'information sur les opérations.

Revoir les affectations de la division ou du groupe et les activités liées à l'incident avec les subalternes et attribuer les tâches.

Fournir des copies du PAI actuel aux subalternes et superviser la mise en œuvre de celui-ci à l'échelle de la division ou du groupe.

Résoudre les problèmes de logistique signalés par les subalternes.

§ Évaluer les besoins en matière de communication.

§ S'assurer que les ressources reçoivent la nourriture, les liquides et les services de réadaptation adéquats.

§ Demander des ressources supplémentaires en respectant la procédure approuvée.

Communiquer avec le directeur de la direction lorsque :

§ le plan d'action en cas d'incident (PAI) doit être modifié;

§ d'autres ressources sont nécessaires ou des ressources excédentaires sont disponibles;

§ des situations dangereuses ou des événements importants surviennent.

Résoudre les problèmes de logistique qui surviennent au sein de la division ou du groupe.

Coordonner les activités avec les superviseurs des autres divisions ou groupes et avec d'autres niveaux appropriés.

Soumettre l'état de la situation et des ressources au directeur de la direction ou au chef de la Section des opérations.

Participer à l'élaboration des plans de la direction en vue de la prochaine phase opérationnelle.

Faire un compte-rendu des activités menées pendant les quarts de travail, avant de quitter, au directeur de la direction.

Mesures de démobilisation

Évaluer la démobilisation et mettre en œuvre le plan de démobilisation, le cas échéant.

Suivre la liste de vérification des responsabilités communes à l'étape de la démobilisation.

Chef de secteur

Le chef de secteur est chargé d'assurer l'ensemble de la supervision et de la direction du secteur auquel il est affecté, sous la direction d'un superviseur de division ou de groupe. Les secteurs sont activés dans le cas d'incidents importants lorsque l'étendue des responsabilités est trop vaste au niveau de la division ou du groupe. Un secteur peut être géographique ou fonctionnel. Les tâches peuvent être déléguées aux niveaux appropriés (p. ex., force opérationnelle, équipe de choc, ressource individuelle, etc.).

Activation

§ Peut être activé par le commandement du lieu de l'incident, le soutien à la gestion des incidents ou le commandement de zone.

§ Les responsabilités du chef de secteur doivent être personnalisées en conséquence.

Relève du

§ Superviseur de division ou de groupe

Mesures d'activation

Suivre la liste de vérification des responsabilités communes à l'étape de l'activation.

Obtenir des renseignements auprès du superviseur de division ou de groupe.

§ Déterminer les ressources affectées au secteur, à l'emplacement actuel et aux activités.

§ Examiner les affectations au sein du secteur et les modifier selon l'efficacité des opérations en cours.

§ Fournir de l'information sur les ressources au superviseur de division ou de groupe si une modification exige la réaffectation de celles-ci ou la modification de leur état.

§ Déterminer la structure organisationnelle générale, dont l'identification des autres directions, divisions, groupes et secteurs qui sont déployés sur le lieu de l'incident.

Mesures opérationnelles

Participer aux séances d'information sur les opérations.

Fournir des copies du PAI actuel aux subalternes et superviser la mise en œuvre de celui-ci à l'échelle du secteur.

Revoir les affectations du secteur et les activités liées à l'incident avec les subalternes et attribuer les tâches.

Résoudre les problèmes de logistique signalés par les subalternes.

§ Évaluer les besoins en matière de communication.

§ S'assurer que les ressources reçoivent la nourriture, les liquides et les services de réadaptation adéquats.

§ Demander des ressources supplémentaires en respectant la procédure approuvée.

Communiquer avec le superviseur de division ou de groupe lorsque :

§ d'autres ressources sont nécessaires ou des ressources excédentaires sont disponibles;

§ des situations dangereuses ou des événements importants surviennent.

Résoudre les problèmes de logistique qui surviennent au sein du secteur.

Coordonner les activités avec les autres chefs de secteur et avec d'autres niveaux appropriés.

Soumettre l'état de la situation et des ressources au superviseur de division ou de groupe (afin qu'il soit transmis à l'unité des ressources).

Faire un compte-rendu des activités menées pendant les quarts de travail, avant de quitter, au superviseur de division ou de groupe.

Mesures de démobilisation

Suivre la liste de vérification des responsabilités communes à l'étape de la démobilisation.

Chef de l'équipe de choc / de la force opérationnelle

Le chef de l'équipe de choc / de la force opérationnelle est chargé d'assurer l'ensemble de la supervision et de la direction de l'équipe de choc / de la force opérationnelle à laquelle il est affecté, sous la direction du chef de secteur (lorsqu'il est activé) ou du superviseur de division ou de groupe. Les équipes de choc sont constituées d'une quantité déterminée de ressources de la même sorte et du même type qui utilisent un système de communication commun sous la supervision du chef de l'équipe de choc. Les forces opérationnelles sont constituées d'une combinaison de ressources mixtes rassemblées dans un but particulier qui utilisent un système de communication commun sous la direction d'un chef de force opérationnelle. Les tâches peuvent être déléguées aux niveaux appropriés (p. ex., ressources individuelles au sein de l'équipe de choc ou de la force opérationnelle).

Activation

§ Peut être activé par le commandement du lieu de l'incident, le soutien à la gestion des incidents ou le commandement de zone.

§ Les responsabilités du chef d'une équipe de choc ou d'une force opérationnelle doivent être personnalisées en conséquence.

Relève du

§ Chef de secteur (lorsqu'il est activé) ou du superviseur de division ou de groupe

Mesures d'activation

Suivre la liste de vérification des responsabilités communes à l'étape de l'activation.

Obtenir des renseignements auprès du chef de secteur ou du superviseur de division ou de groupe.

Mesures opérationnelles

Organiser le travail des membres de la force opérationnelle / l'équipe de choc, les affecter et les informer.

Superviser la mise en œuvre du PAI à l'échelle de la force opérationnelle / l'équipe de choc.

Surveiller l'évolution du travail et y apporter des modifications, au besoin.

Résoudre les problèmes de logistique signalés par les subalternes.

§ Évaluer les besoins en matière de communication.

§ S'assurer que les ressources reçoivent la nourriture, les liquides et les services de réadaptation adéquats.

§ Demander des ressources supplémentaires en respectant la procédure approuvée.

Informer le chef de secteur ou le superviseur de division ou de groupe de la progression, des modifications ainsi que des besoins en matière de ressources et leur état. Signaler les situations dangereuses ou les événements importants.

Résoudre les problèmes de logistique au sein de la force opérationnelle / l'équipe de choc.

Coordonner les activités avec d'autres chefs de force opérationnelle / d'équipe de choc et avec d'autres niveaux appropriés.

Soumettre l'état de la situation et des ressources au superviseur de division ou de groupe (afin qu'il soit transmis à l'unité des ressources).

Contrôler les ressources lorsque leur état indique qu'elles sont disponibles ou en dérangement.

Faire un compte-rendu des activités menées pendant les quarts de travail, avant de quitter, au superviseur de division ou de groupe.

Mesures de démobilisation

Suivre la liste de vérification des responsabilités communes à l'étape de la démobilisation.

Directeur des opérations aériennes

Le directeur des opérations aériennes est chargé d'assurer l'ensemble de la supervision et de la direction des opérations aériennes auxquelles il est affecté, sous la direction du chef de la Section des opérations. Les tâches peuvent être déléguées aux niveaux appropriés (p. ex., groupes, bases d'aéronefs à voilure fixe ou tournante, vols, etc.).

Activation

§ Peut être activé par le commandement du lieu de l'incident, le soutien à la gestion des incidents ou le commandement de zone.

§ Les responsabilités du directeur des opérations aériennes doivent être personnalisées en conséquence.

Relève du

§ Chef de la Section des opérations

Mesures d'activation

Suivre la liste de vérification des responsabilités communes à l'étape de l'activation.

Obtenir des renseignements auprès du chef de la Section des opérations ou du commandant des opérations sur le lieu de l'incident.

Mesures opérationnelles

Déterminer les besoins en matière de personnel subalterne et d'équipages et demander les ressources nécessaires par l'entremise du chef de la Section des opérations.

Déterminer les besoins en matière d'aéronefs et de matériel de soutien et les demander, au besoin.

Informer le personnel subalterne :

§ des objectifs de la gestion de l'incident et des objectifs de travail, des calendriers, des exigences relatives à la mission, des priorités, des échéanciers et des processus d'information et de compte-rendu;

§ des emplacements de travail, de l'état des aéronefs ainsi que des équipages et du matériel affectés ou demandés.

Affecter le personnel en fonction de ses compétences et de ses qualifications et apporter des correctifs, au besoin.

Établir la chaîne de commandement et la procédure de prise de décisions.

Débreffer le personnel et les pilotes et rajuster les affectations et la dotation en personnel, au besoin.

§ Cerner les problèmes de sécurité et les dangers et les atténuer.

§ Déterminer l'état des aéronefs.

§ Déterminer les capacités des pilotes et des aéronefs (brevets) sur le plan des missions.

§ Mettre en place un système de surveillance des limites d'heures de vol et de service et s'assurer qu'on ne les dépasse pas.

Recueillir et traiter les rapports d'incident, recueillir quotidiennement des données financières pour les autres sections comprenant :

§ les heures de vol effectuées;

§ le nombre de membres du personnel transportés ou autre mission;

§ la modification du plan d'action en cas d'incident (PAI) et les besoins en matière de soutien des autres sections.

Inspecter et visiter les zones d'opération afin d'assurer la conformité aux règles, aux règlements et aux procédures.

Veiller à ce que les postes organisationnels nécessaires soient pourvus.

Assurer la sécurité et le bien-être du personnel affecté pendant toute la période de supervision.

§ Reconnaître les situations potentiellement dangereuses.

§ Informer les subalternes des dangers.

§ Contrôler les postes et les fonctions des ressources.

§ Veiller à ce que des précautions spéciales soient prises lorsque des dangers extraordinaires se présentent.

§ Tenir à jour les lignes directrices relatives au travail et au repos.

Résoudre les conflits d'espace aérien entre les aéronefs affectés à l'incident et les autres.

Recueillir des renseignements pour la réunion de planification (élaboration du PAI).

§ Obtenir des données sur l'état et la disponibilité des aéronefs et du personnel pour les prochaines phases opérationnelles.

Participer à la réunion de planification et à toute réunion sur les stratégies (sur demande).

§ Aviser le chef de la Section des opérations des capacités de soutien du PAI et (ou) des limites en cette matière.

§ Déterminer la priorité des missions.

§ Déterminer les heures de début et de fin pour la direction des opérations aériennes.

§ Assigner les tâches de manière à mettre en œuvre le PAI.

§ Déterminer les ressources excédentaires actuelles et futures concernant la réalisation du PAI.

§ Préparer le résumé des opérations aériennes (IMS 220) pour la phase opérationnelle suivante et le remettre au personnel de la planification.

Déterminer les renseignements que la direction des opérations aériennes doit fournir aux Sections de la logistique, de la planification et des finances et de l'administration.

Mesures de démobilisation

Suivre la liste de vérification des responsabilités communes à l'étape de la démobilisation.

Section de la planification

Chef de la Section de la planification

Le chef de la Section de la planification (CSP) est chargé d'assurer l'ensemble de la supervision et de la direction de la Section de la planification. La Section de la planification est responsable de l'élaboration du plan d'action en cas d'incident et de la supervision de la collecte, de l'évaluation, du traitement, de la diffusion et de l'utilisation de l'information relative à l'évolution de l'incident et à l'état des ressources. Cette information est nécessaire pour comprendre la situation actuelle, prédire le cours probable des événements et diriger le processus de planification relatif à l'incident. Des tâches peuvent être déléguées au chef de l'unité compétent. Le chef de la Section de la planification est responsable de toutes les activités de planification, à moins qu'elles ne soient par ailleurs déléguées.

Activation

§ Peut être activé par le commandement du lieu de l'incident, le soutien à la gestion des incidents ou le commandement de zone.

§ Les responsabilités du chef de la Section de la planification doivent être personnalisées en conséquence.

Relève du

§ Commandement (lieu de l'incident ou COU)

Mesures d'activation

Suivre la liste de vérification des responsabilités communes à l'étape de l'activation.

S'enregistrer à l'arrivée au PCI ou au COU.

Obtenir de l'information auprès du commandement.

§ Déterminer l'état actuel des ressources à l'aide de l'information sur l'incident (IMS 201), du résumé de la situation relative à l'incident (IMS 209) ou de la liste d'affectation des ressources (IMS 204).

§ Déterminer l'état actuel de la situation et obtenir des renseignements à jour sur celle-ci au moyen du formulaire d'information sur l'incident (IMS 201) et (ou) du résumé de la situation relative à l'incident (IMS 209).

§ Définir la stratégie et les objectifs actuels de la gestion de l'incident.

§ Déterminer si le commandement a besoin d'un PAI écrit ou oral.

§ Déterminer l'heure et le lieu des réunions du cycle de planification.

§ Déterminer les plans d'urgence souhaités.

S'assurer que la Section de la planification est organisée adéquatement et que le personnel, le matériel et les fournitures appropriés sont en place, y compris les cartes et les tableaux de la situation.

Selon la situation, activer les unités requises et en désigner les chefs.

Rencontrer tous les chefs d'unité et s'assurer qu'ils comprennent bien leurs responsabilités.

Aviser l'unité des ressources des postes activés.

S'assurer qu'il y a suffisamment de personnel disponible pour que le travail se fasse 24 heures sur 24 ou selon les besoins.

Rencontrer le chef de la Section des opérations. Obtenir les rapports ou les documents relatifs à tout incident majeur et les examiner.

S'assurer que le formulaire d'information sur l'incident (IMS 201) est rempli et en remettre des copies au commandement, à l'état-major et à l'état-major général.

Mettre en place un système de suivi des ressources et le tenir à jour.

Cerner les principales questions que doit aborder la Section de la planification, en consultation avec son personnel. Déterminer les objectifs qui doivent être atteints pendant la première phase opérationnelle.

Mesures opérationnelles

Assumer l'ensemble des responsabilités concernant la coordination des activités des unités au sein de la section.

Informer le commandement et le chef de la Section des opérations des problèmes importants touchant la planification.

Aviser le personnel du poste de commandement du lieu de l'incident (PCI) et (ou) du centre des opérations d'urgence (COU) de tout changement important de l'état de l'incident.

Compiler et afficher l'information sommaire sur l'état de l'incident. Consigner l'information dans le résumé de la situation relative à l'incident (formulaire IMS 209) (ou autres formulaires approuvés).

Obtenir des cartes du lieu de l'incident ou les élaborer.

Fournir des prévisions périodiques des éventuelles répercussions de l'incident. Mettre en place un système de collecte de données météorologiques, au besoin.

Préparer des plans d'urgence.

§ Examiner l'état actuel et prévu de l'incident et des ressources.

§ Élaborer des stratégies de rechange.

§ Déterminer les ressources nécessaires pour mettre en œuvre les plans d'urgence.

§ Documenter les solutions de rechange devant être présentées au commandement et à la Section des opérations et, au besoin, intégrées au PAI écrit.

Déterminer les exigences en matière d'information de même que les calendriers d'établissement des rapports pour le personnel, au besoin.

Rencontrer le chef de la Section des opérations et (ou) le commandement, avant les réunions de planification, pour discuter de la stratégie et des tactiques proposées et établir l'organigramme relatif à l'incident et déterminer l'emplacement des ressources.

Tenir des réunions de planification.

Superviser la préparation et la diffusion du PAI écrit.

Coordonner la préparation des sections du PAI et des rapports avec les sections pertinentes.

§ Coordonner le plan de circulation en cas d'incident avec la Section des opérations et le chef de l'unité du soutien terrestre.

§ Coordonner les messages sur la sécurité avec l'agent de sécurité.

§ Coordonner le plan relatif aux télécommunications en cas d'incident et le plan médical avec la Section de la logistique.

S'assurer que la Section de la planification diffuse l'information.

§ Enseigner aux unités les méthodes de diffusion de l'information et les besoins en cette matière.

§ S'assurer que l'agent d'information a un accès immédiat aux rapports et aux affichages sur l'état de la situation.

Déterminer la nécessité de disposer de ressources spécialisées, en discuter avec la Section des opérations et le commandement et faciliter les demandes de ressources auprès de la Section de la logistique.

Tenir, au besoin, des réunions au sein de la Section de la planification afin d'assurer la communication et la coordination entre les unités.

Mesures de démobilisation

Suivre la liste de vérification des responsabilités communes à l'étape de la démobilisation.

Assurer la préparation du ou des formulaires de vérification de la démobilisation, au besoin.

Chef de l'unité des ressources

Le chef de l'unité des ressources est chargé de la mise à jour de l'état de toutes les ressources affectées à un incident. Il y parvient en supervisant toutes les activités d'enregistrement et en tenant une liste principale de toutes les ressources, dont un système de suivi de l'emplacement et de l'état des ressources.

Activation

§ Peut être activé par le commandement du lieu de l'incident, le soutien à la gestion des incidents ou le commandement de zone.

§ Les responsabilités du chef de l'unité des ressources doivent être personnalisées en conséquence.

Relève du

§ Chef de la Section de la planification

Mesures d'activation

Suivre la liste de vérification des responsabilités communes à l'étape de l'activation.

Obtenir de l'information auprès du chef de la Section de la planification.

Mesures opérationnelles

Organiser, doter en personnel et superviser l'unité, s'il y a lieu, et prévoir le personnel de relève adéquat.

Établir la fonction d'enregistrement sur les lieux de l'incident au moyen de la liste d'enregistrement sur le lieu de l'incident (IMS 211) et (ou) de la liste d'enregistrement du COU (IMS 211-B).

Établir le contact avec les sources d'information sur les ressources affectées à l'incident, telles que le chef de l'unité des ressources en place ou sortant, le directeur de la zone de rassemblement, les chefs de section, l'état-major et le commandement afin de déterminer les ressources affectées à l'incident, leur état et leur emplacement.

Compiler, tenir à jour et afficher l'information sur l'état des ressources, notamment : 1) tous les membres du personnel tactique et de soutien et les appareils (y compris ceux de l'organisme, ceux qui font l'objet d'une entente d'entraide ou ceux qui sont loués) et 2) les véhicules de transport et de soutien.

§ Examiner le formulaire d'information sur l'incident (IMS 201) pour obtenir des renseignements sur les ressources.

§ Examiner la liste d'enregistrement sur le lieu de l'incident (IMS 211) ou la liste d'enregistrement du COU (IMS 211-B), au besoin.

§ Confirmer les ressources affectées à la zone de rassemblement.

§ Confirmer les ressources affectées aux opérations tactiques.

§ Confirmer les ressources affectées aux autres fonctions de l'état-major et de l'état-major général.

Mettre en place un système de suivi des ressources et le tenir à jour.

Tenir une liste principale de toutes les ressources affectées sur le lieu de l'incident :

§ nombre total de membres du personnel affectés à l'incident;

§ nombre total de ressources affectées à chaque section et (ou) unité;

§ nombre total de types précis de matériel ou d'appareil.

Participer à la préparation du plan d'action en cas d'incident (PAI).

§ Préparer l'organigramme relatif à l'incident (formulaire IMS 207) et l'afficher.

§ Contribuer à la préparation de la feuille de travail servant à la planification opérationnelle (IMS 215-G) ou de la feuille de travail relative aux tactiques du COU (IMS 215-E), au besoin.

§ Préparer la liste des affectations organisationnelles (formulaire IMS 203).

§ Préparer la liste d'affectation des ressources (formulaire IMS 204), au besoin.

Participer aux réunions de planification, selon les besoins.

Fournir des renseignements sur les situations actuelles et inhabituelles au personnel de relève.

Aider à déterminer les ressources supplémentaires et spéciales :

§ autres disciplines et (ou) spécialistes techniques;

§ ressources nécessaires à la mise en œuvre des plans d'urgence.

Mesures de démobilisation

Suivre la liste de vérification des responsabilités communes à l'étape de la démobilisation.

Chef de l'unité situationnelle

Le chef de l'unité situationnelle est chargé de la collecte, du traitement et de l'organisation de toute l'information relative à l'incident. Celle-ci peut comprendre les prévisions sur l'intensification de l'incident, les cartes, les renseignements, le plan d'action en cas d'incident et les rapports sommaires sur l'état de la situation.

Activation

§ Peut être activé par le commandement du lieu de l'incident, le soutien à la gestion des incidents ou le commandement de zone.

§ Les responsabilités du chef de l'unité situationnelle doivent être personnalisées en conséquence.

Relève du

§ Chef de la Section de la planification

Mesures d'activation

Suivre la liste de vérification des responsabilités communes à l'étape de l'activation.

Obtenir de l'information auprès du chef de la Section de la planification.

§ Examiner le formulaire d'information sur l'incident (IMS 201) pour connaître l'état de l'incident.

§ Déterminer l'état actuel de la situation et obtenir des renseignements à jour sur celle-ci au moyen du formulaire d'information sur l'incident (IMS 201) et (ou) du résumé de la situation relative à l'incident (IMS 209).

§ Déterminer la stratégie et les objectifs de la gestion de l'incident au moyen du formulaire des objectifs de la gestion des incidents (IMS 202) ou du plan d'action en cas d'incident (IMS 1001).

§ Déterminer les plans d'urgence nécessaires.

§ Déterminer les exigences en matière de rapports ainsi que les calendriers internes et externes relatifs à l'incident.

Mesures opérationnelles

Organiser l'unité et la doter en personnel, s'il y a lieu.

§ Affecter des observateurs sur le terrain.

§ Demander des spécialistes techniques, au besoin.

Superviser les spécialistes techniques affectés.

§ Informer les spécialistes techniques de l'état actuel de l'incident.

§ Attribuer des tâches d'analyse.

§ Aviser le personnel des délais et des exigences relatives à la présentation.

§ Faire le suivi des progrès.

Compiler, mettre à jour et afficher l'information sur l'état de l'incident pour le personnel, selon le cas.

§ Classer les données dans les catégories d'information requises (c.-à-d. région géographique, population, installations, valeurs environnementales à risque, emplacement des installations, etc.).

§ Déterminer les cartes à afficher et demander des cartes spécialisées, au besoin.

§ Examiner l'ensemble des données afin d'en assurer l'exhaustivité, l'exactitude et la pertinence avant de les afficher.

§ Indiquer les limites de l'incident ainsi que l'emplacement des périmètres, des installations, des voies d'accès, etc., sur les cartes affichées dans la zone de la Section de la planification.

§ Préparer d'autres affichages (bulletins météorologiques, résumés de l'état, etc.) au besoin.

§ Veiller à ce que les cartes et les affichages soient à jour.

Fournir des services photographiques et des cartes.

§ Les services photographiques peuvent servir à documenter les opérations et les activités de renseignement, les activités d'information du public et les enquêtes sur les accidents.

Fournir une évaluation, des prévisions et une analyse de la situation pour le commandement et la Section des opérations; préparer de l'information sur les stratégies de rechange.

§ Examiner l'état actuel et prévu de l'incident et des ressources.

§ Élaborer des stratégies de rechange.

§ Déterminer les ressources nécessaires pour mettre en œuvre le plan d'urgence.

§ Documenter les solutions de rechange devant être présentées au commandant des opérations sur le lieu de l'incident et à la Section des opérations et devant être intégrées dans le PAI écrit.

Participer à la préparation du PAI, au besoin.

Coordonner la préparation et la fourniture des cartes du lieu de l'incident pour le plan d'action en cas d'incident (PAI).

Préparer le résumé de la situation relative à l'incident (formulaire IMS 209) et autres rapports de situation, selon les demandes, avant chaque réunion de planification.

§ Fournir des copies à l'état-major et à l'état-major général.

§ Les envoyer à l'administrateur de l'organisme et à d'autres entités, sur demande.

Participer aux réunions de planification, au besoin.

Préparer des prévisions à des intervalles périodiques ou à la demande du chef de la Section de la planification. Aviser l'état-major et l'état-major général de tout changement imprévu.

Mesures de démobilisation

Suivre la liste de vérification des responsabilités communes à l'étape de la démobilisation.

Chef de l'unité de démobilisation

Le chef de l'unité de démobilisation est chargé de préparer le formulaire de vérification de la démobilisation. Dans le cas d'incidents importants, la démobilisation peut être complexe, nécessitant une activité de planification distincte. Il convient de noter que les organismes n'ont pas tous besoin de directives de démobilisation propres à l'incident étant donné que la démobilisation peut se faire selon des procédures courantes.

Activation

§ Peut être activé par le commandement du lieu de l'incident, le soutien à la gestion des incidents ou le commandement de zone.

§ Les responsabilités du chef de l'unité de démobilisation doivent être personnalisées en conséquence.

Relève du

§ Chef de la Section de la planification

Mesures d'activation

Suivre la liste de vérification des responsabilités communes à l'étape de l'activation.

Obtenir de l'information auprès du chef de la Section de la planification.

§ Déterminer les objectifs, les priorités et les contraintes relatifs à la démobilisation.

Mesures opérationnelles

Examiner les dossiers des ressources affectées à l'incident afin de déterminer l'étendue des efforts de démobilisation :

§ système de suivi des ressources;

§ formulaires d'enregistrement : liste d'enregistrement sur le lieu de l'incident (IMS 211) ou liste d'enregistrement du COU (IMS 211-B);

§ liste(s) principale(s) de ressources : liste des affectations organisationnelles (IMS 203), liste d'affectation des ressources (IMS 204), etc.

Rencontrer les représentants des organismes pour déterminer :

§ les organismes qui ne requièrent pas de démobilisation officielle;

§ les méthodes de coordination à employer avec les organismes d'assistance et de soutien.

Assister aux réunions comme l'exigent la fonction et (ou) le CSP.

Déterminer les ressources et les dates et heures de libération probables.

Déterminer les besoins de soutien logistique en ce qui a trait aux ressources libérées (réadaptation, transport, remplacement de matériel, etc.).

Déterminer les formalités de départ du lieu de l'incident et en informer toutes les personnes concernées, dont la Section des finances et de l'administration, l'unité des communications, l'unité de l'approvisionnement et autres, au besoin.

Déterminer les exigences en matière de compte-rendu.

Préparer le formulaire de vérification de la démobilisation (IMS 221) en tenant compte :

§ des responsabilités – responsabilités et activités de mise en œuvre particulières;

§ des priorités en matière de libération – selon l'organisme et le type et la sorte de ressource;

§ de la procédure de libération – étapes et processus détaillés à suivre;

§ des répertoires – cartes, numéros de téléphone, directives et autres éléments requis;

§ de la continuité des opérations (suivi des opérations relatives à un incident) :

• renseignements publics,

• Section des finances et de l'administration,

• autre;

§ de l'intégration de la démobilisation du personnel du poste de commandement du lieu de l'incident et (ou) du COU (selon le cas). En règle générale, le personnel du poste de commandement du lieu de l'incident et (ou) du COU ne sera pas libéré avant que le nombre approprié d'indicateurs suivants ne soit atteint :

• l'organisme peut raisonnablement assumer les activités et la charge de travail liées à l'incident;

• l'incident a été maîtrisé;

• le soutien du COU (ressources, coordination, information, etc.) n'est plus nécessaire;

• le personnel sur le lieu de l'incident est libéré, à l'exception de celui dont on a besoin pour accomplir les dernières tâches tactiques;

• la base du lieu de l'incident est réduite ou sur le point d'être fermée;

• la Section de la planification a préparé la trousse finale relative à l'incident;

• la Section des finances et de l'administration a résolu les principaux problèmes financiers connus et défini un processus de suivi;

• l'équipe a tenu ou prévu les séances de compte-rendu nécessaires.

Faire approuver le formulaire de vérification de la démobilisation (IMS 221) par le chef de la Section de la planification.

Distribuer le formulaire de vérification de la démobilisation (IMS 221) aux points de traitement situés sur le lieu de l'incident et à l'extérieur de celui-ci.

Surveiller la mise en œuvre du processus de vérification de la démobilisation (IMS 221).

Mesures de démobilisation

Suivre la liste de vérification des responsabilités communes à l'étape de la démobilisation.

Chef de l'unité de documentation

Le chef de l'unité de documentation est chargé de la tenue de dossiers précis et à jour sur l'incident, de la prestation de services de reproduction et de la collecte de tous les documents relatifs à l'incident auprès des autres sections. Les dossiers sur les incidents seront entreposés à des fins juridiques, analytiques et historiques.

Activation

§ Peut être activé par le commandement du lieu de l'incident, le soutien à la gestion des incidents ou le commandement de zone.

§ Les responsabilités du chef de l'unité de documentation doivent être personnalisées en conséquence.

Relève du

§ Chef de la Section de la planification

Mesures d'activation

Suivre la liste de vérification des responsabilités communes à l'étape de l'activation.

Obtenir de l'information auprès du chef de la Section de la planification.

Mesures opérationnelles

Organiser, doter en personnel et superviser l'unité, s'il y a lieu, et prévoir le personnel de relève adéquat.

Préparer l'aire de travail.

§ Dans le cas des opérations de grande envergure, veiller à ce que la capacité de reproduction et le personnel soient suffisants pour faciliter le processus de reproduction et de documentation.

Préparer et organiser les dossiers sur l'incident.

Mettre les services de reproduction en place et répondre aux demandes.

Déterminer le nombre requis et copier le plan d'action en cas d'incident (PAI) en conséquence.

Conserver et archiver les doubles des formulaires et des rapports officiels.

Recueillir tous les journaux des activités (formulaire IMS 214) dûment remplis auprès du personnel affecté à l'incident.

Compiler la trousse finale relative à l'incident, en obtenant tous les documents pertinents auprès de chaque section.

Accepter et archiver les rapports et les formulaires remis par le personnel affecté à l'incident.

Vérifier l'exactitude et l'exhaustivité des dossiers remis à des fins d'archivage.

Assurer le respect des restrictions juridiques relatives aux dossiers publics et à ceux qui font l'objet d'une dispense.

Fournir des renseignements sur les activités actuelles et les événements inhabituels au personnel de relève.

Remettre les dossiers d'archive sur l'incident au chef de la Section de la planification.

Mesures de démobilisation

Suivre la liste de vérification des responsabilités communes à l'étape de la démobilisation.

Section de la logistique

Chef de la Section de la logistique

Le chef de la Section de la logistique (CSL) est chargé de fournir les installations, les services et le matériel nécessaires pour intervenir sur le lieu de l'incident. Il participe à l'élaboration du plan d'action en cas d'incident, en plus d'activer et de superviser les directions et les unités de la Section de la logistique. Des tâches peuvent être déléguées au chef de l'unité compétent. Le chef de la Section de la logistique est responsable de toutes les activités de logistique, à moins qu'elles ne soient par ailleurs déléguées.

Activation

§ Peut être activé par le commandement du lieu de l'incident, le soutien à la gestion des incidents ou le commandement de zone.

§ Les responsabilités du chef de la Section de la logistique doivent être personnalisées en conséquence.

Relève du

§ Commandement (lieu de l'incident ou COU)

Mesures d'activation

Suivre la liste de vérification des responsabilités communes à l'étape de l'activation.

Obtenir de l'information auprès du commandant des opérations sur le lieu de l'incident.

§ Examiner l'état de la situation et des ressources pour déterminer le nombre de membres du personnel affectés à l'incident.

§ Examiner l'organisation actuelle.

§ Déterminer quelles installations sur le lieu de l'incident ont été ou doivent être activées.

S'assurer que la Section de la logistique est organisée adéquatement et que le personnel, le matériel et les fournitures appropriés sont en place, y compris les cartes, les tableaux de la situation, les références des fournisseurs et autres répertoires de ressources.

D'après la situation, activer, au besoin, les directions ou les unités de la section et désigner les superviseurs des directions ou les chefs d'unité pour chaque élément.

Rassembler et informer le personnel de la section et assigner les lieux de travail et les tâches préliminaires.

Mesures opérationnelles

Rencontrer le commandement ainsi que l'état-major ou l'état-major général pour cerner les besoins immédiats en matière de ressources.

Informer l'unité des ressources des autres unités activées, en précisant notamment leurs noms et l'emplacement des affectations.

Aviser les directions et les unités de la Section de la logistique de collaborer avec les groupes appropriés de la Section des opérations pour prioriser et valider les demandes de ressources.

Aider les chefs des directions et des unités à définir des objectifs de la section et à élaborer des plans permettant de les réaliser pendant la première phase opérationnelle (ou conformément au plan d'action).

Veiller à ce que les installations sur le lieu de l'incident soient physiquement activées, s'il y a lieu.

Fournir au commandement les rapports périodiques de la Section de la logistique sur l'état de la situation.

Confirmer le processus de demande de ressources.

Évaluer le caractère adéquat du plan relatif aux télécommunications en cas d'incident (formulaire IMS 205).

Participer aux réunions de planification et y contribuer, au besoin.

Participer à la préparation du plan d'action en cas d'incident (PAI).

§ Fournir de l'information sur la disponibilité des ressources, les besoins en matière de soutien, les pénuries déterminées et le moment prévu d'arrivée des principales ressources.

§ Cerner les besoins opérationnels futurs (actuels et en cas d'urgence) afin de prévoir les exigences en matière de logistique.

§ Assurer la préparation du plan relatif aux télécommunications en cas d'incident (formulaire IMS 205).

§ Assurer la préparation du plan médical en cas d'incident (formulaire IMS 206).

§ Participer à la préparation du plan de transport, au besoin.

Examiner le PAI et estimer les besoins de la section pour la prochaine phase opérationnelle; faire appel à du personnel de relève au besoin.

Faire des recherches sur la disponibilité des ressources supplémentaires qui pourraient être requises dans le cadre de l'intervention.

Tenir des réunions au sein de la Section de la logistique afin d'assurer la communication et la coordination entre les directions et les unités.

Assurer la coordination entre la Section de la logistique et le personnel de l'état-major et de l'état-major général.

Veiller à ce que tous les membres du personnel respectent le niveau établi de sécurité opérationnelle.

Veiller à ce que toutes les fonctions de logistique consignent les mesures prises dans le journal des activités (formulaire IMS 214).

Envoyer toute la documentation de la section à l'unité de documentation.

Mesures de démobilisation

Suivre la liste de vérification des responsabilités communes à l'étape de la démobilisation.

Directeur de la direction des services (Direction des services)

Le directeur de la direction des services est responsable de la gestion de toutes les activités liées aux services sur le lieu d'un incident. Il supervise notamment le fonctionnement de l'unité des télécommunications, de l'unité médicale et de l'unité de l'alimentation.

Activation

§ Peut être activé par le commandement du lieu de l'incident, le soutien à la gestion des incidents ou le commandement de zone.

§ Les responsabilités du directeur de la direction des services doivent être personnalisées en conséquence.

Relève du

§ Chef de la Section de la logistique

Mesures d'activation

Suivre la liste de vérification des responsabilités communes.

Obtenir de l'information auprès du chef de la Section de la logistique.

§ Déterminer le nombre de membres du personnel à nourrir.

§ Déterminer les systèmes de communication utilisés.

§ Déterminer les besoins en matière de soutien médical sur le lieu de l'incident.

§ Confirmer le personnel déjà demandé par la direction.

Mesures opérationnelles

Rassembler et informer le personnel de la direction et assigner les lieux de travail et les tâches préliminaires.

§ Fournir un résumé de la situation d'urgence.

§ Fournir un résumé des besoins en matière de services médicaux, de communications et d'alimentation sur le lieu de l'incident.

Assurer la préparation d'un plan relatif aux télécommunications en cas d'incident (formulaire IMS 205) efficace, au besoin.

Veiller à ce que le personnel affecté à l'incident reçoive suffisamment de nourriture et d'eau.

Collaborer avec la Section des opérations afin d'assurer un soutien médical adéquat au personnel affecté à l'incident.

Participer aux réunions organisationnelles du personnel de la Section de la logistique.

Coordonner les activités des unités de la direction.

Informer le chef de la Section de la logistique des activités de la direction.

Mesures de démobilisation

Suivre la liste de vérification des responsabilités communes à l'étape de la démobilisation.

Chef de l'unité des télécommunications (Direction des services)

Le chef de l'unité des télécommunications est chargé d'élaborer des plans concernant l'utilisation du matériel et des installations de télécommunication sur le lieu de l'incident, d'installer et de tester le matériel de télécommunication, de superviser le Centre de télécommunication sur le lieu de l'incident ainsi que de distribuer et d'entretenir le matériel de télécommunication.

Activation

§ Peut être activé par le commandement du lieu de l'incident, le soutien à la gestion des incidents ou le commandement de zone.

§ Les responsabilités du chef de l'unité des télécommunications doivent être personnalisées en conséquence.

Relève du

§ Directeur de la direction des services (s'il est en service)

§ Chef de la Section de la logistique (si le directeur de la direction des services n'est pas en service)

Mesures d'activation

Suivre la liste de vérification des responsabilités communes à l'étape de l'activation.

Obtenir des renseignements auprès du chef de la Section de la logistique ou du directeur de la direction des services.

Mesures opérationnelles

Organiser l'unité et la doter en personnel, s'il y a lieu.

§ Affecter le chef du centre de télécommunication sur le lieu de l'incident (CTI) et le répartiteur principal sur le lieu de l'incident.

Évaluer les systèmes et les fréquences de télécommunication utilisés; donner son avis sur les capacités et les limites des systèmes de télécommunication.

Élaborer et mettre en œuvre des procédures de télécommunication internes et externes efficaces sur le lieu de l'incident / au poste de commandement du lieu de l'incident / au COU.

Évaluer la charge téléphonique du poste de commandement du lieu de l'incident et (ou) du centre des opérations d’urgence et demander des lignes additionnelles au besoin.

Préparer et mettre en œuvre le plan relatif aux télécommunications en cas d'incident (formulaire IMS 205).

§ Obtenir l'organigramme actuel.

§ S'assurer que le personnel affecté à des activités dangereuses dispose de moyens de télécommunication appropriés et adéquats.

§ Affecter des moyens de télécommunication à toutes les autres ressources, notamment les bénévoles, les contractuels ou le réseau d'entraide.

§ Déterminer les besoins du commandement et des services de soutien en matière de télécommunication.

Établir et afficher toute procédure particulière d'utilisation du matériel de télécommunication du poste de commandement du lieu de l'incident et (ou) du COU.

Inclure toutes les formes et tous les types de télécommunication dans le plan relatif aux télécommunications en cas d'incident (formulaire IMS 205), le cas échéant.

§ Déterminer les éléments organisationnels précis qui doivent recevoir des téléphones.

§ Déterminer toutes les installations et tous les emplacements avec lesquels il faut établir des communications; attribuer et consigner les numéros de téléphone.

§ Déterminer les membres du personnel qui doivent utiliser les téléphones/numéros et à quelles fins ils doivent s'en servir. Réserver des numéros de téléphone spécifiques aux appels entrants et communiquer ces numéros au personnel et aux parties hors site comme les autres autorités locales et les organismes provinciaux et fédéraux.

§ Assurer le contrôle adéquat des lignes d'appels sortants (p. ex., ne pas les publier).

Faire appel à des organismes de radio bénévoles, les utiliser comme point de contact et superviser leur intégration au système de télécommunication.

S'assurer que les registres d'appels radio et téléphoniques sont accessibles et utilisés.

Déterminer si on a besoin de réseaux et de systèmes additionnels et voir s'il y en a de disponibles.

§ En faire la demande à l'unité de l'approvisionnement après avoir obtenu l'autorisation du chef de la section.

Consigner les défectuosités du matériel de télécommunication et en faciliter la réparation.

Mettre en place un système de responsabilité du matériel de télécommunication et le tenir à jour.

Fournir de l'information technique, au besoin, sur :

§ le caractère adéquat du système de télécommunication actuellement utilisé;

§ les limites géographiques du matériel de télécommunication;

§ les capacités du matériel;

§ la quantité et les types de matériel disponible.

Anticiper les problèmes d'utilisation du matériel de télécommunication.

Fournir des renseignements sur les activités actuelles et les situations inhabituelles au personnel de relève.

Mesures de démobilisation

Suivre la liste de vérification des responsabilités communes à l'étape de la démobilisation.

Chef de l'unité médicale (Direction des services)

L'unité médicale45 est chargée d'apporter une aide médicale aux intervenants et au personnel affecté à l'incident. Cette unité élabore un plan médical en cas d'incident (à inclure dans le plan d'action en cas d'incident) et aide la Section des finances et de l'administration à traiter les réclamations relatives aux préjudices corporels.

Activation

§ Peut être activé par le commandement du lieu de l'incident, le soutien à la gestion des incidents ou le commandement de zone.

§ Les responsabilités du chef de l'unité médicale doivent être personnalisées en conséquence.

Relève du

§ Directeur de la direction des services (s'il est en service)

§ Chef de la Section de la logistique (si le directeur de la direction des services n'est pas en service)

Mesures d'activation

Suivre la liste de vérification des responsabilités communes.

Obtenir de l'information auprès du directeur de la direction des services ou du chef de la Section de la logistique à propos des éléments suivants :

§ blessures survenues au cours des opérations initiales d'intervention;

§ nom et lieu de travail de l'agent de sécurité.

Mesures opérationnelles

Déterminer le niveau des activités médicales d'urgence exécutées avant l'activation de l'unité médicale :

§ nombre et emplacement des postes de soins;

§ nombre et emplacement des ambulances, des hélicoptères et du personnel médical de réserve à affecter à l'incident;

§ possibilité de problèmes médicaux spéciaux;

§ fournitures médicales requises.

Répondre aux demandes de traitement médical et de transport.

Demander/superviser le soutien ambulancier. Le demander en suivant la chaîne de commandement en cas d'incident établie.

Préparer le plan médical en cas d'incident (formulaire IMS 206), notamment les procédures en cas d'urgence médicale majeure. Ce plan doit être coordonné avec l'organisme médical de la Section des opérations et peut être personnalisé en fonction des besoins propres à chaque incident.

Faire approuver le plan médical par l'agent de sécurité.

Coordonner le plan médical avec les hôpitaux locaux.

Signaler tous les accidents et toutes les blessures à l'agent de sécurité et au chef de la Section de la logistique.

Répondre aux demandes de fournitures médicales.

Rédiger des rapports médicaux et en remettre des copies à l'unité de documentation.

Remettre les rapports conformément aux directives et en transmettre des copies au chef de l'unité de documentation.

Mesures de démobilisation

Suivre la liste de vérification des responsabilités communes à l'étape de la démobilisation.

Chef de l'unité de l'alimentation (Direction des services)

L'unité de l'alimentation est chargée de l'approvisionnement alimentaire nécessaire pendant toute la durée de l'incident, y compris celui de toutes les installations éloignées (p. ex., les camps ou les zones de rassemblement), ainsi que de l'approvisionnement alimentaire du personnel dans l'incapacité de quitter les postes tactiques sur le terrain.

Activation

§ Peut être activé par le commandement du lieu de l'incident, le soutien à la gestion des incidents ou le commandement de zone.

§ Les responsabilités du chef de l'unité de l'alimentation doivent être personnalisées en conséquence.

Relève du

§ Directeur de la direction des services (s'il est en service)

§ Chef de la Section de la logistique (si le directeur de la direction des services n'est pas en service)

Mesures d'activation

Suivre la liste de vérification des responsabilités communes à l'étape de l'activation.

Obtenir des renseignements auprès du chef de la Section de la logistique ou du directeur de la direction des services à propos des éléments suivants :

§ durée potentielle de l'incident;

§ nombre et emplacement du personnel à nourrir;

§ moment et endroit du dernier repas des intervenants;

§ heure proposée du prochain repas.

Mesures opérationnelles

Déterminer les besoins en nourriture pour les opérations planifiées et prévues.

Déterminer la meilleure méthode d'approvisionnement alimentaire convenant à la situation et obtenir des soumissions si cela n'a pas été fait avant l'incident (coordonner avec l'unité de l'approvisionnement).

Déterminer l'emplacement des affectations de travail.

S'assurer d'avoir suffisamment d'eau potable et de boissons pour tout le personnel affecté à l'incident.

Coordonner le transport des aliments et des boissons vers le lieu de l'incident avec l'unité de soutien terrestre et le chef de la Section des opérations.

S'assurer que l'on suit des méthodes appropriées de sécurité et de manipulation des aliments et coordonner l'activité avec l'agent de sécurité.

Superviser l'administration de l'entente relative aux services alimentaires, le cas échéant.

Remettre des copies des reçus et des factures à la Section des finances et de l'administration.

Informer l'unité de l'approvisionnement de la préparation des commandes de nourriture.

Fournir des renseignements sur les activités actuelles et les situations inhabituelles au personnel de relève.

Mesures de démobilisation

Suivre la liste de vérification des responsabilités communes à l'étape de la démobilisation.

Directeur de la direction du soutien (Direction du soutien)

Le directeur de la direction du soutien, lorsqu'il est en service, est responsable de l’élaboration et de la mise en œuvre du plan logistique à l'appui du plan d'action en cas d'incident. Il supervise la prestation des activités des unités de l'approvisionnement, des installations et du soutien terrestre.

Activation

§ Peut être activé par le commandement du lieu de l'incident, le soutien à la gestion des incidents ou le commandement de zone.

§ Les responsabilités du directeur de la direction du soutien doivent être personnalisées en conséquence.

Relève du

§ Chef de la Section de la logistique

Mesures d'activation

Suivre la liste de vérification des responsabilités communes à l'étape de l'activation.

Obtenir de l'information auprès du chef de la Section de la logistique.

§ Déterminer les installations de soutien activées sur le lieu de l'incident.

§ Déterminer les besoins en matière de soutien terrestre et de transport.

§ Déterminer le processus de demande de ressources.

§ Confirmer le personnel déjà demandé par la direction.

Mesures opérationnelles

Confirmer auprès du commandement et du chef de la Section de la logistique le processus de demande de ressources et qui est autorisé à en demander.

Confirmer les installations utilisées et déterminer l'éventualité de recourir à des installations supplémentaires.

Déterminer les besoins en matière d'approvisionnement en carburant et de soutien aux véhicules.

Déterminer si on recourt présentement à du matériel fourni par des organismes d'entraide ou en vertu de contrats. Confirmer la méthode d'inspection.

Doter la direction du personnel approprié.

Rassembler et informer le personnel de la direction et assigner les lieux de travail et les tâches préliminaires.

§ Fournir un résumé de la situation d'urgence.

§ Fournir un résumé des besoins en matière d'installations, d'approvisionnement et de soutien terrestre sur le lieu de l'incident.

Participer aux réunions organisationnelles du personnel de la Section de la logistique.

Coordonner les activités des unités de la direction.

Informer le chef de la Section de la logistique des activités de la direction.

Mesures de démobilisation

Suivre la liste de vérification des responsabilités communes à l'étape de la démobilisation.

Chef de l'unité de l'approvisionnement (Direction du soutien)

Le chef de l'unité de l'approvisionnement est chargé de la commande, de la réception, du traitement et de l'entreposage de toutes les ressources liées à l'incident.

Activation

§ Peut être activé par le commandement du lieu de l'incident, le soutien à la gestion des incidents ou le commandement de zone.

§ Les responsabilités du chef de l'unité de l'approvisionnement doivent être personnalisées en conséquence.

Relève du

§ Directeur de la direction du soutien (s'il est en service)

§ Chef de la Section de la logistique (si le directeur de la direction du soutien n'est pas en service)

Mesures d'activation

Suivre la liste de vérification des responsabilités communes à l'étape de l'activation.

Obtenir des renseignements auprès du chef de la Section de la logistique ou du directeur de la direction du soutien.

§ Déterminer le code d'imputation relatif à l'incident.

§ Confirmer le processus de commande.

§ Déterminer la portée du processus d'approvisionnement.

Mesures opérationnelles

Organiser l'unité et la doter en personnel, s'il y a lieu.

§ Envisager la nécessité de faire en sorte que l'organisme responsable soit représenté dans le cadre du processus de commande.

§ Envisager de répartir la responsabilité des commandes par discipline ou par catégorie (matériel, personnel et fournitures).

Déterminer les paramètres de commande, les pouvoirs et les restrictions. S'assurer que le personnel de l'unité respecte le système de commande et la chaîne de commandement à cet égard.

§ Définir clairement le moment auquel l'unité de l'approvisionnement assurera la responsabilité de toutes les commandes. Cela nécessite une coordination étroite avec le personnel des sections des opérations et de la planification.

§ Confirmer le processus de coordination des activités contractuelles avec l'unité de l'approvisionnement.

§ Confirmer le processus de commandes urgentes avec la Section des finances.

Déterminer le type et la quantité de fournitures et de matériel en stock et en route.

Communiquer avec l'unité de gestion des ressources afin de déterminer les ressources qui ont été commandées.

Recevoir les demandes de ressources du personnel autorisé sur le lieu de l'incident. Les consigner dans la Demande de ressources (formulaire IMS 260-RR), au besoin.

§ Déterminer les caractéristiques d'admissibilité (catégorie, sorte, type, dimensions, matériel supplémentaire, matériel de protection individuelle, qualifications, etc.).

§ Indiquer le moment et l'endroit de livraison, la personne qui fait la demande et la personne à qui la ressource doit se présenter ou être livrée.

§ Obtenir un prix estimatif pour les ressources à l'égard desquelles on s'attend à un remboursement.

§ Coordonner la livraison du matériel loué à l'unité du soutien terrestre pour que celle-ci l'inspecte avant utilisation.

Prendre des dispositions pour recevoir les fournitures et le matériel commandés. Collaborer avec l'unité des installations afin d'identifier et d'activer les installations appropriées en vue de l'entreposage du matériel.

Commander, recevoir, distribuer et entreposer les fournitures et le matériel.

§ Obtenir le nom de la ressource, le nombre, les identificateurs, etc., ainsi que l'heure d'arrivée prévue.

§ Transmettre ces renseignements au personnel approprié.

Aviser l'unité ou la section touchée s'il survient un changement à l'heure d'arrivée des ressources demandées. L'aviser immédiatement si une commande ne peut pas être exécutée.

Alerter le chef de la Section de la logistique des changements de disponibilité des ressources qui pourraient influer sur les opérations relatives à l'incident.

Élaborer et mettre en œuvre des exigences de sécurité dans les zones d'approvisionnement.

Examiner le Plan d'action en cas d'incident (PAI) en ce qui concerne l'unité de l'approvisionnement.

Tenir à jour les stocks de fournitures et de matériel.

Faire l'entretien du matériel réutilisable.

Conserver et remettre des copies de toutes les commandes et de la documentation afférente à l'unité de documentation.

Fournir des renseignements sur l'état des commandes en suspens, les activités actuelles et les situations inhabituelles au personnel de relève.

Mesures de démobilisation

Suivre la liste de vérification des responsabilités communes à l'étape de la démobilisation.

Chef de l'unité des installations (Direction du soutien)

Le chef de l'unité des installations est chargé de l'aménagement, de l'entretien et de la démobilisation de toutes les installations de soutien liées à l'incident, à l'exception des zones de rassemblement. L'unité des installations doit également fournir, au besoin, des services de sécurité des installations sur le lieu de l'incident.

Activation

§ Peut être activé par le commandement du lieu de l'incident, le soutien à la gestion des incidents ou le commandement de zone.

§ Les responsabilités du chef de l'unité des installations doivent être personnalisées en conséquence.

Relève du

§ Directeur de la direction du soutien (s'il est en service)

§ Chef de la Section de la logistique (si le directeur de la direction du soutien n'est pas en service)

Mesures d'activation

Suivre la liste de vérification des responsabilités communes à l'étape de l'activation.

Obtenir des renseignements auprès du chef de la Section de la logistique ou du directeur de la direction du soutien à propos des éléments suivants :

§ durée prévue et portée de l'incident;

§ installations déjà activées;

§ besoins anticipés en matière d'installations.

Mesures opérationnelles

Obtenir une copie du plan d'action en cas d'incident (PAI) et déterminer :

§ l'emplacement du poste de commandement du lieu de l'incident;

§ le Centre des opérations d’urgence (s'il a été activé);

§ les zones de rassemblement;

§ la base du lieu de l'incident;

§ les centres d'approvisionnement, de réception et de distribution;

§ les centres d'évacuation et de réception;

§ le centre d'information générale et d'information à l'intention des médias;

§ les autres installations sur le lieu de l'incident.

Déterminer les exigences relatives à chaque installation à mettre en place :

§ hygiène;

§ lits;

§ alimentation;

§ zone de fournitures;

§ soutien médical;

§ communications et besoins en matière de TI;

§ sécurité;

§ éclairage;

§ signalisation/affichage;

§ entreposage du matériel et de la nourriture.

En collaboration avec d'autres membres du personnel affectés à l'incident, déterminer les exigences suivantes pour chaque installation :

§ espace nécessaire;

§ emplacement particulier;

§ accès;

§ stationnement;

§ sécurité;

§ sûreté.

Planifier la disposition de l'installation conformément aux exigences précitées.

Coordonner la négociation des contrats de location de bureaux ou de locaux d'entreposage.

Mesures de démobilisation

Suivre la liste de vérification des responsabilités communes à l'étape de la démobilisation.

Chef de l'unité du soutien terrestre (Direction du soutien)

Le chef de l'unité du soutien terrestre est principalement chargé de l'entretien et de l'avitaillement de tout le matériel mobile et des véhicules, à l’exception des ressources aériennes. L'unité est également responsable du transport terrestre du personnel, des fournitures et du matériel, ainsi que du plan de circulation en cas d'incident.

Activation

§ Peut être activé par le commandement du lieu de l'incident, le soutien à la gestion des incidents ou le commandement de zone.

§ Les responsabilités du chef de l'unité du soutien terrestre doivent être personnalisées en conséquence.

Relève du

§ Directeur de la direction du soutien (s'il est en service)

§ Chef de la Section de la logistique (si le directeur de la direction du soutien n'est pas en service)

Mesures d'activation

Suivre la liste de vérification des responsabilités communes à l'étape de l'activation.

Obtenir des renseignements auprès du chef de la Section de la logistique ou du directeur de la direction du soutien à propos des éléments suivants :

§ besoins en matière de transport des intervenants;

§ besoins en matière d'avitaillement des appareils sur le lieu de l'incident;

§ emplacement du ou des points de réception et de distribution de l'unité de l'approvisionnement;

§ cartes servant au transport vers le lieu de l'incident et restrictions relatives aux routes à emprunter;

§ besoins en matière de services de réparation et politique de réparation/avitaillement du matériel loué ou fourni par des organismes d'entraide.

Mesures opérationnelles

Doter l'unité en personnel en tenant compte des points ci-dessus.

Envisager la nécessité d'utiliser le parc commun de véhicules de l'organisme ou des véhicules de location afin d'augmenter les ressources de transport.

Entretenir les ressources en dérangement conformément à l'entente conclue concernant le matériel loué ou fourni par des organismes d'entraide.

Signaler à l'unité de gestion des ressources tous les changements touchant les véhicules de soutien et de transport.

Prévoir et activer les services de remorquage, d'avitaillement, d'entretien et de réparation.

Mettre à jour les dossiers sur l'utilisation du carburant, les pièces et l'entretien ainsi que les sommaires des coûts. Les transmettre à la Section des finances et de l'administration.

Tenir à jour l'inventaire des véhicules de soutien et de transport.

Fournir des services de transport.

§ Examiner le Plan d'action en cas d'incident (PAI) en ce qui a trait aux besoins en matière de transport.

§ Examiner l'inventaire des ressources nécessaires.

§ Demander des ressources additionnelles par l'intermédiaire de l'unité de l'approvisionnement. Indiquer le type de ressource, le moment où on en a besoin et l'endroit où elles doivent arriver.

§ Programmer l'utilisation des véhicules de soutien.

§ Consigner le kilométrage, la consommation de carburant et les autres coûts.

Mettre en œuvre le plan de transport.

§ Déterminer les échéanciers et les types de services requis.

§ Attribuer les ressources nécessaires à la mise en œuvre du plan de transport.

S'assurer que l'état du matériel de location est consigné avant d'utiliser ce dernier et coordonner le tout avec le chef de l'unité de l'approvisionnement.

Mesures de démobilisation

Suivre la liste de vérification des responsabilités communes à l'étape de la démobilisation.

Section des finances et de l'administration

Chef de la Section des finances et de l'administration

Le chef de la Section des finances et de l'administration est responsable du soutien financier et administratif durant un incident, y compris tous les processus opérationnels, l'analyse des coûts ainsi que les aspects financiers et administratifs. Il dirige et supervise le personnel de la section et assure la conformité aux politiques et méthodes financières. Des tâches peuvent être déléguées au chef de l'unité compétent. Le chef de la Section des finances est responsable de toutes les activités financières, à moins qu'elles ne soient par ailleurs déléguées.

Activation

§ Peut être activé par le commandement du lieu de l'incident, le soutien à la gestion des incidents ou le commandement de zone.

§ Les responsabilités du chef de la Section des finances et de l'administration doivent être personnalisées en conséquence.

Relève du

§ Commandant (des opérations sur le lieu de l'incident, de zone, du COU)

Mesures d'activation

Suivre la liste de vérification des responsabilités communes à l'étape de l'activation.

Obtenir de l'information auprès du commandement à propos des éléments suivants :

§ objectifs de la gestion de l'incident;

§ organismes participants/de coordination;

§ durée prévue / complexité de l'incident;
possibilité de partage des coûts.

Obtenir de l'information auprès du dirigeant de l'organisme compétent.

§ Déterminer le processus financier requis.

§ Définir la délégation de pouvoir au commandement et les processus financiers, en matière notamment d'approvisionnement.

§ Évaluer les réclamations fondées en droit pouvant découler des activités relatives à l'incident.

§ Déterminer les lignes directrices, les politiques, les contraintes et les limites applicables en matière de finances.

Obtenir de l'information auprès du représentant des finances ou de l'administration de l'organisme parrain.

§ Déterminer les besoins financiers des opérations planifiées et prévues.

§ Déterminer les ententes conclues au sujet de l'utilisation des terrains, des installations, du matériel et des services publics.

§ Confirmer/établir les lignes directrices en matière d'approvisionnement.

§ Déterminer la méthode d'établissement des codes d'imputation.

§ Obtenir des copies de toutes les ententes liées à l'incident, qu'elles soient actives ou non.

§ Déterminer les possibilités de location ou de services contractuels.

§ Déterminer si on dispose d'un conseiller en gestion des incidents ou d'une unité de soutien financier et tenir à jour les coordonnées du représentant des finances ou de l'administration de l'organisme.

§ Collaborer avec le commandement et l'état-major général ainsi qu'avec le personnel des ressources humaines de l'organisme afin de déterminer les besoins en matière d'employés temporaires.

§ S'assurer de remplir les documents fiscaux appropriés.

§ Déterminer si l'organisme hôte tiendra des fiches de temps ou si celui qui prend en charge l'incident consignera toutes les présences, et quels formulaires seront utilisés.

S'assurer que la Section des finances et de l'administration est organisée adéquatement et que le personnel, le matériel et les fournitures appropriés sont en place.

D'après la situation, activer, au besoin, les unités de la section et désigner les chefs d'unité pour chaque élément :

§ unité de l'approvisionnement;

§ unité des présences;

§ unité des coûts;

§ unité de l'indemnisation et des réclamations;

§ spécialistes techniques.

Assurer la coordination avec tous les organismes activés de la province afin de colliger et de regrouper les prévisions de coûts d'intervention et d'autres données connexes.

Rencontrer le chef de la Section de la logistique et examiner les besoins et les procédures en matière de soutien financier et administratif; déterminer le niveau de pouvoir d’achat à déléguer à la Section de la logistique.

Rencontrer tous les chefs d'unité et s'assurer qu'ils comprennent bien leurs responsabilités.

En conjonction avec les chefs d'unité, déterminer les objectifs de planification de l'intervention pour la première étape opérationnelle.

Mesures opérationnelles

S'assurer que les dossiers de position financière et administrative et autres dossiers nécessaires sont à jour.

S'assurer que les états associés à la Section des finances et de l'administration sont à jour et que les données affichées sont lisibles et concises.

S'assurer que toutes les sections et l'unité de l'approvisionnement connaissent le code d'imputation (le cas échéant).

Participer aux réunions de planification et y contribuer, au besoin.

§ Fournir des données en matière financière et d'analyse des coûts.

§ Fournir un sommaire financier sur la main-d'œuvre, les matériaux et les services.

§ Préparer des prévisions sur les coûts d'exécution des opérations.

§ Préparer une analyse des coûts et des avantages, sur demande.

§ Obtenir de l'information sur l'état de l'incident, les opérations prévues, les changements d'objectifs, l'utilisation de personnel, de matériel et d'aéronefs, ainsi que sur les préoccupations des organismes et des politiciens locaux.

Recueillir de l'information de façon continue :

§ temps d'utilisation du matériel – chef de l'unité du soutien terrestre et Section des opérations;

§ temps du personnel – chefs d'équipes, chefs d'unités et personnes;

§ rapports d'accident – agent de sécurité, chef de l'unité du soutien terrestre et Section des opérations;

§ réclamations potentielles et existantes – Section des opérations, agent de sécurité, entrepreneurs en équipement, représentant de l'organisme et chef de l'unité de l'indemnisation et des réclamations;

§ arrivée et démobilisation du personnel et du matériel – Section de la planification;

§ situation quotidienne concernant l'incident – Section de la planification;

§ rapports de blessures – agent de sécurité, chef de l'unité médicale, chef de l'unité de l'indemnisation et des réclamations;

§ état des fournitures – chef de l'unité de l'approvisionnement (logistique) et chef de l'approvisionnement (finances et administration);

§ lignes directrices de l'organisme responsable – conseiller en gestion des incidents, unité du soutien financier ou personnel administratif local;

§ ententes d'utilisation – chef de l'unité de l'approvisionnement et personnel administratif local;

§ ressources commandées – chef de l'unité de l'approvisionnement;

§ ressources non attribuées – chef de l'unité des ressources et chef de l'unité des coûts.

Rencontrer les responsables des organismes d'assistance et de soutien, au besoin, afin de déterminer toute entente de partage de coûts ou obligation financière.

Collaborer avec tous les organismes d'assistance et de soutien et particulièrement avec le personnel administratif de l'organisme hôte.

Réunir et maintenir à jour la documentation nécessaire à l'appui des demandes de fonds d'urgence, et en assurer l'exhaustivité, en matière notamment de vérification et de documentation de la main-d'œuvre, du matériel, des matériaux et des services :

§ main-d'œuvre – avec ventilation des lieux de travail, des heures et des tarifs en ce qui a trait au personnel d'intervention, au personnel contractuel, aux bénévoles et aux experts-conseils;

§ matériel – avec ventilation des lieux de travail, des heures et des tarifs en ce qui a trait aux aéronefs, au matériel lourd, aux véhicules de parc et autre matériel possédés ou loués;

§ matériaux et fournitures achetés et (ou) loués, y compris le matériel, les communications, les bureaux et les entrepôts ainsi que les fournitures consommables.

Réunir et maintenir à jour la documentation nécessaire à l'appui des demandes d'indemnisation pour blessures et dommages matériels et en assurer l'exhaustivité. (Les renseignements sur les blessures doivent être conservés pour le personnel contractuel officiellement affecté à l'incident, de même que pour les employés rémunérés et le personnel d'entraide.)

S'assurer que toutes les fiches de temps du personnel font état de l'activité liée à l'incident et que les dossiers du personnel non membre d'un organisme sont transmis à l'organisme ou au service d'origine conformément à la politique.

S'assurer que tous les documents relatifs aux obligations découlant de l'incident sont préparés et remplis en bonne et due forme.

Aider la Section de la logistique en ce qui a trait à l'approvisionnement en ressources.

§ Déterminer les fournisseurs pour lesquels des bons de commande ou des contrats ouverts doivent être établis.

§ Négocier des contrats ponctuels.

Assurer la coordination entre la Section des finances et de l'administration et le personnel de l'état-major et de l'état-major général.

Coordonner la démobilisation du personnel des finances et de l'administration.

Fournir des renseignements sur les activités actuelles et les événements inhabituels au personnel de relève.

Envoyer toute la documentation de la section à l'unité de documentation.

Mesures de démobilisation

Suivre la liste de vérification des responsabilités communes à l'étape de la démobilisation.

Chef de l'unité de l'approvisionnement

Le chef de l'unité de l'approvisionnement est chargé de toutes les questions financières concernant les contrats avec les fournisseurs, les locations et les ententes fiscales. L'unité de l'approvisionnement trouve des sources locales de matériel et de fournitures, gère tous les contrats de location de matériel et traite tous les documents fiscaux liés aux factures de location et d'approvisionnement. Elle est également chargée de tenir les dossiers de temps d'utilisation du matériel et travaille en étroite collaboration avec les autorités fiscales régionales par souci d'efficacité.

Activation

§ Peut être activé par le commandement du lieu de l'incident, le soutien à la gestion des incidents ou le commandement de zone.

§ Les responsabilités du chef de l'unité de l'approvisionnement doivent être personnalisées en conséquence.

Relève du

§ Chef de la Section des finances et de l'administration

Mesures d'activation

Suivre la liste de vérification des responsabilités communes à l'étape de l'activation.

Obtenir de l'information auprès du Chef de la Section des finances et de l'administration.

§ Déterminer le code d'imputation et la délégation de pouvoir pour engager des fonds de l'organisme. Si l'organisme ne peut pas déléguer la responsabilité des achats au chef de l'unité d'approvisionnement, il devra affecter l'un de ses responsables de l'approvisionnement à l'incident.

§ Déterminer si une équipe d'achat a été affectée à l'achat de matériel, de fournitures, etc., pour l'incident. Le chef de l'unité de l'approvisionnement assure une coordination étroite avec ce groupe.

§ Déterminer l'état du processus de soumissions, la liste à jour des fournisseurs, la liste à jour des bons de commande permanents et les échéances des rapports sur les coûts.

Mesures opérationnelles

Communiquer avec l'unité de l'approvisionnement afin de connaître les besoins liés à l'incident ainsi que toute procédure ou exigence spéciale.

Préparer un plan d'approvisionnement en cas d'incident. Ce plan doit comprendre :

§ les montants maximaux de dépenses autorisés;

§ les formulaires nécessaires;

§ le nom des personnes autorisées à effectuer des achats;

§ la méthode d'autorisation de dépassement des maximums autorisés;

§ le processus de coordination avec l'unité de l'approvisionnement;

§ une provision de bons de commande d'urgence.

Examiner les contrats de location de matériel et les conditions d'utilisation dans les 24 heures suivant la réception du matériel sur le lieu de l'incident. Fournir les tarifs horaires et les coûts afférents à l'unité des coûts.

Rédiger et signer des contrats, des ententes d'utilisation de terrains et des ententes de partage des coûts, au besoin.

Rédiger des protocoles d'entente au besoin (les faire examiner par les services juridiques et les faire signer par le commandant des opérations sur le lieu de l'incident avant leur entrée en vigueur).

Établir des contacts avec des fournisseurs, au besoin.

Déterminer si des ententes additionnelles de service avec les fournisseurs seront nécessaires.

Interpréter les contrats et les ententes et régler les réclamations ou résoudre les différends dans les limites de la délégation de pouvoir.

Fournir des données sur les coûts à partir des ententes de location, des contrats, etc., au chef de l'unité des coûts conformément aux échéanciers établis pour la phase opérationnelle.

Vérifier toutes les factures.

Il est impératif de tenir compte de tous les entrepreneurs et de consigner leurs heures.

S'assurer que tous les documents concernant le matériel de location sont complets et que les inspections ont été faites (coordonner l'information sur les inspections avec l'unité du soutien terrestre et [ou] la Section des opérations) avant de signer.

Effectuer le traitement final et envoyer les documents en vue du paiement.

Conserver les documents finaux reçus liés à l'incident.

§ Obtenir un double de toutes les factures des fournisseurs.

§ S'assurer que tous les dossiers relatifs au temps d'utilisation du matériel sont complets.

§ Maintenir une piste de vérification détaillée de tous les documents d'approvisionnement.

§ Vérifier si toutes les données des factures des fournisseurs sont complètes.

§ Comparer les factures avec les documents d'approvisionnement.

§ S'assurer que seules les personnes autorisées passent des commandes.

Fournir des renseignements sur les activités actuelles et les événements inhabituels au personnel de relève.

Mesures de démobilisation

Suivre la liste de vérification des responsabilités communes à l'étape de la démobilisation.

Chef de l'unité des présences

Le chef de l'unité des présences voit à l'enregistrement exact des heures quotidiennes de travail du personnel, à la conformité aux politiques particulières de saisie des heures de travail des organismes et à la gestion des activités de commissariat si elles ont été prévues sur le lieu de l'incident. Le cas échéant, les fiches de temps du personnel seront recueillies et traitées pour chaque phase opérationnelle.

Activation

§ Peut être activé par le commandement du lieu de l'incident, le soutien à la gestion des incidents ou le commandement de zone.

§ Les responsabilités du chef de l'unité des présences doivent être personnalisées en conséquence.

Relève du

§ Chef de la Section des finances et de l'administration

Mesures d'activation

Suivre la liste de vérification des responsabilités communes.

Obtenir de l'information auprès du Chef de la Section des finances et de l'administration.

§ Déterminer les exigences d'enregistrement des heures de présence relatives à l'incident.

§ Déterminer les échéanciers de présentation des rapports.

§ Déterminer l'emplacement de l'activité de saisie des heures.

§ Déterminer le nombre de personnes et le matériel de location dont on consignera les heures.

Mesures opérationnelles

Organiser l'unité et la doter en personnel, s'il y a lieu.

Informer l'unité du soutien terrestre, le groupe d'appui aérien (le cas échéant), l'unité des installations (et les autres utilisateurs du matériel) de l'obligation de tenir un dossier quotidien des heures d'utilisation du matériel.

Communiquer avec les représentants du personnel de l'organisme appropriés.

§ Déterminer les contraintes de chaque organisme en matière de consignation des heures.

§ Des fiches de temps doivent être maintenues pour les bénévoles et les ressources d'entraide, que leur temps soit remboursé ou non.

S'assurer que l'on prépare les documents quotidiens d'enregistrement des heures du personnel et du matériel et que l'on respecte les politiques en la matière.

Établir des fichiers d'enregistrement des heures, le cas échéant.

Assurer la sécurité des dossiers.

S'assurer que tous les dossiers sont complets ou à jour avant la démobilisation.

Les rapports de présences des organismes d'assistance doivent être communiqués aux représentants des organismes respectifs avant la démobilisation.

Informer le chef des finances et de l'administration des problèmes courants, des recommandations, des questions en suspens et des exigences de suivi.

Fournir des renseignements sur les activités actuelles et les événements inhabituels au personnel de relève.

Mesures de démobilisation

Suivre la liste de vérification des responsabilités communes à l'étape de la démobilisation.

Chef de l'unité des coûts

Le chef de l'unité des coûts est responsable de toutes les analyses de coûts liées à l'incident, notamment l'identification appropriée de tout le matériel et du personnel exigeant paiement, l'enregistrement de toutes les données sur les coûts, l'analyse et la préparation des prévisions des coûts liés à l'incident et la tenue à jour de dossiers précis sur les coûts liés à l'incident.

Activation

§ Peut être activé par le commandement du lieu de l'incident, le soutien à la gestion des incidents ou le commandement de zone.

§ Les responsabilités du chef de l'unité des coûts doivent être personnalisées en conséquence.

Relève du

§ Chef de la Section des finances et de l'administration

Mesures d'activation

Suivre la liste de vérification des responsabilités communes à l'étape de l'activation.

Obtenir de l'information auprès du Chef de la Section des finances et de l'administration.

§ Déterminer les échéanciers des rapports.

§ Déterminer les rapports courants et spéciaux requis.

§ Déterminer le format de rapport voulu.

Mesures opérationnelles

Établir et tenir à jour les dossiers de position et autres dossiers nécessaires.

S'assurer que tous les dossiers financiers sont tenus à jour pendant toute la durée de l'événement ou du désastre.

Obtenir et consigner toutes les données sur les coûts :

§ coûts en équipement;

§ coûts des contrats ou du matériel et du personnel d'entraide;

§ dommages aux installations, à l'infrastructure, au matériel ou aux véhicules;

§ fournitures;

§ nourriture;

§ location d'installations.

Indiquer dans les rapports tout le matériel/personnel devant être payé.

Préparer un résumé des coûts de l'incident (formulaire IMS 229) par phase opérationnelle ou selon les indications du chef de la Section des finances et de l'administration.

Dans le cas d'une entente de partage des coûts, déterminer les coûts devant faire l'objet d'un suivi. Ils peuvent être différents des coûts totaux liés à l'incident.

Préparer une estimation des coûts d'utilisation des ressources aux fins de planification.

S'assurer que les estimations sont mises à jour en fonction des coûts réels au fur et à mesure qu'ils sont disponibles. S'assurer de fournir l'information à la Section de la planification selon son échéancier.

Formuler des recommandations sur les économies à réaliser à l'intention du chef de la Section des finances et de l'administration. Cela doit se faire en collaboration avec les sections des opérations et de la planification, car l'utilisation de matériel dispendieux peut être justifiée pour des raisons que la Section des finances et de l'administration ne connaît pas.

Tenir des dossiers des coûts cumulatifs liés l'incident. Les coûts doivent être liés à des entités individuelles (personnes ou membres d'une équipe, pièces d'équipement, services alimentaires, installations), à l'organisme de l'entité ou à l'entrepreneur, aux primes (heures supplémentaires/danger). Ces dossiers doivent comprendre les éléments suivants :

§ coûts d'utilisation du matériel de l'organisme, du matériel sous contrat et (ou) du matériel d'entraide;

§ coûts du personnel de l'organisme, du personnel contractuel et (ou) du personnel d'entraide et les primes (normales, danger et heures supplémentaires);

§ coûts d'utilisation du matériel sous contrat ou du matériel d'entraide;

§ coûts du personnel sous contrat ou du personnel d'entraide;

§ dommages aux installations, à l'infrastructure, au matériel ou aux véhicules;

§ fournitures;

§ nourriture;

§ location d'installations.

S'assurer que tous les documents relatifs aux coûts sont préparés correctement.

Saisir les données dans le système d'analyse des coûts de l'organisme, le cas échéant.

Fournir des renseignements sur les activités actuelles et les événements inhabituels au personnel de relève.

Mesures de démobilisation

Suivre la liste de vérification des responsabilités communes à l'étape de la démobilisation.

Chef de l'unité de l'indemnisation et des réclamations

Le chef de l'unité de l'indemnisation et des réclamations est chargé du traitement des demandes d'indemnisation en cas de dommage au nom des intervenants et de la gestion de toutes les activités liées aux réclamations (autres que les lésions) relatives à un incident. Au besoin, il peut déléguer des tâches à des spécialistes indépendants (spécialistes de l'indemnisation en cas de blessure et [ou] spécialistes des réclamations).

Activation

§ Peut être activé par le commandement du lieu de l'incident, le soutien à la gestion des incidents ou le commandement de zone.

§ Les responsabilités du chef de l'indemnisation et des réclamations doivent être personnalisées en conséquence.

Relève du

§ Chef de la Section des finances et de l'administration

Mesures d'activation

Suivre la liste de vérification des responsabilités communes à l'étape de l'activation.

Obtenir de l'information auprès du chef de la Section des finances et de l'administration.

Mesures opérationnelles

Communiquer avec l'agent de sécurité et l'agent de liaison ou les représentants du service ou de l'organisme sur le lieu de l'incident.

Déterminer la nécessité de recourir à des spécialistes de l'indemnisation en cas de blessure et de réclamations et demander du personnel supplémentaire, au besoin.

Établir la procédure à suivre avec le chef de l'unité médicale dès qu'on signale une blessure ou un décès.

Voir à ce que tout le personnel bénévole ait été inscrit de façon appropriée.

Obtenir une autorisation écrite pour les personnes nécessitant un traitement médical.

Obtenir les bons formulaires de facturation à transmettre au médecin et (ou) à l'hôpital.

S'assurer que les dépositions de tous les témoins et les déclarations de l'agent de sécurité et de l'unité médicale sont complètes.

Collaborer avec l'agent de sécurité afin de :

§ fournir une analyse des circonstances de la blessure, dans la mesure du possible;

§ s'assurer que l'on utilise le matériel de protection individuelle (MPI) approprié et que le personnel a été formé à l'utiliser.

Conserver des copies des comptes rendus sur les matières dangereuses et autres questions de nature médicale; s'assurer de les inclure dans la trousse finale relative à l'incident.

Fournir des renseignements sur les activités actuelles et les événements inhabituels au personnel de relève.

Au besoin, remplir le journal des indemnisations en cas de blessure (si on l'utilise) et le journal des réclamations (formulaire IMS 227).

Mesures de démobilisation

Suivre la liste de vérification des responsabilités communes à l'étape de la démobilisation.

Fonctions spécialisées

Spécialiste technique

Le spécialiste technique formule des observations et des recommandations d'ordre technique à l'intention du personnel affecté à l'incident dans des secteurs spécialisés, au besoin. Il peut être incorporé à toute fonction du SGI, mais il est souvent intégré à la Section de planification, sous la direction du chef de la Section de la planification ou du chef de l'unité situationnelle.

Activation

§ Peut être activé par le commandement du lieu de l'incident, le soutien à la gestion des incidents ou le commandement de zone.

§ Les responsabilités du spécialiste technique doivent être personnalisées en conséquence.

Relève du

§ Chef de la Section de la planification, chef de l'unité situationnelle ou autre personne désignée

Mesures d'activation

Suivre la liste de vérification des responsabilités communes à l'étape de l'activation.

Se présenter au chef de la Section de la planification ou à une autre personne désignée pour recevoir de l'information et des directives spéciales.

Installer son poste de travail dans la section, en mettant notamment en place des cartes et des tableaux de la situation.

Mesures opérationnelles

Au besoin, fournir des renseignements et des conseils dans votre domaine de compétence.

S'assurer que toutes les recommandations sont documentées correctement.

Examiner les objectifs de la gestion de l'incident et la situation actuelle.

Participer à l'élaboration du plan d'action en cas d'incident.

Informer le chef de la Section de la planification de votre situation et de vos activités et de tout problème.

Remettre des rapports de situation ou d'état périodiques au chef de section.

Examiner les rapports de situation dès leur réception et vérifier les renseignements là où des questions subsistent.

Anticiper les changements éventuels de situation (c.-à-d. les contrecoups graves); penser aux mesures d'urgence et aux considérations appropriées pouvant être requises.

Déterminer et anticiper les besoins en matière de soutien et les communiquer au chef de section.

Être prêt à participer aux réunions de planification et aux discussions sur les politiques, sur demande.

Mesures de démobilisation

Suivre la liste de vérification des responsabilités communes à l'étape de la démobilisation.

Chef de secteur – Section de la planification

Le chef de la Section de la planification est chargé de recueillir des renseignements auprès des équipes de gestion des incidents afin d'évaluer les conflits possibles au moment d'établir les stratégies et les objectifs de la gestion des incidents et la priorité d'utilisation des ressources essentielles. Au besoin, des assistants peuvent être affectés auprès du chef de la Section de la planification, notamment toute unité ou tout poste normal de la Section de la planification du SGI. Des tâches peuvent être déléguées à l'unité ou à l'assistant compétent, s'il y a lieu.

Niveau d'activation

§ Commandement de zone

Relève du

§ Commandant de zone

Mesures d'activation

Suivre la liste de vérification des responsabilités communes à l'étape de l'activation.

Obtenir de l'information auprès du commandant de zone à propos des éléments suivants :

§ questions touchant le commandement de zone;

§ état des incidents et ressources affectées;

§ demandes concurrentielles de ressources;

§ facteurs ayant une incidence sur la priorisation des ressources.

Mesures opérationnelles

Rassembler de l'information sur chacun des objectifs de la gestion de l'incident et commencer à cerner les conflits potentiels et (ou) des moyens de mettre au point des opérations compatibles :

§ délégations de pouvoir;

§ objectifs du plan d'action en cas d'incident (PAI);

§ liste des ressources essentielles de l'équipe de gestion des incidents (EGI);

§ cartes;

§ résumés de la situation relative à l'incident;

§ directives de l'administrateur de l'organisme.

Établir et entretenir des relations de travail positives sur le plan interpersonnel et entre les organismes (p. ex., EGI, organismes de soutien et d'assistance, état-major et état-major général).

Assurer la sécurité et le bien-être des ressources affectées.

Reconnaître, atténuer et communiquer les situations potentiellement dangereuses.

Surveiller l'état des ressources affectées.

Rendre compte des ressources affectées.

Assurer la planification avancée au-delà de la phase opérationnelle suivante.

Préparer le résumé de la situation relative à l'incident (formulaire IMS 209) pour le commandement de zone.

Tenir un dossier des ressources essentielles par phase opérationnelle et par incident.

Préparer et animer les séances d'information du commandement de zone, sur demande.

Planifier des réunions sur les stratégies avec les commandants des opérations sur le lieu de l'incident conformément à leurs processus de planification.

Tenir un registre des décisions stratégiques et des événements importants en vue de l'inclure dans la trousse finale du commandement de zone.

Au besoin, préparer et distribuer les décisions de l'équipe de commandement de zone.

Au besoin ou sur demande, préparer les séances d'information du commandement de zone.

Déterminer la disponibilité, l'état et la situation des ressources engagées et non engagées.

Préparer des recommandations en vue de réaffecter les ressources essentielles au fur et à mesure qu'elles deviennent disponibles.

Établir les directives de démobilisation des ressources essentielles.

Assurer la coordination des processus de vérification de la démobilisation entre les équipes de gestion des incidents et les répartiteurs des organismes.

Mesures de démobilisation

Suivre la liste de vérification des responsabilités communes à l'étape de la démobilisation.

Chef de secteur – Section de la logistique

Le chef de la Section de la logistique est chargé de fournir les installations, les services et le matériel au niveau du commandement de zone et d'assurer l'utilisation efficace des ressources essentielles et des fournitures au sein des équipes de gestion des incidents. Au besoin, des assistants peuvent être affectés auprès du chef de la Section de la logistique, notamment toute unité ou tout poste régulier de la Section de la planification du SGI. Des tâches peuvent être déléguées à l'unité ou à l'assistant compétent, s'il y a lieu.

Niveau d'activation

§ Commandement de zone

Relève du

§ Commandant de zone

Mesures d'activation

Suivre la liste de vérification des responsabilités communes à l'étape de l'activation.

Déterminer et commander les ressources nécessaires aux opérations logistiques du commandement de zone.

Obtenir de l'information auprès du commandant de zone à propos des éléments suivants :

§ questions touchant le commandement de zone;

§ état des incidents et ressources affectées;

§ demandes concurrentielles de ressources;

§ facteurs ayant une incidence sur la priorisation des ressources.

Mesures opérationnelles

Fournir des installations, des services et des ressources au commandement de zone.

En l'absence du coordonnateur des services aériens du commandement de zone, s'assurer que les restrictions de vol temporaires dans l'espace aérien coordonné sont mises en place et comprises.

Recueillir des renseignements auprès des chefs de la Section de la logistique, des COU activés et autres personnes responsables sur le lieu de l'incident.

Établir et entretenir des relations de travail positives sur le plan interpersonnel et entre les organismes (p. ex., EGI, organismes de soutien et d'assistance, centres de coordination, répartition élargie, équipe chargée des achats, état-major et état-major général, etc.).

Déterminer les exigences concernant l'espace de travail, l'emplacement et les procédures d'approvisionnement de l'équipe de commandement de zone.

Établir des procédures visant à faciliter les communications :

§ coordination des fréquences du commandement de zone;

§ partage ou réaffectation des ressources;

§ résolution des problèmes ou des conflits.

Assurer la sécurité et le bien-être des ressources affectées.

§ Reconnaître, atténuer et communiquer les situations potentiellement dangereuses.

§ Surveiller l'état des ressources affectées.

§ Rendre compte des ressources affectées.

Assurer la cohésion des ressources affectées.

Participer aux séances d'information avec le ou les administrateurs des organismes.

Tenir un registre des décisions stratégiques et des événements importants en vue de l'inclure dans la trousse finale du commandement de zone (utiliser le journal des activités – IMS 214, s'il y a lieu).

Évaluer et partager tous les renseignements fonctionnels en matière de logistique avec les membres de l'équipe de commandement de zone.

Participer à la définition des priorités et à l'élaboration des procédures de démobilisation du commandement de zone :

§ exigences de démobilisation des caches;

§ coordination des mesures de démobilisation entre les EGI et la répartition élargie.

Aider le chef de la Section de la planification de zone à préparer un plan de transition pour le commandement de zone.

Évaluer l'efficacité du système actuel de répartition élargie et déterminer les améliorations nécessaires.

Prendre les mesures appropriées en cas de délégation des pouvoirs relatifs à la répartition élargie.

§ Fournir le personnel adéquat, notamment un coordonnateur des opérations de répartition élargie.

§ S'assurer d'avoir des installations suffisantes.

§ Délimiter la portée des responsabilités.

§ Déterminer les relations avec l'équipe chargée des achats.

Recevoir et traiter les demandes de toutes les autres fonctions du commandement de zone.

S'assurer que l'on utilise continuellement les ressources essentielles de manière efficace et prioritaire dans les équipes de gestion des incidents.

Mesures de démobilisation

Suivre la liste de vérification des responsabilités communes à l'étape de la démobilisation.

1 Dans certains cas, un poste de commandement de zone ou de commandement du lieu de l'incident peut être situé au même endroit qu'un COU (c.-à-d. dans des pièces différentes des installations du COU) ou le personnel peut assumer une double fonction. Les options d'activation et de dotation en personnel de ces installations dépendent des exigences relatives à chaque incident et de la disponibilité des ressources.

2 Les formulaires du SGI marqués d'un astérisque (*) sont généralement compris dans le Plan d'action en cas d'incident (PAI), qu'ils soient joints ou repris dans le formulaire IMS 1001 (PAI général).

3 Dans la plupart des cas, le commandement du lieu de l'incident est mis en place au poste de commandement du lieu de l'incident sur les lieux mêmes. Cependant, dans des circonstances exceptionnelles (p. ex., aucun lieu d'incident ou incident géographiquement dispersé), le commandement du lieu de l'incident peut être mis en place dans les installations du COU. Pour obtenir des renseignements supplémentaires, veuillez consulter la page 6 des lignes directrices pour l'application du SGI dans les COU.

4 Dans la plupart des cas, le commandement du lieu de l'incident est mis en place au poste de commandement du lieu de l'incident sur les lieux mêmes. Cependant, dans des circonstances exceptionnelles (p. ex., aucun lieu d'incident ou incident géographiquement dispersé), le commandement du lieu de l'incident peut être mis en place dans les installations du COU. Pour obtenir des renseignements supplémentaires, veuillez consulter la page 6 des lignes directrices pour l'application du SGI dans les COU.

5 Il convient de noter que la prestation d'une aide médicale au public ou aux victimes de la situation d'urgence est une fonction opérationnelle, qui serait assumée par la Section des opérations et non par l'unité médicale de la Section de la logistique.