Doctrine du SGI fournit une boîte à outils

DOCTRINE DU SGI FOURNIT UNE BOîTE à OUTILS

Guide de mise en œuvre du SGI

  • Grandes lignes
  • Contexte
  • Ce dont il faut se rappeler
  • Comment mettre en œuvre le SGI
  • Étapes simples à suivre pour utiliser le SGI
  • Ressources
  • En savoir plus

Contexte

  • Bon nombre d'organismes en Ontario ont mis en œuvre le Système ontarien de gestion des incidents (SGI).
  • Un nombre croissant d'organismes le mettent présentement en œuvre et cherchent à obtenir des conseils et de l'aide.
  • Le présent guide fournit des directives de haut niveau afin d'aider les organismes à mettre en œuvre le SGI, à l'aide de modèles et de documents d'accompagnement.
  • Il s'appuie sur des mesures de mises en œuvre établies par le Comité directeur du SGI et des pratiques recommandées déterminées par les organismes qui utilisent ou mettent en œuvre le SGI.

Ce dont il faut se rappeler

Il existe de multiples démarches pour mettre en œuvre le SGI :

  • Commencer à petite échelle en le mettant en œuvre lentement, étape par étape.
  • Commencer à grande échelle – en le mettant en œuvre complètement et rapidement.
  • Mise en œuvre de haut en bas – par l'intermédiaire de décisions du comité, de résolutions, de règlements, etc.
  • Mise en œuvre de bas en haut – par l'intermédiaire de procédures, de formations, d'une utilisation opérationnelle, etc.
  • En collaboration – en vous associant à d'autres organismes de votre territoire de compétence ou de votre secteur.
  • Prendre les devants – mettez-le en œuvre au sein de votre organisme en premier.

Choisissez la méthode qui convient à votre organisme :

  • Quels sont vos motifs et vos besoins?
  • Quel est votre échéancier?
  • Qui participe?
  • Quels sont les obstacles?
  • Quelles ressources sont disponibles?

Ce dont il faut se rappeler

Tirer parti des ressources dont vous disposez déjà :

  • Le SGI est conforme aux pratiques recommandées.
  • Les processus du SGI peuvent être intégrés aux systèmes existants.

Utiliser la « démarche de la boîte à outils » :

  • Utilisez seulement les outils qui conviennent à vos besoins.
  • Il n'est pas nécessaire d'utiliser tous les outils et toutes les ressources du SGI.

Adapter et personnaliser :

  • Chaque organisme et incident est unique.
  • Les ressources du SGI peuvent être adaptées et personnalisées pour répondre aux besoins particuliers de l'organisme et de l'incident (tout en respectant la normalisation globale du SGI).

Ce dont il faut se rappeler

La collaboration est importante :

  • au sein de votre organisme ou de votre territoire de compétence;
  • à l'extérieur de votre organisme ou de votre territoire de compétence.

Profiter de l'expérience d'autres organismes :

  • Un bon nombre d'organismes ont déjà mis en œuvre le SGI.
  • Dégager les leçons apprises et les pratiques recommandées.
  • Étudier les ressources ou outils à votre disposition.

Tirer profit des ressources de l'Ontario :

  • la doctrine, les lignes directrices, les procédures, les outils et les exemples;
  • la formation
  • le site Web et les communications (www.ontario.ca/sgi)

Comment mettre en œuvre le SGI?

Gouvernance

  • Traiter la mise en œuvre du SGI comme un « projet ».
  • Désigner un responsable.
  • Déterminer les personnes à inclure au processus.
  • Envisager l'établissement d'un groupe de travail ou d'un comité.
  • Déterminer les objectifs, les activités, les ressources, le calendrier, etc.
  • Examiner les progrès.

Sensibilisation

  • Fournir au personnel des renseignements sur les ressources du SGI disponibles.
  • S'abonner aux nouvelles et aux mises à jour sur le SGI (www.ontario.ca/sgi).
  • Élaborer des techniques de sensibilisation (séances d'information, courriels, etc.).
  • Établir les objectifs, le public cible et les principaux messages.
  • Intégrer le SGI aux communications existantes (c.-à-d., les bulletins d'information).
  • Effectuer un suivi de vos progrès en matière de sensibilisation.

• Consigner les éléments ci-dessus dans un plan de communication (modèle disponible).

Adoption

  • Adopter le SGI à l'aide de la méthode la plus appropriée :
  • procès-verbaux de réunions;
  • règlement (dans les plans d'urgence ou un nouveau projet de règlement);
  • plans;
  • déclaration d'adoption;
  • résolution;
  • etc.
  • Informer le personnel/les partenaires / Gestion des situations d'urgence Ontario de l'adoption :
  • déclaration d'adoption;
  • courriel, note de service, communiqué;
  • résolution;
  • etc.

Formation

  • Déterminer les cours nécessaires.
  • Identifier les personnes qui doivent suivre la formation.
  • Définir les niveaux de formation* qui doivent être suivis par le personnel selon le poste ou la fonction.
  • Déterminer les objectifs de la formation (date, nombre de personnes, niveaux, etc.).
  • Nommer des instructeurs à l'interne.
  • Désigner un suivi des progrès de la formation.
  • Consigner les éléments ci-dessus dans un plan de formation du SGI (modèle disponible).

Intégration du SGI aux politiques, aux plans et aux procédures

  • Déterminer les politiques, les plans et les procédures qui nécessitent une intégration du SGI.
  • Déterminer les stratégies d'adoption :
  • l'intégrer au sein des ressources existantes (politiques, plans, règlements, etc.);
  • créer de nouvelles ressources;
  • ajouter en tant qu'annexe.
  • Établir le calendrier :
  1. immédiatement;
  2. examen annuel;
  3. pour une date précise.
  • Identifier la personne responsable et effectuer un suivi des progrès.
  • Consigner les éléments ci-dessus dans un plan d'intégration du SGI (modèle disponible).

Exercices relatifs au SGI

  • Déterminer les types d'exercices à intégrer au SGI :
  • exercice fondé sur les discussions, sur table, à grand déploiement, fonctionnel, etc.
  • Structurer les exercices en utilisant les concepts du SGI :
  • processus de planification et plans d'action en cas d'incident;
  • structure organisationnelle;
  • gestion de l'information;
  • gestion des ressources;
  • installations du SGI;
  • outils et ressources (formulaires, listes de contrôle des postes, etc.);
  • autre.
  • Évaluer l'utilisation du SGI durant les exercices.
  • Déterminer les mesures correctives à prendre dans les rapports et les comptes rendus après action

Intervenir avec le SGI

  • Recourir au SGI dans le cadre d'interventions en cas d'incidents ou d'événements :
  • événements prévus, incidents courants, situations d'urgence complexes.
  • Structurer l'intervention en cas d'incident en utilisant les concepts du SGI :
  • processus de planification et plans d'action en cas d'incident;
  • structure organisationnelle;
  • gestion de l'information;
  • gestion des ressources;
  • installations du SGI;
  • outils et ressources (formulaires, listes de contrôle des postes, etc.);
  • autre.
  • Évaluer l'utilisation du SGI durant l'intervention.
  • Déterminer les mesures correctives à prendre dans les rapports et les comptes rendus après action

Durabilité

  • L'utilisation et l'application constante des autres mesures de mise en œuvre du SGI de façon structurée en assureront la durabilité :

SGI 101: Étapes simples à suivre pour commencer à utiliser le SGI

Suivre le présent guide pour l'utilisation du SGI en cas d'incident ou d'un exercice :

Répondre aux besoins immédiats

  • Évaluer la situation et intervenir en conséquence.
  • Consigner les premières activités d'intervention dans le formulaire IMS 201 : information sur l'incident.
  • Utiliser le formulaire IMS 201 comme outil pour informer le nouveau personnel ou le commandant.

Fixer le niveau de planification requis

  • Un plan d'action en cas d'incident (PAI) verbal?
  • Un plan d'action en cas d'incident écrit?

Établir un cycle de planification et un calendrier (au besoin) :

  • Séance d'information sur l'incident : informer le nouveau personnel sur les lieux de l'incident.
  • Première réunion du commandement : établir la structure de commandement (simple ou unifié) et identifier la personne responsable.
  • Réunion sur les objectifs et les stratégies : le commandant doit établir les objectifs et les stratégies.
  • Réunion de planification : examiner/terminer le plan d'action en cas d'incident (les chefs de section doivent présenter un rapport sur la manière dont ils mèneront à bien les tâches qui leur sont attribuées).
  • Séance d'information sur les opérations : informer le personnel du PAI concernant la prochaine phase opérationnelle.

Diviser le personnel selon les fonctions du SGI :

  • Activer seulement les fonctions du SGI nécessaires à un incident précis.
  • Affecter le personnel à des postes précis au sein du SGI en s'appuyant sur l'expérience et les compétences.
  • Au besoin, affecter du personnel à de multiples postes.
  • Établir la « Section des opérations » en fonction des besoins de l'incident :
  • tenir compte des directions fonctionnelles (c.-à-d., le retrait des débris / les services essentiels);
  • tenir compte des directions géographiques (c.-à-d., direction du Nord, direction du Sud, etc.).
  • Consigner ces renseignements dans le formulaire IMS 203 : liste des affectations organisationnelles ou le formulaire IMS 207 : organigramme relatif à l'incident.

Utiliser les formulaires de base du SGI :

  • Utiliser le formulaire d'information sur l'incident (formulaire IMS 201) pour informer tout le nouveau personnel.
  • Demander à tout le personnel de s'enregistrer à l'aide des listes d'enregistrement (formulaire IMS 211 ou 211-B).
  • Demander à tout le personnel de tenir à jour un journal d'activités (formulaire IMS 214).
  • Consigner les objectifs et les stratégies dans le formulaire des objectifs de la gestion des incidents (formulaire IMS 202).
  • Élaborer un plan d'action en cas d'incident, en utilisant le formulaire du PAI général (formulaire IMS 1001).

Mettre en œuvre le PAI et en évaluer le succès

Pour en savoir plus :
Cycle de planification du SGI

Pour en savoir plus :
Ressources pour la mise en œuvre du SGI

Les modèles suivants peuvent vous aider à mettre en œuvre le SGI :

  • Modèle du plan de formation
  • Modèle de déclaration d'adoption
  • Modèle de résolution
  • Plan d'intégration : politiques, plans, procédures
  • Modèle de stratégie de communication

Pour en savoir plus: Ressources du SGI

Doctrine et lignes directrices :

  • Doctrine du SGI – le cadre stratégique du SGI [lien]
  • Lignes directrices du COU – guide pour l'application du SGI dans les COU [lien]

Outils et modèles :

  • Liste de contrôle des postes – énumère les principales fonctions pour tous les postes du SGI [lien].
  • Formulaires du SGI – outils pour appuyer la gestion des incidents [lien].
  • Planning P Poster – aperçu du cycle de planification[lien]

Communications :

  • Page Web du SGI – découvrir toutes les ressources et les nouvelles du SGI [lien].
  • Nouvelles et mises à jour du SGI – s'abonner pour recevoir les mises à jour du SGI [lien].
  • Présentation PowerPoint sur l'introduction au SGI – breffer le personnel/la direction [lien].
  • Fiche de renseignements – un aperçu du projet du SGI [lien]
  • Foire aux questions – trouver des réponses à vos questions [lien].

Pour en savoir plus :
Formation et apprentissage par l'expérience

Doctrine et lignes directrices :

  • Doctrine du SGI – le cadre stratégique du SGI [lien]
  • Lignes directrices du COU – guide pour l'application du SGI dans les COU [lien]

Outils et modèles :

  • Liste de contrôle des postes – énumère les principales fonctions pour tous les postes du SGI [lien].
  • Formulaires du SGI – outils pour appuyer la gestion des incidents
  • Planning P Poster – aperçu du cycle de planification

Communications :

  • Page Web du SGI – découvrir toutes les ressources et les nouvelles du SGI
  • Nouvelles et mises à jour du SGI – s'abonner pour recevoir les mises à jour du SGI
  • Présentation PowerPoint sur l'introduction au SGI – breffer le personnel/la direction
  • Fiche de renseignements – un aperçu du projet du SGI
  • Foire aux questions – trouver des réponses à vos questions

Pour en savoir plus :
Formation et apprentissage par l'expérience

Formation actuelle : [lien]

  • SGI 100 : Introduction au SGI – pour le personnel qui participe à la gestion des incidents.
  • SGI-200 : Cours de base sur le SGI – pour tout le personnel qui participe à l'intervention en cas d'incident.
  • SGI-250 : SGI dans les COU – pour tout le personnel dans les COU
  • SGI-300 : Cours intermédiaire sur le SGI – pour le personnel occupant des rôles de direction au sein du SGI.
  • SGI-910 : Cours de base sur le SGI à l'intention des instructeurs – désignez vos propres instructeurs.

Cours prévus :

  • SGI 150 : Cours à l'intention des hauts fonctionnaires – pour les dirigeants et les représentants élus
  • SGI-400 : Cours à l'intention du personnel de commandement – pour les commandants du lieu de l'incident, les commandants dans les COU et les commandants de zone
  • Cours à l'intention des agents d'informations sur les situations d'urgence (AISU) – pour les AISU

Apprentissage par l'expérience

  • Programme de renforcement des capacités de gestion des incidents – acquérir de l'expérience en gestion d'incidents en participant à titre d'observateur, puis par l'intermédiaire d'un jumelage durant des incidents d'envergure.

Pour en apprendre davantage / Faire part de vos commentaires

Vous utilisez le SGI? Veuillez nous en faire part…

Partagez votre expérience…

  • Envoyez-nous vos leçons apprises.
  • Partagez vos outils et ressources du SGI.
  • Faites-nous savoir ce que nous pouvons faire pour nous améliorer.

Consultez le site www.ontario.ca/sgi pour :

  • accéder aux ressources du SGI.
  • s'inscrire aux formations sur le SGI.
  • s'abonner aux nouvelles et aux mises à jour sur le SGI.

Modèle de programme de formation sur le SGI

Il s'agit d'un exemple de modèle que vous pouvez modifier pour répondre aux besoins de votre organisme. Inscrivez les publics cibles, les numéros de formation, les besoins en ressources et les dates de mise en œuvre de chaque cours sur le SGI. Veuillez consulter le catalogue des cours de GSUO, pour obtenir la liste la plus récente des cours offerts sur le SGI.

tle: Modèle de programme de formation sur le SGI - Description: Modèle de programme de formation sur le SGI

Modèle de la déclaration d'adoption sur le Système de gestion des incidents

[en-tête de l'organisme]

[date]

La présente déclaration vise à reconnaître que [insérer le nom de l'organisme/du territoire de compétence] adopte officiellement le Système de gestion des incidents de l'Ontario (SGI) à titre de système officiel de gestion des incidents pour [insérer le nom de l'organisme/du territoire de compétence].

Cette adoption reconnaît que :

Le Système de gestion des incidents de l'Ontario offre des structures, des fonctions, des processus et une terminologie normalisés à l'intention des intervenants, à tous les niveaux d'intervention et a été élaboré en fonction des commentaires de plus de 30 organismes d'intervention d'urgence et intervenants, qui composent le Comité directeur du SGI.

Le système de gestion des incidents a pour but d'offrir une structure efficace, souple et cohérente de même qu'un processus évolutif pour la gestion des incidents par tous les paliers de gouvernement, les organismes d'intervention d'urgence, les collectivités, les ministères, les organisations non gouvernementales (ONG) et le secteur privé.

Les commentaires et l'orientation fournis par les partenaires en gestion des urgences ont été – et continueront d'être – essentiels au perfectionnement, à la mise en œuvre et à l'utilisation efficaces du Système de gestion des incidents de l'Ontario.

Approuvé/adopté ce _____e jour de ______________, de l'année _______ par [nom, titre, organisme] (selon le cas).

______________________________

Signature (le cas échéant)

Modèle de résolution pour adopter le Système de gestion des incidents

ADOPTION DU SYSTÈME DE GESTION DES INCIDENTS DE L'ONTARIO

[INSÉRER LE NOM DE L'ORGANISME/DU TERRITOIRE DE COMPÉTENCE]

ATTENDU QUE l'Ontario a élaboré un Système de gestion des incidents (SGI) qui prévoit des structures organisationnelles, des fonctions, des processus et une terminologie normalisés aux fins d'utilisation à tous les niveaux d'intervention d'urgence en Ontario;

ATTENDU QUE le SGI répond au besoin d'interventions coordonnées en cas d'incidents complexes à grande échelle et a été élaboré en se fondant sur des modèles similaires utilisés dans d'autres territoires de compétences et en fonction des commentaires de plus de 30 organismes d'intervention d'urgence et intervenants, ceux-ci composant le Comité directeur du SGI;

ATTENDU QUE les commentaires et l'orientation fournis par les partenaires en gestion des urgences ont été – et continueront d'être – essentiels au perfectionnement, à la mise en œuvre et à l'utilisation efficaces du système de gestion des incidents de l'Ontario;

ATTENDU QU'il est nécessaire et souhaitable que les organismes et le personnel de gestion des urgences coordonnent leurs efforts pour fournir, de manière efficace et efficiente, les niveaux les plus élevés de gestion des incidents;

ATTENDU QU'il est essentiel que les organismes utilisent une terminologie normalisée, des structures organisationnelles normalisées, des technologies de communication interopérables, des plans d'action consolidés, une formation normalisée, une gestion générale des ressources et des installations désignées sur les lieux de l'incident pendant les urgences ou les désastres;

ATTENDU QUE [l'organisme] souhaite améliorer sa capacité à gérer des incidents;

PAR CONSÉQUENT, IL EST RÉSOLU que le Système de gestion des incidents (SGI) de l'Ontario est par les présentes désigné le système de gestion des incidents de [organisme].

ACCEPTÉ, APPROUVÉ ET ADOPTÉ ce _____ e jour de ____________, de l'année ________, par le(s) [poste(s)] de [organisme].

___________________________

[poste]

[bloc signature]

Plan d'intégration du SGI : Politique, plans et procédures

Il s'agit d'un exemple de modèle que vous pouvez modifier pour répondre aux besoins de votre organisme. Le plan d'intégration du SGI sert à cerner les stratégies d'intégration du SGI dans le cadre de plans, de politiques et de procédures spécifiques.

tle: Plan d'intégration du SGI : Politique, plans et procédures  - Description: Plan d'intégration du SGI : Politique, plans et procédures

Esquisse de stratégie de communication

Il s'agit d'un exemple de modèle que vous pouvez modifier pour répondre aux besoins de votre organisme.

Objectifs

  • Objectifs commerciaux : À quoi sert cette démarche? Quels résultats/quelles réalisations souhaitez-vous en tirer?
  • Objectif de communication : Que voulez-vous que vos communications provoquent comme réaction auprès de votre (vos) public(s)-cible(s)?

Contexte

  • Découvrez l'environnement entourant l'initiative et précisez-en les détails.
  • Soulignez les attitudes et les comportements, les tendances actuelles et les enjeux potentiels.
  • Donnez des détails sur leurs liens aux initiatives ou aux programmes d'autres organismes. Comment cette initiative s'intègre-t-elle dans les priorités stratégiques de l'organisme ou les fait-elle progresser?

Public cible

  • En tenant compte de vos objectifs et du contexte, veuillez expliquer :
  • à qui seront destinées vos communications.
  • l'avis de ces destinataires (ou l'avis que l'on s'attend qu'ils aient) à l'égard des enjeux.
  • ce qui les motive à penser/agir différemment.
  • Donnez des exemples précis de publics et d'intervenants/influenceurs.
  • Cernez des occasions d'adoption par les intervenants/influenceurs.
  • Ventilez la démarche stratégique, les messages et les tactiques propres aux publics précis et dans le temps (le format tableau convient bien).

Démarche stratégique

  • En vous fondant sur votre analyse des renseignements présentés dans les sections précédentes, quelle est la démarche que vous recommandez pour atteindre votre objectif de communication?
  • Quels choix effectuez-vous à l'égard de la manière dont vous atteindrez vos objectifs?
  • Tenez compte du profil, des méthodes proactives/réactives, des ressources et de l'échéancier (c.-à-d. les étapes), des médias ciblés ou de masse.

Messages-clés

  • Impression durable : Quel est votre message-clé?
  • En tenant compte de ce que vous savez à propos de votre (vos) public(s) cible(s), rédigez une série de messages pour chacun, au besoin, comprenant :
  • l'incidence de cette initiative dans leur vie;
  • deux ou trois messages-clés qui soutiennent votre objectif de communication;
  • deux ou trois faits qui soutiennent l'objectif/le défi commercial et qui s'attaquent au problème/à la solution – la raison pour laquelle le gouvernement a besoin d'agir.

Tactiques

  • En tenant compte de ce que vous savez à propos de votre (vos) public(s) cible(s), réfléchissez à la meilleure manière de le(s) rejoindre en vous servant des canaux de communications auxquels ils font régulièrement appel.
  • Élaborez des tactiques qui découlent naturellement de votre démarche stratégique, qui sont spécifiques à vos publics cibles, qui se situent dans le temps et qui sont intégrées dans différents médias.

Évaluation

  • Compte tenu de tout ce qui précède, comment saurez-vous si vos communications ont les effets/incidences désirés? Élaborez un plan d'évaluation de votre stratégie de communication.
  • Expliquez ce qui s'est passé à la suite de vos activités de communication. Quels ont été les résultats des communications? L'objectif de communication a-t-il été atteint?
  • Ne faites pas la démonstration que vous avez diffusé le message, mais que vous avez influencé l'opinion ou modifié le comportement.